Le point de vue de cet article est pr\u00e9cieux si vous g\u00e9rez un nombre quelconque d’employ\u00e9s et que vous \u00eates sp\u00e9cifiquement responsable du suivi de leurs carnets kilom\u00e9triques ou de l’administration des remboursements des frais de voiture.<\/p>\n\n\n\n
Nous aborderons les termes cl\u00e9s de l’IRS tels que les avantages sociaux, les plans d’avantages responsables et ce qui constitue une d\u00e9pense professionnelle l\u00e9gitime aux yeux de l’IRS. Nous examinerons \u00e9galement les exigences de l’IRS<\/a> en mati\u00e8re de documentation et ce qui constitue des “registres ad\u00e9quats et opportuns” selon des documents essentiels de l’IRS.<\/p>\n\n\n\n Comprendre la th\u00e9orie qui sous-tend les diff\u00e9rentes formes de programmes de remboursement de v\u00e9hicules propos\u00e9s par l’IRS vous permet d’\u00e9valuer les avantages et les inconv\u00e9nients des diff\u00e9rentes m\u00e9thodes d’allocation de voiture.<\/p>\n\n\n\n Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les diff\u00e9rentes structures que votre entreprise peut choisir pour rembourser ses employ\u00e9s, sur la fa\u00e7on dont l’IRS consid\u00e8re chacune d’entre elles et sur les avantages qu’elles pr\u00e9sentent ou non par rapport \u00e0 d’autres m\u00e9thodes de r\u00e9mun\u00e9ration des employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Les indemnit\u00e9s de d\u00e9placement sont devenues un avantage populaire dans la soci\u00e9t\u00e9 am\u00e9ricaine au XXe si\u00e8cle, lorsque les entreprises ont r\u00e9alis\u00e9 que l’entretien et l’exploitation d’un parc de voitures de fonction n’\u00e9taient pas toujours une d\u00e9cision rentable. \u00c0 la recherche d’\u00e9conomies \u00e0 r\u00e9percuter sur les actionnaires, il est devenu courant de demander aux employ\u00e9s d’utiliser leur v\u00e9hicule personnel pour le travail plut\u00f4t qu’une voiture de soci\u00e9t\u00e9, \u00e0 condition que toute conduite li\u00e9e \u00e0 l’activit\u00e9 professionnelle soit rapidement rembours\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n En fin de compte, toute compensation mon\u00e9taire fournie pour couvrir les frais de conduite des employ\u00e9s est devenue connue sous le terme g\u00e9n\u00e9rique d'”indemnit\u00e9 de voiture”.<\/p>\n\n\n\n L’objectif de ces indemnit\u00e9s est de permettre \u00e0 votre entreprise de r\u00e9aliser des \u00e9conomies en r\u00e9duisant les frais d’assurance et d’entretien. Vos employ\u00e9s b\u00e9n\u00e9ficient de la flexibilit\u00e9 et de la satisfaction de conduire leur v\u00e9hicule pour le travail tout en \u00e9tant couverts pour les co\u00fbts. Et si certaines conditions sont remplies, l’indemnit\u00e9 de voiture est exon\u00e9r\u00e9e d’imp\u00f4t, ce qui vous permet, \u00e0 vous et \u00e0 vos employ\u00e9s, d’\u00e9conomiser de l’argent. <\/p>\n\n\n\n Notre r\u00e9sum\u00e9 du point de vue de l’IRS sur les indemnit\u00e9s pour frais de v\u00e9hicule provient principalement de la publication 463 de l’IRS, cit\u00e9e plus haut.<\/p>\n\n\n\n Dans ce document, l’IRS fournit des d\u00e9finitions pr\u00e9cises pour quelques termes standard, auxquels nous ferons r\u00e9f\u00e9rence ci-dessous. Les d\u00e9finitions pertinentes sont les suivantes: Accountable plans. Un plan d’avantages sociaux, qui inclut les indemnit\u00e9s de voiture, est consid\u00e9r\u00e9 comme “responsable” aux yeux de l’IRS s’il satisfait \u00e0 trois r\u00e8gles concernant la l\u00e9gitimit\u00e9 des d\u00e9penses professionnelles, la notification \u00e0 l’employeur “dans un d\u00e9lai raisonnable” et la restitution des paiements exc\u00e9dentaires.<\/p>\n\n\n\n Comptabilit\u00e9 ad\u00e9quate. L’IRS indique qu’un employ\u00e9 fournit “une comptabilit\u00e9 ad\u00e9quate en remettant \u00e0 son employeur un \u00e9tat des d\u00e9penses, un livre de comptes, un agenda ou un registre similaire dans lequel il a inscrit chaque d\u00e9pense au moment o\u00f9 il l’a effectu\u00e9e ou presque, ainsi que des pi\u00e8ces justificatives (telles que des re\u00e7us) de ses d\u00e9placements, de ses frais kilom\u00e9triques et de ses autres d\u00e9penses professionnelles”.<\/p>\n\n\n\n Le taux kilom\u00e9trique standard. Il s’agit d’une valeur que l’IRS fixe deux fois par an. Elle est cens\u00e9e couvrir tous les frais de conduite pour affaires, tels que les frais d’entretien, les paiements d’assurance et de titres, la d\u00e9pr\u00e9ciation et les frais de carburant. Remarque importante: les contribuables ne peuvent pas b\u00e9n\u00e9ficier du taux kilom\u00e9trique standard s’ils utilisent “cinq voitures ou plus en m\u00eame temps (comme dans le cas d’un parc automobile) “<\/p>\n\n\n\n Le point de vue de l’IRS sur la question est que “l’utilisation qualifi\u00e9e d’un v\u00e9hicule \u00e0 des fins professionnelles” est d\u00e9finie comme “toute utilisation dans le cadre de votre commerce ou de votre entreprise, \u00e0 l’exception de l’utilisation pour la production d’un revenu d’investissement”.<\/p>\n\n\n\n Cette d\u00e9finition est d\u00e9lib\u00e9r\u00e9ment vague pour s’appliquer au spectre le plus large possible de lieux de travail et de m\u00e9tiers. Un clown professionnel et un soudeur peuvent tous deux avoir besoin d’utiliser leur v\u00e9hicule pour leur travail, mais les activit\u00e9s pour lesquelles ils ont besoin de ce v\u00e9hicule seront tr\u00e8s diff\u00e9rentes.<\/p>\n\n\n\n Ce que l’IRS attend de vous (ou de vos employ\u00e9s), c’est que vous documentiez, documentez, documentez, quelle que soit la nature de la d\u00e9pense professionnelle. <\/p>\n\n\n\n Que vous soyez un entrepreneur ind\u00e9pendant ou un gestionnaire de flotte, il est essentiel que votre entreprise se conforme aux exigences de l’IRS.<\/p>\n\n\n\n L’IRS stipule que les employeurs doivent s’assurer que les registres des d\u00e9penses professionnelles tenus par les employ\u00e9s sont mis \u00e0 jour en temps voulu, au moins tous les 30 jours.<\/p>\n\n\n\n L’employeur doit s’efforcer, en toute bonne foi, de v\u00e9rifier que les registres font \u00e9tat d’une utilisation professionnelle qualifi\u00e9e du v\u00e9hicule et de faire correspondre les d\u00e9tails du registre aux preuves suppl\u00e9mentaires fournies, telles que les re\u00e7us.<\/p>\n\n\n\n Ce processus peut \u00eatre simplifi\u00e9 par l’utilisation d’applications de suivi du kilom\u00e9trage pour les effectifs importants. Ces applications proposent souvent une fonction d’enregistrement pour faire correspondre les donn\u00e9es kilom\u00e9triques ou la possibilit\u00e9 de t\u00e9l\u00e9charger les re\u00e7us par t\u00e9l\u00e9phone.<\/p>\n\n\n\n Les employeurs qui ne supervisent pas les demandes de remboursement des frais professionnels de leurs employ\u00e9s, qui ne fournissent pas les justificatifs demand\u00e9s par l’Internal Revenue Service ou qui ne font aucun effort pour corriger et r\u00e9cup\u00e9rer les sommes vers\u00e9es en trop \u00e0 leurs employ\u00e9s risquent de perdre leur statut d’employeur responsable de leur r\u00e9gime d’avantages sociaux.<\/p>\n\n\n\n Cela signifie que les allocations de voiture sont d\u00e9sormais soumises \u00e0 l’imp\u00f4t sur les salaires et \u00e0 l’imp\u00f4t sur le revenu au niveau f\u00e9d\u00e9ral et de l’\u00c9tat, et qu’elles doivent \u00eatre retenues et d\u00e9clar\u00e9es par l’employeur. Cette disposition s’applique r\u00e9troactivement si les paiements pour l’utilisation professionnelle des v\u00e9hicules des employ\u00e9s ont \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9s au cours de l’exercice fiscal actuel.<\/p>\n\n\n\n L’IRS peut proc\u00e9der \u00e0 un audit si l’entreprise ne respecte pas syst\u00e9matiquement les r\u00e8gles et r\u00e9glementations de l’IRS en mati\u00e8re d’indemnit\u00e9s de voiture. Rester en r\u00e8gle avec l’Internal Revenue Service doit \u00eatre la pierre angulaire de toute strat\u00e9gie de gouvernance d’entreprise responsable.<\/p>\n\n\n\n L’une des strat\u00e9gies employ\u00e9es par de nombreuses entreprises pour s’assurer que leurs programmes d’indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques sont conformes \u00e0 la r\u00e9glementation de l’IRS<\/a> consiste \u00e0 consulter un cabinet comptable ou un strat\u00e8ge fiscal exp\u00e9riment\u00e9 dans ce domaine.<\/p>\n\n\n\n Du point de vue de l’IRS, l’ignorance des r\u00e8gles et r\u00e9glementations relatives aux indemnit\u00e9s pour frais de v\u00e9hicule n’est pas une excuse pour ne pas s’y conformer, c’est pourquoi la consultation d’un fiscaliste connaissant bien le sujet garantit que votre entreprise ne n\u00e9glige aucune exigence essentielle.<\/p>\n\n\n\n D’autres choisissent d’automatiser certains aspects du processus. Les applications de suivi du kilom\u00e9trage font correspondre les donn\u00e9es g\u00e9olocalis\u00e9es avec les registres des employ\u00e9s, r\u00e9duisant ainsi le casse-t\u00eate administratif qu’elles peuvent repr\u00e9senter.<\/p>\n\n\n\n Cardata est convaincue que son expertise peut aider votre entreprise \u00e0 simplifier la supervision et la gestion de son programme d’allocation automobile. R\u00e9servez une d\u00e9monstration ici.<\/p>\n\n\n\n [1] Publication 463 | Internal Revenue Service<\/a> <\/p>\n\n\n\n [2] Top IRS Audit Triggers | Bloomberg Tax<\/a> <\/p>\n\n\n\n Clause de non-responsabilit\u00e9<\/strong>: Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le pr\u00e9sent document pour prendre des d\u00e9cisions financi\u00e8res ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’\u00eatre aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS <\/a>sur lesquelles nous basons nos id\u00e9es de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article: https:\/\/www.cardata.co\/blog\/irs-rules-for-mileage-reimbursements<\/a>. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici: https:\/\/www.cardata.co\/terms<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Introduction Le point de vue de cet article est pr\u00e9cieux si vous g\u00e9rez un nombre quelconque d’employ\u00e9s et que vous \u00eates sp\u00e9cifiquement responsable du suivi de leurs carnets kilom\u00e9triques ou de l’administration des remboursements des frais de voiture. 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R\u00e8glements Et D\u00e9finitions De L’IRS<\/h2>\n\n\n\n
Qu’est-Ce Qui Distingue L’utilisation D’un V\u00e9hicule \u00c0 Des Fins Professionnelles De Son Utilisation \u00c0 Des Fins Personnelles?<\/h2>\n\n\n\n
Quel Est Le R\u00f4le De L’employeur Dans La V\u00e9rification Des D\u00e9penses Professionnelles?<\/h2>\n\n\n\n
Sanctions En Cas De Non-Conformit\u00e9<\/h2>\n\n\n\n
Conclusion: Strat\u00e9gies Pour Des Programmes D’indemnit\u00e9s Kilom\u00e9triques Fiscalement Efficaces<\/h2>\n\n\n\n
Sources<\/h2>\n\n\n\n