Conduire un v\u00e9hicule personnel pour le travail signifie encourir des frais de d\u00e9placement d\u00e9ductibles, ce qui fait du remboursement des frais kilom\u00e9triques un \u00e9l\u00e9ment important \u00e0 prendre en compte \u00e0 la fois pour les employ\u00e9s et les employeurs en Arizona.<\/p>\n\n\n\n
Ce blog couvre les bases du remboursement des frais kilom\u00e9triques, y compris le taux kilom\u00e9trique standard de l’IRS, les r\u00e8gles et r\u00e9glementations plus sp\u00e9cifiques \u00e0 l’\u00c9tat et les m\u00e9thodes de remboursement alternatives qui m\u00e9ritent d’\u00eatre prises en compte. Nous examinerons \u00e9galement les meilleures pratiques que les employeurs et les chauffeurs doivent suivre pour une tenue pr\u00e9cise des dossiers, et nous r\u00e9pondrons aux questions les plus fr\u00e9quemment pos\u00e9es sur le remboursement des frais kilom\u00e9triques en Arizona.<\/p>\n\n\n\n
L’IRS, qui est l’organe fiscal le plus \u00e9lev\u00e9 des \u00c9tats-Unis, fixe chaque ann\u00e9e un taux kilom\u00e9trique standard pour aider \u00e0 calculer le remboursement des frais kilom\u00e9triques en franchise d’imp\u00f4t pour les voyages d’affaires. Pour 2024, le taux kilom\u00e9trique standard de l’IRS est de :<\/p>\n\n\n\n
R\u00e9glementations nationales et taux de remboursement<\/strong><\/p>\n\n\n\n L’Arizona ne dispose pas de lois sp\u00e9cifiques rendant obligatoire le remboursement des frais kilom\u00e9triques pour les employ\u00e9s du secteur priv\u00e9. Toutefois, de nombreux employeurs de l’Arizona choisissent d’aligner leurs politiques de remboursement sur le taux kilom\u00e9trique standard de l’IRS afin de garantir la conformit\u00e9, l’\u00e9quit\u00e9 et la fid\u00e9lisation des employ\u00e9s. Ce taux garantit que les remboursements ne sont pas imposables, \u00e0 condition qu’ils ne d\u00e9passent pas les directives de l’IRS.<\/p>\n\n\n\n Pour les employ\u00e9s de l’\u00c9tat, le manuel de comptabilit\u00e9 de l’\u00c9tat de l’Arizona (SAAM) d\u00e9crit les r\u00e8gles et r\u00e9glementations en mati\u00e8re de remboursement des frais de voyage, y compris les taux de remboursement des frais kilom\u00e9triques. Il est important que les employ\u00e9s de l’\u00c9tat se r\u00e9f\u00e8rent \u00e0 ce manuel pour obtenir les informations les plus pr\u00e9cises et les plus r\u00e9centes. [4]<\/p>\n\n\n\n Bien que l’Arizona, \u00e0 l’instar du reste des \u00c9tats-Unis, n’exige pas de taux sp\u00e9cifiques de remboursement des frais kilom\u00e9triques pour les employ\u00e9s du secteur priv\u00e9 qui utilisent leur v\u00e9hicule personnel dans le cadre de leur travail, la loi sur les normes du travail (Fair Labor Standards Act – FLSA) impose le respect de certains minima.<\/p>\n\n\n\n Selon la FLSA, les frais encourus par les employ\u00e9s dans le cadre de leur travail ne doivent pas ramener leur salaire en dessous du salaire minimum f\u00e9d\u00e9ral, qui est actuellement de 7,25 dollars. Par cons\u00e9quent, si un employ\u00e9 de Phoenix, par exemple, encourt suffisamment de frais li\u00e9s \u00e0 son travail pour que son salaire horaire soit inf\u00e9rieur au salaire minimum f\u00e9d\u00e9ral, l’employeur est tenu, en vertu de la FLSA, de le rembourser pour au moins r\u00e9cup\u00e9rer la diff\u00e9rence. [5]<\/p>\n\n\n\n Bien que le taux standard de l’IRS soit populaire, il existe d’autres m\u00e9thodes de remboursement des frais kilom\u00e9triques que les employeurs de l’Arizona pourraient envisager :<\/p>\n\n\n\n Taux fixe et variable (FAVR)<\/strong><\/p>\n\n\n\n Le taux fixe et variable (FAVR) <\/a>est un programme de remboursement de v\u00e9hicule non imposable qui combine des \u00e9l\u00e9ments fixes et variables de remboursement. Ces \u00e9l\u00e9ments comprennent les frais d’immatriculation et de titre de propri\u00e9t\u00e9, la d\u00e9pr\u00e9ciation, l’essence, l’assurance, etc. Ce syst\u00e8me offre le remboursement le plus \u00e9quitable pour les employ\u00e9s et peut \u00eatre le moins lourd sur le plan administratif lorsqu’il est associ\u00e9 \u00e0 un fournisseur<\/a> qui g\u00e8re le programme FAVR pour vous en externe. [2]<\/p>\n\n\n\n Les \u00e9l\u00e9ments couverts par le FAVR pour l’utilisation d’un v\u00e9hicule personnel sont les suivants<\/p>\n\n\n\n Cents per Mile (CPM)<\/strong><\/p>\n\n\n\n Le CPM<\/a> est un programme de base qui rembourse les employ\u00e9s en fonction du nombre de miles parcourus, de mani\u00e8re similaire au taux kilom\u00e9trique standard de l’IRS, mais qui peut \u00eatre personnalis\u00e9 par l’employeur \u00e0 sa discr\u00e9tion. Malheureusement, cette m\u00e9thode surpaye g\u00e9n\u00e9ralement les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilom\u00e8tres et sous-paie les conducteurs qui en parcourent moins, ce qui fait qu’elle n’est pas la plus \u00e9quitable. Cette m\u00e9thode est simple, mais elle doit \u00eatre align\u00e9e sur les directives f\u00e9d\u00e9rales et nationales afin de garantir un statut non imposable pour des remboursements optimaux.<\/p>\n\n\n\n 463\/TFCA<\/strong><\/p>\n\n\n\n L’indemnit\u00e9 de v\u00e9hicule exon\u00e9r\u00e9e d’imp\u00f4t (TFCA<\/a>), ou 463 Accountable Allowance, est une m\u00e9thode de remboursement conforme aux r\u00e8gles de l’IRS qui permet aux entreprises d’offrir un remboursement pr\u00e9d\u00e9termin\u00e9 \u00e0 leurs chauffeurs, potentiellement exon\u00e9r\u00e9 d’imp\u00f4t \u00e0 100 % [2] [3] La seule r\u00e8gle pour d\u00e9terminer l’assujettissement \u00e0 l’imp\u00f4t est de comparer la valeur de l’indemnit\u00e9 comptable au taux standard de l’IRS. Le delta est imposable.<\/p>\n\n\n\n Tenue de registres pr\u00e9cis<\/strong><\/p>\n\n\n\n La tenue de registres d\u00e9taill\u00e9s est essentielle pour un remboursement pr\u00e9cis des frais kilom\u00e9triques en Arizona. Un bon relev\u00e9 des frais kilom\u00e9triques doit comprendre les \u00e9l\u00e9ments suivants<\/p>\n\n\n\n Ces registres permettent de garantir la conformit\u00e9 et l’exactitude des remboursements, en particulier en cas d’audit par l’IRS.<\/p>\n\n\n\n Une communication et des politiques claires<\/strong><\/p>\n\n\n\n Les employeurs doivent communiquer clairement leurs politiques de remboursement aux employ\u00e9s. Il s’agit notamment de la mani\u00e8re de suivre les kilom\u00e8tres parcourus, de soumettre les notes de frais, de d\u00e9finir ce qu’est la conformit\u00e9 et la mani\u00e8re de la maintenir, ainsi que de comprendre les composantes du processus de remboursement. La mise \u00e0 disposition de formations et de ressources peut aider les employ\u00e9s \u00e0 se conformer aux politiques de l’entreprise et \u00e0 recevoir le remboursement qu’ils m\u00e9ritent.<\/p>\n\n\n\n Le remboursement des frais kilom\u00e9triques est-il imposable en Arizona ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Non, le remboursement des frais kilom\u00e9triques dans la limite du taux standard de l’IRS n’est pas imposable. Les montants d\u00e9passant ce taux doivent \u00eatre d\u00e9clar\u00e9s comme revenus imposables, \u00e0 moins qu’ils ne soient \u00e9mis dans le cadre d’un plan FAVR.<\/p>\n\n\n\n Les frais de p\u00e9age et de stationnement peuvent-ils \u00eatre rembours\u00e9s ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Oui, les p\u00e9ages et les frais de stationnement per\u00e7us au cours d’un voyage d’affaires sont des d\u00e9penses remboursables et doivent \u00eatre inclus dans les notes de frais, mais pas les tickets de stationnement ou les amendes.<\/p>\n\n\n\n Comment les travailleurs ind\u00e9pendants doivent-ils suivre leur kilom\u00e9trage ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Les travailleurs ind\u00e9pendants et les entrepreneurs ind\u00e9pendants doivent tenir un registre d\u00e9taill\u00e9 de leurs frais kilom\u00e9triques, indiquant les dates, les motifs des d\u00e9placements et les kilom\u00e8tres parcourus, afin d’\u00e9tayer leurs d\u00e9ductions fiscales.<\/p>\n\n\n\n Que se passe-t-il si le taux de remboursement d\u00e9passe le<\/strong> taux kilom\u00e9trique standard de<\/strong> l‘IRS<\/strong> ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Tout remboursement d\u00e9passant le taux kilom\u00e9trique standard de l’IRS doit \u00eatre d\u00e9clar\u00e9 comme revenu imposable, \u00e0 moins d’utiliser un programme FAVR.<\/p>\n\n\n\n Quelle est l’incidence du Fair Labor Standards Act (FLSA) sur le remboursement des frais kilom\u00e9triques ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n La loi sur les normes du travail stipule que les frais encourus lors d’un d\u00e9placement professionnel ne doivent pas r\u00e9duire le salaire d’un individu en dessous du salaire minimum f\u00e9d\u00e9ral, qui s’\u00e9l\u00e8ve \u00e0 7,25 dollars en 2024. Si les frais de d\u00e9placement entra\u00eenent une baisse du salaire d’un employ\u00e9 en dessous du salaire minimum, l’employeur doit rembourser la diff\u00e9rence. [6]<\/p>\n\n\n\n Comprendre les lois sur le remboursement des frais kilom\u00e9triques en Arizona est n\u00e9cessaire tant pour les employ\u00e9s que pour les employeurs. En adh\u00e9rant \u00e0 l’une des m\u00e9thodes de remboursement approuv\u00e9es par l’IRS, telles que FAVR, 463 ou le taux standard de l’IRS, les deux parties peuvent garantir une compensation \u00e9quitable pour les voyages d’affaires et maximiser les avantages fiscaux.<\/p>\n\n\n\n Pour ceux qui recherchent un moyen plus efficace de g\u00e9rer les remboursements ou la paie, envisagez de vous connecter avec Cardata pour discuter de meilleures solutions de remboursement des v\u00e9hicules.<\/p>\n\n\n\n 1.https:\/\/www.irs.gov\/newsroom\/irs-issues-standard-mileage-rates-for-2024-mileage-rate-increases-to-67-cents-a-mile-up-1-point-5-cents-from-2023<\/a><\/p>\n\n\n\n 2. https:\/\/www.mileiq.com\/<\/a><\/p>\n\n\n\n 3. https:\/\/www.irs.gov\/<\/a><\/p>\n\n\n\n 4. https:\/\/gao.az.gov\/publications\/saam<\/a><\/p>\n\n\n\n 5. https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/whd\/flsa<\/a><\/p>\n\n\n\nAutres m\u00e9thodes de remboursement<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Meilleures pratiques pour les employeurs<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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FAQ sur le remboursement des frais kilom\u00e9triques en Arizona<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Conclusion<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Sources d’information<\/strong><\/h2>\n\n\n\n