Lorsqu’un employ\u00e9 utilise une voiture de soci\u00e9t\u00e9 pour un d\u00e9placement qui n’est pas li\u00e9 au travail, l’entreprise est tenue de suivre ce kilom\u00e9trage personnel et d’en payer l’imp\u00f4t. De plus, les entreprises facturent souvent aux employ\u00e9s un co\u00fbt pour ces d\u00e9placements personnels afin de les indemniser – il s’agit des frais d’utilisation personnelle. M\u00eame si une voiture de fonction ou un programme de flotte peut constituer un avantage important pour les employ\u00e9s, sa valeur peut parfois \u00eatre diminu\u00e9e par le co\u00fbt financier de ces r\u00e9trocessions. De plus, la gestion des r\u00e9trocessions pour usage personnel demande du temps et des efforts, tant de la part des employ\u00e9s que des employeurs.<\/p>\n\n\n\n
Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur le fonctionnement des r\u00e9trocessions pour usage personnel, leurs implications fiscales et les solutions de rechange possibles pour les entreprises.<\/p>\n\n\n\n
Il y a r\u00e9trofacturation pour usage personnel lorsqu’une entreprise facture \u00e0 un employ\u00e9 l’utilisation d’un v\u00e9hicule de soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 des fins personnelles. Chaque fois qu’un employ\u00e9 utilise une voiture de soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 des fins personnelles – par exemple pour faire des courses qui ne sont pas li\u00e9es au travail ou pour se rendre \u00e0 son domicile – l’entreprise est tenue de suivre ce kilom\u00e9trage. En outre, ce kilom\u00e9trage personnel est tax\u00e9 par l’IRS. En cons\u00e9quence, de nombreuses entreprises finissent par facturer \u00e0 leurs employ\u00e9s un montant pour usage personnel afin de compenser les fonds perdus. Les entreprises peuvent choisir de facturer ce montant directement ou de le d\u00e9duire du salaire de l’employ\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Prenons l’exemple d’un employ\u00e9 qui utilise une voiture de soci\u00e9t\u00e9 pour se rendre du bureau \u00e0 des r\u00e9unions sur un autre lieu de travail. Ce m\u00eame salari\u00e9 utilise aussi occasionnellement la voiture de soci\u00e9t\u00e9 pendant sa pause d\u00e9jeuner pour faire des courses personnelles en ville. Puisqu’il utilise une voiture de soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 des fins personnelles, ce kilom\u00e9trage doit faire l’objet d’un suivi et \u00eatre soumis \u00e0 l’imp\u00f4t.
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Dans le cadre des programmes de voitures de soci\u00e9t\u00e9, la facturation de l’utilisation personnelle est parfois l’un des principaux inconv\u00e9nients pour les employ\u00e9s, car elle peut diminuer la valeur d’une voiture de soci\u00e9t\u00e9 en tant qu’avantage social. L’utilisation d’une voiture – m\u00eame d’une voiture de soci\u00e9t\u00e9 – \u00e0 des fins personnelles est consid\u00e9r\u00e9e comme une d\u00e9pense professionnelle imposable, selon l’IRS. Cela peut avoir un effet n\u00e9gatif sur le moral des employ\u00e9s, car cela augmente leur charge financi\u00e8re et peut r\u00e9duire le montant de leur salaire. En outre, le montant consacr\u00e9 \u00e0 la facturation de l’utilisation personnelle est un montant que les employ\u00e9s pr\u00e9f\u00e9reraient consacrer \u00e0 leur v\u00e9hicule personnel plut\u00f4t qu’\u00e0 un actif de l’entreprise.<\/p>\n\n\n\n
Au-del\u00e0 de l’aspect financier des r\u00e9trocessions pour usage personnel, elles peuvent \u00e9galement repr\u00e9senter un probl\u00e8me important \u00e0 g\u00e9rer, tant pour les employ\u00e9s que pour les administrateurs. Comme les employ\u00e9s sont tenus de tenir des registres d\u00e9taill\u00e9s de tous leurs d\u00e9placements personnels, ils doivent consacrer du temps et des efforts au suivi de tous ces d\u00e9tails. Cela peut repr\u00e9senter une charge administrative pour les employ\u00e9s. De plus, la v\u00e9rification de l’exactitude et de l’exhaustivit\u00e9 de ces donn\u00e9es peut \u00e9galement prendre du temps, ce qui repr\u00e9sente un surcro\u00eet de travail.<\/p>\n\n\n\n
En outre, du c\u00f4t\u00e9 de l’employeur, un programme de voitures de soci\u00e9t\u00e9 n\u00e9cessite un travail administratif pour g\u00e9rer les remboursements li\u00e9s \u00e0 l’utilisation personnelle. Il peut s’agir de v\u00e9rifier que les registres des d\u00e9placements personnels sont correctement remplis, de g\u00e9rer les r\u00e9trocessions pour usage personnel et de s’assurer qu’elles sont pay\u00e9es, et de veiller \u00e0 ce que les taxes requises soient \u00e9galement pay\u00e9es. Les programmes de voitures de soci\u00e9t\u00e9 n\u00e9cessitent d\u00e9j\u00e0 une gestion importante, et les remboursements pour usage personnel ajoutent une couche suppl\u00e9mentaire \u00e0 ce travail administratif existant.
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L’IRS a \u00e9tabli des r\u00e8gles concernant le suivi et la d\u00e9claration des r\u00e9trocessions pour usage personnel. Il est essentiel que les entreprises et les employ\u00e9s respectent ces r\u00e8gles afin de garantir la conformit\u00e9 fiscale.<\/p>\n\n\n\n
Selon la publication 15-B de l’IRS, les avantages sociaux (tels qu’une voiture de fonction) peuvent \u00eatre calcul\u00e9s en utilisant la r\u00e8gle de la juste valeur marchande (FMV) ou la r\u00e8gle des cents par kilom\u00e8tre. La juste valeur marchande est le montant qu’un employ\u00e9 devrait payer \u00e0 un tiers pour acheter ou louer le v\u00e9hicule dans le cadre d’une transaction sans lien de d\u00e9pendance. Il est important de noter que la juste valeur marchande est d\u00e9termin\u00e9e par la valeur du march\u00e9 – elle n’est pas d\u00e9termin\u00e9e par ce que l’employ\u00e9 consid\u00e8re comme la valeur de l’avantage social ou les co\u00fbts r\u00e9els de l’entreprise pour fournir l’avantage.<\/p>\n\n\n\n
Selon l’IRS, la r\u00e8gle des centimes par kilom\u00e8tre est l’une des m\u00e9thodes de calcul des frais d’utilisation personnelle. Pour que cette r\u00e8gle s’applique, le v\u00e9hicule doit \u00eatre utilis\u00e9 pendant au moins 10 000 miles au cours de l’ann\u00e9e, et son co\u00fbt ne doit pas d\u00e9passer un certain montant mis \u00e0 jour chaque ann\u00e9e. Une fois ces conditions remplies, les frais kilom\u00e9triques personnels sont multipli\u00e9s par le taux standard actuel de l’IRS.<\/p>\n\n\n\n
Lors de ces calculs, il est \u00e9galement important de savoir ce qui est consid\u00e9r\u00e9 comme une utilisation personnelle selon l’IRS. Par exemple, le fait de se rendre de son domicile \u00e0 son lieu de travail est consid\u00e9r\u00e9 comme un usage personnel et non comme un usage professionnel.
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Compte tenu des inconv\u00e9nients d’un programme de voitures de soci\u00e9t\u00e9, il est pr\u00e9f\u00e9rable d’examiner attentivement la situation et de d\u00e9terminer s’il s’agit vraiment de la meilleure option pour votre entreprise. Bien que chaque entreprise ait des besoins, des objectifs et une situation qui lui sont propres en ce qui concerne les d\u00e9placements professionnels n\u00e9cessaires, il existe peut-\u00eatre une autre option qui convient mieux aux circonstances sp\u00e9cifiques de votre entreprise.<\/p>\n\n\n\n
Les programmes de remboursement de v\u00e9hicules sont une alternative \u00e0 la mise en place d’un v\u00e9hicule de fonction ou d’un parc automobile. Dans le cadre d’un programme de remboursement de v\u00e9hicule, les employ\u00e9s utilisent leur voiture personnelle – au lieu d’une voiture de soci\u00e9t\u00e9 – pour leurs d\u00e9placements professionnels. Dans le cadre d’un programme de remboursement des frais de v\u00e9hicule, les employ\u00e9s tiennent des registres d\u00e9taill\u00e9s de tous les kilom\u00e8tres parcourus et de toutes les d\u00e9penses professionnelles. En retour, les entreprises sont en mesure d’offrir un remboursement non imposable, \u00e0 condition que le programme et le kilom\u00e9trage soient conformes aux r\u00e8gles de l’IRS.<\/p>\n\n\n\n
Par exemple, dans le cadre d’un programme de remboursement \u00e0 taux fixe et variable (FAVR), les employeurs remboursent toute une s\u00e9rie de d\u00e9penses professionnelles li\u00e9es \u00e0 un v\u00e9hicule personnel, notamment l’essence, l’assurance, la d\u00e9pr\u00e9ciation, l’entretien, etc. Un programme “Cents per Mile” est une autre option de remboursement, o\u00f9 les frais kilom\u00e9triques professionnels peuvent \u00eatre rembours\u00e9s en franchise d’imp\u00f4t selon le taux standard actuel de l’IRS. Dans tout programme de remboursement des v\u00e9hicules \u00e0 usage professionnel, il est n\u00e9cessaire de tenir un registre d\u00e9taill\u00e9 de tous les d\u00e9placements et d\u00e9penses professionnels. En outre, chaque programme a ses propres crit\u00e8res \u00e0 respecter et ses propres r\u00e8gles \u00e0 suivre pour garantir l’\u00e9ligibilit\u00e9 et la conformit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Les programmes de remboursement des frais de v\u00e9hicule permettent de r\u00e9aliser des \u00e9conomies d’imp\u00f4t, car les remboursements conformes peuvent \u00eatre effectu\u00e9s en franchise d’imp\u00f4t, ce qui permet d’\u00e9conomiser \u00e0 la fois l’imp\u00f4t sur le revenu et l’imp\u00f4t sur les salaires. En outre, ces programmes offrent aux employ\u00e9s la libert\u00e9 d’utiliser la voiture de leur choix.<\/p>\n\n\n\n
Pour les employeurs, les programmes de remboursement de v\u00e9hicules peuvent offrir d’autres avantages importants, tels que la r\u00e9duction des frais g\u00e9n\u00e9raux li\u00e9s \u00e0 l’entretien et au stockage d’une flotte de v\u00e9hicules de soci\u00e9t\u00e9. Le fait que les employ\u00e9s utilisent leur voiture personnelle pour leurs d\u00e9placements professionnels peut \u00e9galement faciliter la mise \u00e0 l’\u00e9chelle, car les employ\u00e9s apportent ou prennent un v\u00e9hicule au d\u00e9part ou \u00e0 l’arriv\u00e9e de l’entreprise. Cela peut contribuer \u00e0 faire d’un programme de remboursement de v\u00e9hicules une option plus flexible et plus souple que les programmes de flotte.
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Si un programme de v\u00e9hicules de soci\u00e9t\u00e9 et de parcs automobiles peut constituer un avantage int\u00e9ressant pour les employ\u00e9s, il s’accompagne souvent d’une complication : l’utilisation de la voiture de soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 des fins personnelles. L’IRS exige que l’utilisation d’une voiture de soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 des fins personnelles fasse l’objet d’un suivi et que des registres d\u00e9taill\u00e9s soient tenus. En outre, ce kilom\u00e9trage personnel peut \u00eatre tax\u00e9, car il ne s’agit pas d’un voyage d’affaires valide.<\/p>\n\n\n\n
Il est important que les employeurs, les administrateurs et les employ\u00e9s comprennent parfaitement le fonctionnement des r\u00e9trocessions pour usage personnel, y compris leur imposition. Il est \u00e9galement essentiel qu’ils se tiennent au courant de toute modification de la l\u00e9gislation – au niveau f\u00e9d\u00e9ral ou au niveau de l’\u00c9tat – susceptible d’avoir une incidence sur les remboursements pour usage personnel ou sur leur programme de voitures de soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Une autre option pour les employeurs est de passer d’un programme de voitures de soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 un programme de remboursement de v\u00e9hicules, dans le cadre duquel les employ\u00e9s qui doivent conduire pour le travail utilisent leur propre v\u00e9hicule personnel, plut\u00f4t qu’une voiture de soci\u00e9t\u00e9. Les entreprises peuvent rembourser les employ\u00e9s pour les frais professionnels associ\u00e9s par le biais de diff\u00e9rents programmes tels que cents par kilom\u00e8tre, FAVR, etc.<\/p>\n\n\n\n
Clause de non-responsabilit\u00e9 : Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des d\u00e9cisions financi\u00e8res ou juridiques, qu’elles soient d’ordre professionnel ou personnel. Bien que nous nous efforcions d’\u00eatre aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos id\u00e9es de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https:\/\/www.cardata.co\/blog\/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https:\/\/www.cardata.co\/terms.<\/p>\n\n\n\n
Sources: Introduction Lorsqu’un employ\u00e9 utilise une voiture de soci\u00e9t\u00e9 pour un d\u00e9placement qui n’est pas li\u00e9 au travail, l’entreprise est tenue de suivre ce kilom\u00e9trage personnel et d’en payer l’imp\u00f4t. De plus, les entreprises facturent souvent aux employ\u00e9s un co\u00fbt pour ces d\u00e9placements personnels afin de les indemniser – il s’agit des frais d’utilisation personnelle. M\u00eame […]<\/p>\n","protected":false},"author":"Team Cardata","featured_media":4304,"template":"","blog_topic":[],"class_list":["post-4301","blog","type-blog","status-publish","has-post-thumbnail","hentry"],"acf":{"author":"Team Cardata","show_cta":true,"show_table_contents":true,"cta_to_show":"demo"},"yoast_head":"\n
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