Introduction<\/p>\n\n\n\n
L’\u00c9tat de New York est le centre \u00e9conomique de la nation depuis sa fondation (et m\u00eame avant, puisqu’il \u00e9tait le si\u00e8ge des nations iroquoise et algonquine avant la colonisation hollandaise en 1614). Avec le canal \u00c9ri\u00e9 reliant l’oc\u00e9an Atlantique aux Grands Lacs, l’\u00c9tat de New York est rapidement devenu le pilier de la colonisation et de la fondation de l’Am\u00e9rique, ainsi que le si\u00e8ge de ses principaux centres industriels, \u00e9conomiques et d\u00e9mographiques[1].<\/p>\n\n\n\n
New York a accueilli le premier bateau \u00e0 vapeur de la nation, son premier service ferroviaire[2], et sert encore aujourd’hui de locus pour le vaste r\u00e9seau de routes a\u00e9riennes, d’automobiles et d’autoroutes qui relient les villes de la c\u00f4te est.<\/p>\n\n\n\n
Cela signifie que des millions de kilom\u00e8tres sont parcourus chaque ann\u00e9e par des vendeurs, des travailleurs du fret, des professionnels de la logistique et des distributeurs pour r\u00e9pondre aux besoins \u00e9conomiques de l’Empire State. C’est probablement la raison pour laquelle vous lisez cet article aujourd’hui : pour savoir comment r\u00e9mun\u00e9rer correctement vos employ\u00e9s et vos chauffeurs pour le temps qu’ils passent sur la route en votre nom.<\/p>\n\n\n\n
L’\u00c9tat de New York n’impose aucune obligation de remboursement des frais kilom\u00e9triques.<\/p>\n\n\n\n
La premi\u00e8re et la plus importante information que vous devez conna\u00eetre sur New York et ses exigences l\u00e9gales en mati\u00e8re de remboursement des frais kilom\u00e9triques est que l’\u00c9tat de l’Empire n’en a pas fix\u00e9. En effet, l’\u00c9tat de l’Empire n’en a pas fix\u00e9 : L’\u00c9tat de New York n’a pas fix\u00e9 de taux de remboursement des frais kilom\u00e9triques.<\/p>\n\n\n\n
En outre, il n’existe pas de l\u00e9gislation du travail ou fiscale qui oblige sp\u00e9cifiquement les employeurs \u00e0 indemniser les employ\u00e9s pour les kilom\u00e8tres parcourus dans leur v\u00e9hicule personnel dans le cadre de leur travail.<\/p>\n\n\n\n
Toutefois, si la lettre de la loi sugg\u00e8re que vous avez carte blanche pour indemniser vos employ\u00e9s aussi peu que vous le souhaitez, ce n’est pas une option r\u00e9aliste pour les employeurs en 2023. Bien qu’il n’y ait pas d’exigences l\u00e9gales sp\u00e9cifiques vous obligeant \u00e0 offrir une allocation de v\u00e9hicule ou un taux de remboursement des frais kilom\u00e9triques \u00e0 vos \u00e9quipes de vente et \u00e0 vos distributeurs, il sera difficile d’embaucher des vendeurs et des agents de distribution comp\u00e9tents et fiables sans une telle allocation.<\/p>\n\n\n\n
Vos employ\u00e9s travaillent dur pour repr\u00e9senter votre entreprise et ils ne devraient pas avoir \u00e0 payer de leur poche l’essence qu’ils utilisent et les frais d’amortissement de leur v\u00e9hicule personnel pendant leur travail – et beaucoup ne le feront pas si vos concurrents proposent un meilleur arrangement.<\/p>\n\n\n\n
Ainsi, m\u00eame si aucune loi ne vous oblige \u00e0 fixer un taux de remboursement des frais kilom\u00e9triques pour vos chauffeurs, il existe des normes \u00e0 respecter et \u00e0 attendre, et c’est l’une d’entre elles. Plus d’informations \u00e0 ce sujet ci-dessous.<\/p>\n\n\n\n
L’\u00c9tat de New York et le taux de Cents per Mile de l’Internal Revenue Service<\/p>\n\n\n\n
Comme pour les autres \u00c9tats mentionn\u00e9s dans cette s\u00e9rie d’articles de blog, en l’absence d’une structure de r\u00e9compense plus complexe telle qu’un programme FAVR, vous \u00eates libre d’offrir \u00e0 vos travailleurs qui conduisent dans l’\u00c9tat de New York un taux Cents per Mile \u00e9gal ou inf\u00e9rieur au taux f\u00e9d\u00e9ral de remboursement des frais kilom\u00e9triques fix\u00e9 par l’Internal Revenue Service (IRS).<\/p>\n\n\n\n
(Ce taux, pour 2023, \u00e9tait de 65,5 cents par mile[3], et nous verrons si l’IRS augmente, maintient ou diminue le taux de 2024 lors de son annonce annuelle en d\u00e9cembre 2023).<\/p>\n\n\n\n
Voici les raisons pour lesquelles vous pourriez choisir de vous en tenir au taux f\u00e9d\u00e9ral de l’IRS :<\/p>\n\n\n\n
Il est assez bon pour les employ\u00e9s et les agences de l’\u00c9tat. Voici un document[4] du bureau du contr\u00f4leur de l’\u00c9tat de New York qui explique que “l’\u00c9tat de New York rembourse les employ\u00e9s pour l’utilisation professionnelle d’un v\u00e9hicule personnel sur la base de l’indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique standard \u00e9tablie par l’Internal Revenue Service (IRS) et l’U.S. General Services Administration (GSA)”. Par cons\u00e9quent, si vous souhaitez \u00eatre comp\u00e9titif par rapport aux remboursements publics, il peut \u00eatre judicieux de vous aligner.<\/p>\n\n\n\n
Le respect du taux de Cents per Mile garantit que vos paiements sont exon\u00e9r\u00e9s de l’imp\u00f4t f\u00e9d\u00e9ral, de l’imp\u00f4t d’\u00c9tat et de l’imp\u00f4t sur les salaires. Cela \u00e9quivaut \u00e0 une charge fiscale moindre pour votre entreprise et vos employ\u00e9s, ce dont tout le monde est reconnaissant \u00e0 la fin d’une p\u00e9riode de d\u00e9claration fiscale. Il s’agit d’une diff\u00e9rence par rapport aux indemnit\u00e9s impos\u00e9es. N.B. : Ces paiements sont exon\u00e9r\u00e9s d’imp\u00f4t tant qu’ils ne d\u00e9passent pas le taux de cents par mile fix\u00e9 par l’IRS. Tout cent par mile sup\u00e9rieur au taux de l’IRS sera impos\u00e9 comme s’il s’agissait d’un revenu.<\/p>\n\n\n\n
La d\u00e9claration et l’enregistrement des kilom\u00e8tres et des d\u00e9penses sont relativement simples. Il est toujours possible d’offrir \u00e0 vos employ\u00e9s la possibilit\u00e9 de se faire rembourser leurs frais r\u00e9els, mais cela n\u00e9cessite beaucoup de paperasserie. L’IRS propose le taux “Cents per Mile” comme un juste compromis entre la n\u00e9cessit\u00e9 de documenter et de justifier tous les frais professionnels et une version relativement assouplie de cette n\u00e9cessit\u00e9 : il suffit de consigner les relev\u00e9s du compteur kilom\u00e9trique, l’objectif professionnel du d\u00e9placement et l’itin\u00e9raire exact parcouru. <\/p>\n\n\n\n
Attention \u00e0 l’acheteur ! Il y a des cas o\u00f9 le taux de Cents per Mile de l’IRS n’est pas id\u00e9al pour votre personnel. Regardez cette vid\u00e9o pour savoir dans quels cas :<\/p>\n\n\n\n