Si vous vivez dans l’\u00c9tat de Washington et que vous \u00eates un employ\u00e9 qui utilise son v\u00e9hicule personnel pour le travail, ce blog est fait pour vous. Ou peut-\u00eatre \u00eates-vous un employeur qui emploie un grand nombre de conducteurs utilisant leur v\u00e9hicule personnel, auquel cas ce blog est \u00e9galement pour vous.<\/p>\n\n\n\n
Dans l’\u00c9tat de Washington, il est tr\u00e8s important de comprendre les nuances du remboursement des frais kilom\u00e9triques, car il y en a beaucoup \u00e0 conna\u00eetre. Nous aborderons les bases du remboursement des frais kilom\u00e9triques, le taux standard de l’IRS, les m\u00e9thodes de remboursement alternatives au taux standard de l’IRS, ainsi que quelques bonnes pratiques pour une tenue de dossiers intelligente et pr\u00e9cise.<\/p>\n\n\n\n
Taux kilom\u00e9trique standard de l’IRS<\/strong><\/p>\n\n\n\n L’IRS, qui est l’organisme fiscal <\/a>f\u00e9d\u00e9ral<\/a> am\u00e9ricain<\/a>, fixe chaque ann\u00e9e un taux kilom\u00e9trique standard pour le remboursement des personnes conduisant leur v\u00e9hicule personnel pour des d\u00e9placements professionnels. Pour 2024, le taux kilom\u00e9trique standard est le suivant :<\/p>\n\n\n\n Le taux kilom\u00e9trique standard <\/a>del’IRS<\/a> couvre \u00e0 la fois les \u00e9l\u00e9ments fixes et variables, y compris :<\/p>\n\n\n\n Ce taux signifie que les remboursements ne sont pas imposables, \u00e0 condition qu’ils ne d\u00e9passent pas les directives de l’IRS de 0,67 $ par kilom\u00e8tre. [2] [3]<\/p>\n\n\n\n Taux de remboursement au niveau de l’\u00c9tat<\/strong><\/p>\n\n\n\n L’\u00c9tat de Washington, \u00e0 l’instar du reste des \u00c9tats-Unis, n’exige pas de taux de remboursement sp\u00e9cifiques pour les employ\u00e9s du secteur priv\u00e9 qui utilisent leur v\u00e9hicule personnel dans le cadre de leur travail. Toutefois, de nombreux employeurs choisissent d’aligner leur politique sur le taux kilom\u00e9trique standard de l’IRS. [2] [3]<\/p>\n\n\n\n Cela \u00e9tant dit, la loi sur les normes du travail (Fair Labor Standards Act – FLSA) stipule que les d\u00e9penses encourues par les employ\u00e9s dans le cadre de leur travail ne doivent pas ramener le salaire d’un employ\u00e9 en dessous du salaire minimum f\u00e9d\u00e9ral, qui est actuellement de 7,25 dollars. Par cons\u00e9quent, si un employ\u00e9 encourt suffisamment de frais li\u00e9s \u00e0 son travail pour que son salaire horaire soit inf\u00e9rieur au salaire minimum f\u00e9d\u00e9ral, l’employeur est tenu, en vertu de la FLSA, de rembourser l’employ\u00e9 pour qu’il r\u00e9cup\u00e8re au moins la diff\u00e9rence[4]. [4]<\/p>\n\n\n\n Taux fixe et variable (FAVR)<\/strong><\/p>\n\n\n\n Le taux fixe et <\/a>variable<\/a> (FAVR)<\/a> est un programme de remboursement de v\u00e9hicules exon\u00e9r\u00e9 d’imp\u00f4t qui combine des \u00e9l\u00e9ments fixes et variables de remboursement. Ces \u00e9l\u00e9ments comprennent notamment les frais d’immatriculation et de titre de propri\u00e9t\u00e9, la d\u00e9pr\u00e9ciation, l’essence, l’assurance, etc. Ce syst\u00e8me offre le remboursement le plus \u00e9quitable pour les employ\u00e9s et peut \u00eatre le moins lourd sur le plan administratif lorsqu’il est associ\u00e9 \u00e0 un fournisseur qui g\u00e8re le programme FAVR pour vous en externe. [2]<\/p>\n\n\n\n Cents per Mile (CPM)<\/strong><\/p>\n\n\n\n Le CPM<\/a> est un programme de base qui rembourse les employ\u00e9s en fonction du nombre de kilom\u00e8tres parcourus, comme le taux kilom\u00e9trique standard de l’IRS, mais l’employeur peut le personnaliser \u00e0 sa guise. Cette m\u00e9thode surpaye g\u00e9n\u00e9ralement les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilom\u00e8tres et sous-paie les conducteurs qui en parcourent peu, ce qui fait qu’elle n’est pas la plus \u00e9quitable. Cette m\u00e9thode est simple, mais elle doit s’aligner sur les directives f\u00e9d\u00e9rales et nationales afin de garantir un statut non imposable pour des remboursements optimaux.<\/p>\n\n\n\n 463\/TFCA<\/strong><\/p>\n\n\n\n L’indemnit\u00e9 de voiture exon\u00e9r\u00e9e d’imp\u00f4t (TFCA<\/a>), ou 463 Accountable Allowance, est une m\u00e9thode de remboursement conforme aux r\u00e8gles de l’IRS qui permet aux entreprises d’offrir un remboursement pr\u00e9d\u00e9termin\u00e9 \u00e0 leurs conducteurs, potentiellement exon\u00e9r\u00e9 d’imp\u00f4t \u00e0 100 % [2] [3].<\/p>\n\n\n\n Tenue de registres pr\u00e9cis<\/strong><\/p>\n\n\n\n Pour un remboursement pr\u00e9cis des frais kilom\u00e9triques dans l’\u00c9tat de Washington, il est essentiel de tenir des registres d\u00e9taill\u00e9s. Un bon registre de kilom\u00e9trage doit comprendre les \u00e9l\u00e9ments suivants<\/p>\n\n\n\n Les registres et les documents qui refl\u00e8tent avec pr\u00e9cision les d\u00e9placements remboursables contribuent \u00e0 garantir la conformit\u00e9 et l’exactitude des remboursements. [2] [3]<\/p>\n\n\n\n Une communication et des politiques claires<\/strong><\/p>\n\n\n\n Les employeurs doivent toujours veiller \u00e0 ce que leurs employ\u00e9s comprennent clairement leur politique de remboursement. Il s’agit notamment de la mani\u00e8re de suivre le kilom\u00e9trage, de soumettre les notes de frais, ainsi que de tous les autres \u00e9l\u00e9ments du processus de remboursement. La mise \u00e0 disposition de formations et de ressources peut aider les employ\u00e9s \u00e0 se conformer aux politiques de l’entreprise et \u00e0 recevoir le remboursement dont ils ont besoin.<\/p>\n\n\n\n Le remboursement des frais kilom\u00e9triques est-il imposable dans l’\u00c9tat de Washington ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Non, le remboursement des frais kilom\u00e9triques dans la limite du taux standard de l’IRS n’est pas imposable. Les montants d\u00e9passant ce taux doivent \u00eatre d\u00e9clar\u00e9s comme revenus imposables [2], sauf s’ils sont accord\u00e9s dans le cadre d’un plan FAVR.<\/p>\n\n\n\n Les frais de p\u00e9age et de parking peuvent-ils \u00eatre rembours\u00e9s ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Oui, les frais de p\u00e9age et de parking encourus lors d’un voyage d’affaires sont remboursables et doivent \u00eatre inclus dans les notes de frais [2]<\/p>\n\n\n\n Comment les travailleurs ind\u00e9pendants doivent-ils suivre leur kilom\u00e9trage ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Les travailleurs ind\u00e9pendants doivent tenir un registre d\u00e9taill\u00e9 de leurs frais kilom\u00e9triques, indiquant les dates, les motifs des d\u00e9placements et les kilom\u00e8tres parcourus, afin d’\u00e9tayer leurs d\u00e9ductions fiscales.<\/p>\n\n\n\n Que se passe-t-il si le taux de remboursement d\u00e9passe le<\/strong> taux kilom\u00e9trique standard de<\/strong> l‘IRS<\/strong> ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Tout remboursement d\u00e9passant le taux kilom\u00e9trique standard de l’IRS<\/a> doit \u00eatre d\u00e9clar\u00e9 comme revenu imposable, \u00e0 moins que vous n’utilisiez un programme FAVR.<\/p>\n\n\n\n En suivant ces lignes directrices et en conservant des registres pr\u00e9cis, les employeurs et les employ\u00e9s de l’\u00c9tat de Washington peuvent g\u00e9rer efficacement le remboursement des frais kilom\u00e9triques et garantir la conformit\u00e9 avec les r\u00e9glementations de l’IRS.<\/p>\n\n\n\n Comprendre les lois sur le remboursement des frais kilom\u00e9triques dans l’\u00c9tat de Washington est n\u00e9cessaire tant pour les employ\u00e9s que pour les employeurs. En suivant l’une des m\u00e9thodes de remboursement approuv\u00e9es par l’IRS, comme FAVR, 463 ou le taux standard de l’IRS, les deux parties peuvent garantir une compensation \u00e9quitable pour les voyages d’affaires et maximiser les avantages fiscaux. Pour obtenir des conseils personnalis\u00e9s, vous pouvez consulter un fiscaliste ou un expert en ressources humaines.<\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, si vous cherchez une meilleure fa\u00e7on de g\u00e9rer les remboursements ou la paie que de soumettre des re\u00e7us et des feuilles de temps \u00e0 votre employeur ou \u00e0 l’IRS, envisagez de communiquer avec Cardata<\/a> pour discuter de solutions de remboursement de v\u00e9hicules plus efficaces.<\/p>\n\n\n\n [1] https:\/\/www.irs.gov\/newsroom\/irs-issues-standard-mileage-rates-for-2024-mileage-rate-increases-to-67-cents-a-mile-up-1-point-5-cents-from-2023<\/a><\/p>\n\n\n\n [2] Suivi automatique du kilom\u00e9trage | MileIQ<\/a><\/p>\n\n\n\n\n
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Particularit\u00e9s de l’\u00c9tat de Washington<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Autres m\u00e9thodes de remboursement<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Meilleures pratiques pour les employeurs<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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FAQ sur le remboursement des frais kilom\u00e9triques dans l’\u00c9tat de Washington<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Conclusion<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Sources d’information<\/strong><\/h2>\n\n\n\n