Introduction<\/p>\n\n\n\n
Si la majorit\u00e9 des \u00c9tats ne fixent pas leurs propres exigences en mati\u00e8re d’allocation de voiture pour les salari\u00e9s, la Californie n’en fait pas partie. Cet \u00c9tat, r\u00e9put\u00e9 pour son respect de la r\u00e9glementation, a inscrit dans son code du travail le droit \u00e0 une allocation de voiture (ou \u00e0 un montant \u00e9quivalent).<\/p>\n\n\n\n
\u00c9tonnamment, les protections accrues accord\u00e9es aux travailleurs ne semblent pas avoir d’impact n\u00e9gatif sur l’\u00e9conomie de l’\u00c9tat : si la Californie \u00e9tait son propre pays, elle se classerait au cinqui\u00e8me rang mondial en termes de production \u00e9conomique brute, juste derri\u00e8re l’Allemagne et devant l’Inde[1].<\/p>\n\n\n\n
Il peut \u00eatre complexe de s’y retrouver dans les r\u00e9glementations relatives aux allocations automobiles. Cet article se penche sur l’article 2802 du code du travail de l’\u00c9tat de Californie et sur la mani\u00e8re dont les r\u00e8gles relatives aux indemnit\u00e9s de d\u00e9placement affectent les entreprises op\u00e9rant dans l’\u00c9tat.<\/p>\n\n\n\n
Nous verrons \u00e9galement comment les employeurs peuvent offrir des remboursements de v\u00e9hicules \u00e9quitables et conformes, et quels sont les types de d\u00e9penses de v\u00e9hicules \u00e9ligibles au remboursement.<\/p>\n\n\n\n
Si vous faites des affaires dans le Golden State, voici tout ce que vous devez savoir pour rester dans les r\u00e8gles de l’\u00c9tat en mati\u00e8re d’indemnit\u00e9s de v\u00e9hicule.<\/p>\n\n\n\n
Pr\u00e9sentation de la section 2802 du code du travail californien<\/p>\n\n\n\n
La l\u00e9gislation qui r\u00e9git les allocations de voiture en Californie est la section 2802 du code du travail de l’\u00c9tat.<\/p>\n\n\n\n
Cet article stipule qu'”un employeur doit indemniser son employ\u00e9 pour toutes les d\u00e9penses n\u00e9cessaires ou les pertes encourues par l’employ\u00e9 en cons\u00e9quence directe de l’exercice de ses fonctions”[2].<\/p>\n\n\n\n
Il convient de noter que ce texte n’est pas tr\u00e8s long et que sa d\u00e9finition est d\u00e9lib\u00e9r\u00e9ment large afin de r\u00e9duire les \u00e9chappatoires et d’offrir aux travailleurs une protection maximale dans le cadre de la l\u00e9gislation de l’\u00c9tat.<\/p>\n\n\n\n
En gros, chaque fois qu’un de vos travailleurs encourt un co\u00fbt quelconque pour remplir ses obligations professionnelles, c’est vous, l’employeur, qui en \u00eates responsable.<\/p>\n\n\n\n
Cette d\u00e9finition large couvre donc toutes sortes de d\u00e9penses, telles que les uniformes, la formation, les co\u00fbts li\u00e9s au travail \u00e0 domicile et, surtout, l’utilisation d’un v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnelles.<\/p>\n\n\n\n
Le non-respect de ce code peut entra\u00eener des sanctions, notamment des int\u00e9r\u00eats sur les remboursements impay\u00e9s et des frais d’avocat pour l’employ\u00e9. Il est donc pr\u00e9f\u00e9rable de pr\u00e9venir tout probl\u00e8me et d’agir de mani\u00e8re proactive en mettant en place un programme d\u00e9fini d’allocation de voiture, plut\u00f4t que de laisser un jugement civil en cr\u00e9er un pour vous.<\/p>\n\n\n\n
Remboursement des v\u00e9hicules en vertu de l’article 2802<\/p>\n\n\n\n
Vous vous demandez peut-\u00eatre si la section 2802 de la loi californienne contient des dispositions ou des r\u00e8gles sp\u00e9cifiques concernant les allocations de voiture ou les remboursements de v\u00e9hicules.<\/p>\n\n\n\n
La r\u00e9ponse est : non.<\/p>\n\n\n\n
Mais comme elle exige que tous les frais encourus par les salari\u00e9s soient indemnis\u00e9s par leur employeur, il est essentiel de rembourser aux salari\u00e9s leurs frais r\u00e9els de d\u00e9placement professionnel ou de mettre en place une sorte de programme structur\u00e9 d’allocation de v\u00e9hicule qui tienne compte de tous ces frais \u00e9ventuels.<\/p>\n\n\n\n
Si les salari\u00e9s utilisent leur v\u00e9hicule personnel pour leurs d\u00e9placements professionnels et qu’aucun v\u00e9hicule de soci\u00e9t\u00e9 n’est mis \u00e0 leur disposition, l’employeur doit leur rembourser les frais li\u00e9s \u00e0 l’utilisation de leur voiture \u00e0 des fins professionnelles. Cela comprend les frais de carburant, l’entretien et les r\u00e9parations, l’assurance, les frais d’immatriculation et m\u00eame la d\u00e9pr\u00e9ciation du v\u00e9hicule.<\/p>\n\n\n\n
Heureusement, les employeurs et les gestionnaires de flotte ont le choix entre plusieurs types d’indemnit\u00e9s de voiture qui couvrent ces frais. Nous allons les \u00e9tudier ci-dessous.<\/p>\n\n\n\n
Types de frais de v\u00e9hicule pouvant faire l’objet d’un remboursement<\/p>\n\n\n\n
\u00c9tant donn\u00e9 que la section 2802 stipule que toutes les d\u00e9penses des employ\u00e9s doivent \u00eatre indemnis\u00e9es, voici les frais de v\u00e9hicule que votre programme d’indemnit\u00e9s de v\u00e9hicule doit couvrir.<\/p>\n\n\n\n
Frais de carburant : Les employeurs doivent rapidement rembourser aux employ\u00e9s leurs frais de carburant, car il s’agit d’un co\u00fbt direct encouru lors d’un d\u00e9placement professionnel. Le fait d’exiger de vos employ\u00e9s qu’ils tiennent des registres r\u00e9guliers des d\u00e9placements effectu\u00e9s \u00e0 des fins professionnelles, y compris les relev\u00e9s de kilom\u00e9trage et d’odom\u00e8tre, facilite cet aspect du remboursement. Le co\u00fbt de la vie et le prix moyen du carburant sont plus \u00e9lev\u00e9s en Californie que dans certains \u00c9tats du Golfe, et vous pouvez vous attendre \u00e0 ce que cela se traduise par une allocation automobile ou un remboursement de frais kilom\u00e9triques plus \u00e9lev\u00e9s que la moyenne.<\/p>\n\n\n\n
Entretien et r\u00e9parations : Les v\u00e9hicules personnels \u00e9tant utilis\u00e9s \u00e0 la fois pour le travail et \u00e0 des fins personnelles, il peut \u00eatre n\u00e9cessaire de d\u00e9terminer le pourcentage de temps pendant lequel le v\u00e9hicule est utilis\u00e9 pour le travail et de couvrir une partie des frais d’entretien et de r\u00e9paration en cons\u00e9quence. Les freins, les m\u00e9canismes de direction et les transmissions s’ab\u00eement tous avec le temps si l’on s’en sert suffisamment, et les employ\u00e9s devraient suivre tous leurs frais d’entretien pour l’ann\u00e9e, puis d\u00e9terminer combien d’heures, dans une semaine moyenne, leur voiture a \u00e9t\u00e9 utilis\u00e9e pour le travail.<\/p>\n\n\n\n
Frais d’assurance et d’immatriculation : Les employeurs doivent rembourser aux salari\u00e9s les frais d’assurance et d’immatriculation sp\u00e9cifiques requis pour l’utilisation de leur v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnelles. \u00c9tant donn\u00e9 que les taux d’assurance automobile personnelle peuvent varier consid\u00e9rablement, il est important que les employeurs tiennent compte de ces co\u00fbts lorsqu’ils \u00e9laborent un programme d’allocation de voiture.<\/p>\n\n\n\n
D\u00e9pr\u00e9ciation : Les employeurs doivent tenir compte de la d\u00e9pr\u00e9ciation du v\u00e9hicule due \u00e0 l’utilisation professionnelle et pr\u00e9voir un remboursement appropri\u00e9 pour compenser ce co\u00fbt. L’Internal Revenue Service est d’accord : sa publication 463[3] comprend des tableaux d’amortissement qui calculent la d\u00e9pr\u00e9ciation annuelle d’un v\u00e9hicule en fonction du co\u00fbt moyen et de l’ann\u00e9e d’achat – et explique comment tenir compte de ces co\u00fbts dans un programme d’allocations pour frais de voiture.<\/p>\n\n\n\n
Programmes d’allocation de voiture et conformit\u00e9 avec la loi californienne<\/p>\n\n\n\n
La bonne nouvelle pour les employeurs est que la section 2802 est tr\u00e8s large dans ce qu’elle couvre, mais tout aussi vague lorsqu’il s’agit de savoir quel type de programme d’allocation automobile ou de remboursement des frais kilom\u00e9triques vous proposez. Tant que toutes les d\u00e9penses sont indemnis\u00e9es, la mani\u00e8re dont le remboursement est structur\u00e9 n’a pas vraiment d’importance – ce qui signifie que les employeurs disposent d’une certaine souplesse dans la conception du programme.<\/p>\n\n\n\n
Voici quatre options pour les employeurs et les gestionnaires de flotte qui souhaitent mettre en place un programme d’indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques conforme aux r\u00e8gles californiennes :<\/p>\n\n\n\n
Paiement forfaitaire<\/p>\n\n\n\n
Le paiement d’une somme forfaitaire pour les frais de v\u00e9hicule est souvent appel\u00e9 allocation de v\u00e9hicule ou allocation de voiture et figure g\u00e9n\u00e9ralement parmi les avantages d\u00e9finis dans une offre d’emploi ou un contrat de travail. Comme il s’agit d’un paiement pour des services rendus, il entre dans la d\u00e9finition de l’IRS d’un “avantage en nature imposable” et est donc impos\u00e9 comme s’il s’agissait d’un revenu.<\/p>\n\n\n\n
Il s’agit de la forme la plus simple d’allocation de voiture, mais aussi de la moins efficace, car elle peut faire passer les employ\u00e9s dans une tranche d’imposition plus \u00e9lev\u00e9e, et donc leur imposer une plus grande partie de leur salaire net qu’ils ne le feraient avec un autre type de programme.<\/p>\n\n\n\n
En outre, \u00e9tant donn\u00e9 qu’en moyenne 30 % de l’indemnit\u00e9 pour frais de voiture est perdue pour des raisons fiscales, il est possible que ce type de programme d’indemnit\u00e9 imposable ne rembourse pas toutes les d\u00e9penses et ne soit donc pas conforme \u00e0 la loi californienne*.<\/p>\n\n\n\n
*Vous devez consulter un avocat pour r\u00e9soudre d\u00e9finitivement cette question.<\/p>\n\n\n\n
Remboursement forfaitaire des frais kilom\u00e9triques<\/p>\n\n\n\n
La Californie autorise les employeurs \u00e0 proposer un remboursement forfaitaire, qui comprend un taux de Cents per Mile.<\/p>\n\n\n\n
Ces programmes sont simples \u00e0 g\u00e9rer et ne sont pas imposables jusqu’\u00e0 un certain montant (g\u00e9n\u00e9ralement le taux standard de l’IRS pour l’ann\u00e9e).<\/p>\n\n\n\n
Afin de rester en conformit\u00e9 avec les lois f\u00e9d\u00e9rales et de l’\u00c9tat, vos employ\u00e9s doivent suivre leur kilom\u00e9trage et conserver des preuves documentaires ad\u00e9quates des voyages d’affaires qu’ils effectuent, et vous, en tant qu’employeur, devez les v\u00e9rifier tous les trimestres.<\/p>\n\n\n\n
Toutefois, comme la section 2802 pr\u00e9cise que tous les co\u00fbts des employ\u00e9s doivent \u00eatre couverts, vous devrez passer un peu plus de temps \u00e0 v\u00e9rifier les chiffres pour vous assurer que ce taux correspond ou d\u00e9passe les co\u00fbts r\u00e9els de vos employ\u00e9s, sous peine de vous exposer \u00e0 une condamnation en vertu du code du travail.<\/p>\n\n\n\n
Programme de remboursement structur\u00e9 comme FAVR<\/p>\n\n\n\n
Les programmes FAVR sont les plus difficiles et les plus complexes \u00e0 g\u00e9rer, mais ils ont tendance \u00e0 apporter des avantages \u00e9conomiques importants aux employeurs qui se donnent la peine de franchir toutes les \u00e9tapes de la r\u00e9glementation.<\/p>\n\n\n\n
\u00c9tant donn\u00e9 que les programmes FAVR pr\u00e9voient une combinaison de paiements \u00e0 taux fixe (comme une allocation typique) pour couvrir les d\u00e9penses fixes, ainsi qu’un paiement variable (comme le taux Cents per Mile, ci-dessus) pour tenir compte des d\u00e9penses variables li\u00e9es \u00e0 la conduite, il s’agit g\u00e9n\u00e9ralement de la m\u00e9thode d’allocation de voiture la plus \u00e9quitable et la plus pr\u00e9cise.<\/p>\n\n\n\n
\u00c9tant donn\u00e9 que vous calculez \u00e0 l’avance le taux FAVR pour d\u00e9terminer les valeurs de remboursement du v\u00e9hicule, ce programme est susceptible d’\u00eatre conforme \u00e0 la loi californienne.<\/p>\n\n\n\n
Suivi et remboursement des d\u00e9penses r\u00e9elles<\/p>\n\n\n\n
Demander \u00e0 vos employ\u00e9s de documenter chaque achat d’essence, chaque paiement d’assurance et chaque facture d’entretien – pour chaque trajet – pourrait \u00eatre une m\u00e9thode conforme pour le paiement des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques.<\/p>\n\n\n\n
Tout d’abord, comme vous ne payez vos chauffeurs que pour ce qu’ils d\u00e9pensent r\u00e9ellement (et documentent), cette m\u00e9thode satisfera toujours \u00e0 la disposition de la section 2802 relative \u00e0 l’indemnisation de toutes les d\u00e9penses li\u00e9es au travail.<\/p>\n\n\n\n
Cependant, quiconque a g\u00e9r\u00e9 une \u00e9quipe de cinq employ\u00e9s ou plus sait \u00e0 quel point il peut \u00eatre difficile de s’assurer que tous les rapports sont remis \u00e0 temps et r\u00e9guli\u00e8rement. Le suivi et le remboursement des frais r\u00e9els est probablement la m\u00e9thode d’allocation de voiture la plus “s\u00fbre” en termes de conformit\u00e9 avec les r\u00e8gles du travail californiennes, mais c’est aussi celle qui prend le plus de temps parmi les quatre m\u00e9thodes \u00e9num\u00e9r\u00e9es ici. En outre, les programmes FAVR et Accountable Allowance int\u00e8grent d\u00e9j\u00e0 le calcul des co\u00fbts r\u00e9els, ce qui les rend plus que probablement conformes \u00e0 la loi, sans les tracas qui en d\u00e9coulent.<\/p>\n\n\n\n
Conclusion<\/p>\n\n\n\n
Le respect de la section 2802 du code du travail californien est crucial pour les employeurs qui fournissent des remboursements de v\u00e9hicules \u00e0 leurs employ\u00e9s. En mettant en \u0153uvre des programmes de remboursement approuv\u00e9s par l’IRS, en tenant des registres pr\u00e9cis et en fournissant des remboursements justes et raisonnables, les employeurs peuvent garantir la conformit\u00e9 et favoriser un environnement de travail productif et \u00e9quitable.<\/p>\n\n\n\n
En restant inform\u00e9es des exigences de la section 2802, les entreprises \u00e9vitent les complications juridiques et les p\u00e9nalit\u00e9s, et d\u00e9montrent leur engagement \u00e0 bien faire les choses pour leurs employ\u00e9s, de Joshua Tree \u00e0 l’Inland Empire.<\/p>\n\n\n\n
Si vous souhaitez en savoir plus sur les raisons pour lesquelles un programme FAVR pourrait \u00eatre le meilleur programme d’allocation automobile pour vos employ\u00e9s en Californie, contactez un expert d\u00e8s aujourd’hui.<\/p>\n\n\n\n
Clause de non-responsabilit\u00e9 : Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le pr\u00e9sent document pour prendre des d\u00e9cisions commerciales, personnelles, financi\u00e8res ou juridiques. Bien que nous nous efforcions d’\u00eatre aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos id\u00e9es de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https:\/\/www.cardata.co\/blog\/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https:\/\/www.cardata.co\/terms.<\/p>\n\n\n\n
[1] Economy of California – Wikipedia<\/a> <\/p>\n\n\n\n