{"id":4055,"date":"2023-05-15T11:23:58","date_gmt":"2023-05-15T11:23:58","guid":{"rendered":"https:\/\/cardata.co\/fr\/?post_type=blog&#038;p=4055"},"modified":"2024-12-10T01:59:58","modified_gmt":"2024-12-10T01:59:58","slug":"creating-an-effective-car-allowance-policy-in-2023","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/cardata.co\/fr\/blog\/creating-an-effective-car-allowance-policy-in-2023\/","title":{"rendered":"Cr\u00e9er une politique d&#8217;allocation de voiture efficace en 2023"},"content":{"rendered":"\n<p><em>Si votre entreprise exige que les employ\u00e9s utilisent leur v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnelles, vous devrez cr\u00e9er une politique d&#8217;allocation de voiture efficace qui les rembourse \u00e9quitablement, est conforme \u00e0 l&#8217;IRS et peut faire \u00e9conomiser de l&#8217;argent \u00e0 votre entreprise \u00e0 long terme.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Les allocations de voiture peuvent devenir compliqu\u00e9es. Du suivi des frais de d\u00e9placement li\u00e9s au travail au respect des directives d\u00e9taill\u00e9es de l&#8217;IRS, il y a beaucoup de pi\u00e8ces mobiles \u00e0 prendre en compte. Cependant, la mise en place d&#8217;une politique d&#8217;allocation de voiture robuste et universelle peut aider \u00e0 simplifier et \u00e0 rationaliser le processus de remboursement en mettant tout le monde dans votre entreprise sur la m\u00eame longueur d&#8217;onde.<\/p>\n\n\n\n<p>Avant de r\u00e9diger votre propre politique d&#8217;allocation de voiture, vous devrez prendre plusieurs d\u00e9cisions, par exemple si vos remboursements seront imposables ou non et qui est \u00e9ligible pour recevoir une allocation de voiture. Explorons ce qui rend une politique d&#8217;allocation de voiture efficace en 2023.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Qu&#8217;est-ce qu&#8217;une politique d&#8217;allocation de voiture?<\/h2>\n\n\n\n<p>Une politique d&#8217;allocation de voiture \u00e9tablit les lignes directrices de l&#8217;entreprise pour les fonds rembours\u00e9s aux employ\u00e9s qui utilisent leur v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnelles. Il d\u00e9crit les responsabilit\u00e9s de l&#8217;employeur et de l&#8217;employ\u00e9 lors de la distribution et de la d\u00e9pense des allocations et comment les aligner sur la <a href=\"https:\/\/www.irs.gov\/publications\/p463#:~:text=What's%20New-,Standard%20mileage%20rate.,are%20explained%20in%20chapter%204.\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">l\u00e9gislation de l&#8217;IRS<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>De nombreux facteurs entrent en jeu lorsqu&#8217;un employ\u00e9 utilise son v\u00e9hicule personnel pendant les heures de travail, comme les co\u00fbts de carburant, l&#8217;assurance et la d\u00e9pr\u00e9ciation du v\u00e9hicule. Que vous d\u00e9cidiez ou non de suivre ces d\u00e9penses \u00e0 des fins fiscales, il est important de les surveiller car elles influencent les d\u00e9penses de votre entreprise pour faire voyager vos travailleurs.<\/p>\n\n\n\n<p>Le plus souvent, les employeurs finissent par perdre de l&#8217;argent de deux mani\u00e8res. Soit leurs allocations de voiture sont tax\u00e9es parce qu&#8217;elles ne sont pas justifi\u00e9es avec des journaux de kilom\u00e9trage ou d&#8217;autres outils de reporting. Ou, ils ne mesurent pas la distance parcourue par leurs employ\u00e9s ou ce qu&#8217;ils d\u00e9pensent habituellement avec chaque allocation.<\/p>\n\n\n\n<p>C&#8217;est pourquoi le type d&#8217;allocation de voiture que vous choisissez pour votre police est important. Les allocations de voiture peuvent \u00eatre imposables ou non :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Une <a href=\"https:\/\/www.cardata.co\/blog\/quick-guide-to-taxable-car-allowances\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">allocation imposable<\/a> est un paiement forfaitaire mensuel qui ne n\u00e9cessite pas de registres de kilom\u00e9trage ou d&#8217;enregistrements de donn\u00e9es pour justifier les d\u00e9penses. Par cons\u00e9quent, ils sont inclus dans le revenu brut d&#8217;un employ\u00e9 et soumis \u00e0 l&#8217;imp\u00f4t.<\/li>\n\n\n\n<li>Les <a href=\"https:\/\/www.cardata.co\/fr\/blog\/tax-free-car-allowances-attract-sales-talent\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">allocations non imposables<\/a> sont g\u00e9n\u00e9ralement vers\u00e9es en montants fixes et variables et ne sont pas d\u00e9ductibles d&#8217;imp\u00f4t, pour la plupart. L&#8217;IRS consid\u00e8re que les allocations de voiture sont exon\u00e9r\u00e9es d&#8217;imp\u00f4t tant que vous fournissez un journal de kilom\u00e9trage d\u00e9taill\u00e9 pour prouver que ces fonds ont \u00e9t\u00e9 utilis\u00e9s uniquement pour des raisons professionnelles.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Pour plus d&#8217;informations sur les diff\u00e9rences entre les allocations de voiture imposables et non imposables, veuillez vous r\u00e9f\u00e9rer au <a href=\"https:\/\/www.cardata.co\/fr\/blog\/car-allowance\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Guide ultime de l&#8217;allocation de voiture pour 2023<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Comme vous pouvez le voir, il y a beaucoup de nuances dont il faut se m\u00e9fier qui peuvent avoir un impact sur les finances de votre entreprise et sa capacit\u00e9 globale \u00e0 envoyer des chauffeurs. Une bonne politique d&#8217;allocation de voiture est la voie \u00e0 suivre pour optimiser votre budget tout en prot\u00e9geant le salaire de vos employ\u00e9s et leur confiance en votre entreprise.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>What are the benefits of having a car allowance policy?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Une politique d&#8217;allocation de voiture est importante pour les organisations car elle aide \u00e0 structurer et \u00e0 rendre visible le processus de remboursement. Les employ\u00e9s veulent savoir combien ils seront pay\u00e9s et le montant de toute allocation automobile imposable. De m\u00eame, les employeurs voudront garder une trace de combien les employ\u00e9s d\u00e9pensent g\u00e9n\u00e9ralement sur la route pour mieux g\u00e9rer leurs budgets et \u00e9conomiser de l&#8217;argent.<\/p>\n\n\n\n<p>Avec un abattement d\u00e9fiscalis\u00e9, les entreprises peuvent \u00e9conomiser environ 30% selon leur tranche d&#8217;imposition. Ces \u00e9conomies s&#8217;appliquent m\u00eame aux situations o\u00f9 les indemnit\u00e9s ne sont pas v\u00e9rifi\u00e9es, tant que vous disposez d&#8217;autres types de preuves pour justifier votre utilisation des fonds de remboursement. Par exemple, si vous avez oubli\u00e9 de suivre les kilom\u00e8tres de travail parcourus, fournir une v\u00e9rification \u00e9crite ou orale des partenaires commerciaux visit\u00e9s est souvent suffisant pour que votre entreprise reste align\u00e9e sur les exigences d&#8217;exon\u00e9ration d&#8217;imp\u00f4t.<\/p>\n\n\n\n<p>Les politiques d&#8217;allocation de voiture favorisent \u00e9galement la responsabilisation. Les employeurs et leurs \u00e9quipes mobiles doivent pouvoir compter les uns sur les autres pour r\u00e9diger avec pr\u00e9cision les notes de frais et s&#8217;acquitter d&#8217;autres obligations financi\u00e8res. Fournir des instructions claires sur ce qu&#8217;il faut suivre et sur les indemnit\u00e9s \u00e0 utiliser permet d&#8217;\u00e9viter les probl\u00e8mes fiscaux et la surbudg\u00e9tisation.<\/p>\n\n\n\n<p>En alignant les processus internes sur les directives de l&#8217;IRS, les politiques peuvent aider \u00e0 garantir que, pour les indemnit\u00e9s non imposables, les taux de kilom\u00e9trage r\u00e9els ne d\u00e9passent pas le taux de kilom\u00e9trage IRS de 65,5 cents par mile. Ou, s&#8217;ils d\u00e9passent le taux de l&#8217;IRS, cette taxe n&#8217;est d\u00e9duite que de la diff\u00e9rence entre la valeur en cents par mile de l&#8217;allocation de voiture et le taux de l&#8217;IRS.<\/p>\n\n\n\n<p>Par exemple, supposons que vous donniez \u00e0 un employ\u00e9 mobile 700&nbsp;$ pour le mois et qu&#8217;il parcoure un total de 1&nbsp;000&nbsp;miles pour son travail. Si vous divisez leur allocation par le nombre de miles qu&#8217;ils ont parcourus, cela co\u00fbte 0,70 $ par mile. \u00c9tant donn\u00e9 que le taux IRS est de <a href=\"https:\/\/www.cardata.co\/fr\/blog\/irs-mileage-rate-2023\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">0,655 $ par mile<\/a>, vous soustrayez ce montant du taux de kilom\u00e9trage de votre employ\u00e9 pour obtenir un montant imposable de 0,045 $ par mile.<\/p>\n\n\n\n<p>(Notez que, si vous avez une allocation de voiture FAVR, vous n&#8217;avez pas besoin de soustraire la taxe du delta. FAVR est un programme d&#8217;allocation sp\u00e9cial&nbsp;!)<\/p>\n\n\n\n<p>La description de ce processus permet aux employ\u00e9s de comprendre comment les allocations et les taxes sont calcul\u00e9es afin qu&#8217;ils puissent mieux surveiller la part de leur allocation de voiture qu&#8217;ils d\u00e9pensent et devraient d\u00e9penser. Id\u00e9alement, si l&#8217;indemnit\u00e9 est bien \u00e9tablie, il ne devrait pas y avoir de diff\u00e9rence entre les d\u00e9penses et le remboursement.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Que doit couvrir une politique globale d&#8217;allocation de voiture&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Maintenant, pour la partie la plus difficile&nbsp;: d\u00e9terminer ce qu&#8217;il faut inclure dans votre politique d&#8217;allocation de voiture. Cette \u00e9tape peut devenir \u00e9crasante lorsque vous essayez de penser \u00e0 tous les composants qui comptent pour vous et vos conducteurs. \u00c9tant donn\u00e9 que vous devrez respecter les directives de l&#8217;IRS pour comptabiliser tout fonds de remboursement de v\u00e9hicule, vous pouvez commencer par vous concentrer sur les actions obligatoires, telles que&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Montant et type d&#8217;allocation<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Votre entreprise proposera-t-elle des remboursements non imposables ou imposables&nbsp;? Si vous choisissez d&#8217;\u00e9mettre des indemnit\u00e9s de voiture non imposables, les paiements seront-ils structur\u00e9s sous la forme d&#8217;un remboursement en cents par mile (&#8220;CPM&#8221;) ou d&#8217;un remboursement \u00e0 taux fixe et variable (&#8220;FAVR&#8221;)&nbsp;? Consultez nos articles sur <a href=\"https:\/\/www.cardata.co\/fr\/blog\/what-are-cents-per-mile-mileage-reimbursements\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">CPM<\/a> et <a href=\"https:\/\/www.cardata.co\/fr\/blog\/what-is-a-favr-car-allowance\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">FAVR<\/a> pour en savoir plus sur les avantages et les inconv\u00e9nients de chaque programme.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Allocation maximale et r\u00e9partition<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>R\u00e9fl\u00e9chissez aux limites maximales pour chaque cat\u00e9gorie de d\u00e9penses que vous souhaitez que les conducteurs respectent et envisagez de demander des re\u00e7us pour suivre les d\u00e9penses sup\u00e9rieures \u00e0 un certain montant. Par exemple, combien vous attendez-vous \u00e0 ce que les employ\u00e9s d\u00e9pensent en essence&nbsp;? Qu&#8217;en est-il des vidanges d&#8217;huile ou des pneus neufs ? La ventilation des co\u00fbts de cette mani\u00e8re peut aider les conducteurs \u00e0 surveiller l&#8217;utilisation des allocations et \u00e0 noter l&#8217;\u00e9volution des prix.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Taux d&#8217;indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Comme mentionn\u00e9, le taux de kilom\u00e9trage IRS 2023 est de 65,5 cents par mile. Vous pouvez d\u00e9cider si votre entreprise souhaite maximiser son taux de kilom\u00e9trage \u00e0 65,5 ou le r\u00e9duire. Si c&#8217;est la premi\u00e8re fois que vous cr\u00e9ez une politique d&#8217;allocation de voiture, il peut \u00eatre pr\u00e9f\u00e9rable de commencer par le taux de kilom\u00e9trage et de l&#8217;ajuster en cons\u00e9quence une fois que vous aurez une meilleure id\u00e9e de la distance parcourue par vos employ\u00e9s pour se rendre au travail.<\/p>\n\n\n\n<p>Ensuite, il est temps d&#8217;incorporer des mises en garde sp\u00e9cifiques \u00e0 l&#8217;entreprise. C&#8217;est votre chance de r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 ce qui rendrait les op\u00e9rations internes plus fluides et \u00e0 ce que vous aimeriez que les employ\u00e9s et la direction comprennent au sujet de votre programme d&#8217;allocation de voiture. Au minimum, il est pr\u00e9f\u00e9rable d&#8217;inclure des conseils sur les domaines suivants&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Admissibilit\u00e9 des employ\u00e9s<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Tout le monde dans votre entreprise n&#8217;aura pas besoin de voyager \u00e0 des fins professionnelles, il est donc pr\u00e9f\u00e9rable d&#8217;\u00e9tablir des crit\u00e8res d&#8217;admissibilit\u00e9 pour vous assurer que vous ne gaspillez pas les fonds de l&#8217;allocation de voiture pour des employ\u00e9s qui n&#8217;en ont pas vraiment besoin.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Processus de remboursement<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La conception d&#8217;une feuille de route pour la soumission des notes de frais, des formulaires de remboursement et des re\u00e7us garantit que toutes les \u00e9tapes n\u00e9cessaires sont prises en charge. Dans une politique bien r\u00e9dig\u00e9e, toutes les parties doivent conna\u00eetre la fr\u00e9quence de remboursement (hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle), leurs r\u00f4les et responsabilit\u00e9s sp\u00e9cifiques, la fa\u00e7on dont les indemnit\u00e9s seront vers\u00e9es (par exemple, somme forfaitaire, retenue sur salaire, etc.), et comment les remboursements sont <a href=\"https:\/\/www.cardata.co\/fr\/blog\/how-payroll-and-income-tax-affect-business-driving\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">pris en compte dans les ch\u00e8ques de paie<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Articles \u00e9ligibles au remboursement<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Cela comprend le carburant, les p\u00e9ages, les frais de stationnement, l&#8217;entretien de la voiture, les frais d&#8217;assurance, les articles qui subissent l&#8217;usure et les autres d\u00e9penses n\u00e9cessaires \u00e0 vos op\u00e9rations mobiles. Soyez le plus explicite possible ici ! Vous ne voulez pas risquer d&#8217;\u00eatre tax\u00e9 pour des articles dont vous avez oubli\u00e9 de parler \u00e0 vos employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Apparence du v\u00e9hicule<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>L&#8217;apparence de votre flotte de v\u00e9hicules, m\u00eame lorsque les v\u00e9hicules sont fournis par vos employ\u00e9s, a un effet sur la fa\u00e7on dont votre entreprise est per\u00e7ue. Vous pouvez inclure des directives dans votre politique d&#8217;allocation de voiture sur ce que les employ\u00e9s doivent faire pour s&#8217;assurer que leurs v\u00e9hicules sont conformes aux normes de la marque. Cela pourrait inclure des choses comme demander aux employ\u00e9s de maintenir leurs v\u00e9hicules en bon \u00e9tat de fonctionnement et de les garder propres.<\/p>\n\n\n\n<p>N&#8217;oubliez pas que vous pouvez toujours mettre \u00e0 jour votre politique si n\u00e9cessaire si les employ\u00e9s \u00e9voquent des co\u00fbts suppl\u00e9mentaires qui n&#8217;\u00e9taient pas mentionn\u00e9s \u00e0 l&#8217;origine, si vous changez de m\u00e9thode d&#8217;allocation de voiture ou si d&#8217;autres facteurs connexes changent. Il n&#8217;est pas n\u00e9cessaire que ce soit une premi\u00e8re \u00e9bauche parfaite, mais elle doit \u00eatre suffisamment m\u00e9ticuleuse pour ne pas laisser de questions majeures sans r\u00e9ponse.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">R\u00e9ussir la mise en \u0153uvre de votre politique d&#8217;allocation de voiture<\/h2>\n\n\n\n<p>Une fois que vous avez r\u00e9dig\u00e9 votre politique d&#8217;allocation de voiture, vous pouvez la mettre en pratique. Cependant, la gestion manuelle des remboursements peut prendre beaucoup de temps pour vous et votre \u00e9quipe d&#8217;employ\u00e9s. Vous pouvez faciliter cette partie du travail en <a href=\"https:\/\/www.cardata.co\/fr\/blog\/cardatas-new-vehicle-reimbursement-app\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">adoptant un syst\u00e8me logiciel automatis\u00e9 de gestion des d\u00e9penses<\/a> pour rationaliser le processus et r\u00e9duire le fardeau administratif.<\/p>\n\n\n\n<p>La beaut\u00e9 d&#8217;un syst\u00e8me automatis\u00e9 est qu&#8217;il rappelle aux employ\u00e9s le montant qu&#8217;ils re\u00e7oivent en remboursement, la distance qu&#8217;ils parcourent et les d\u00e9penses qu&#8217;ils encourent. Avec le bon logiciel, les employ\u00e9s peuvent facilement saisir leurs frais de d\u00e9placement et suivre leur kilom\u00e9trage, r\u00e9duisant ainsi le risque d&#8217;erreur humaine et garantissant que toutes les d\u00e9penses sont enregistr\u00e9es avec pr\u00e9cision. Les employeurs peuvent \u00e9galement b\u00e9n\u00e9ficier d&#8217;un aper\u00e7u granulaire de l&#8217;utilisation des allocations, ce qui les aide \u00e0 identifier les tendances et \u00e0 prendre des d\u00e9cisions \u00e9clair\u00e9es sur la mani\u00e8re d&#8217;allouer les ressources.<\/p>\n\n\n\n<p>Comme je l&#8217;ai dit plus haut, vous devez revoir et mettre \u00e0 jour votre politique au besoin pour refl\u00e9ter les besoins changeants de l&#8217;entreprise et les directives de l&#8217;IRS. Si la taille des \u00e9quipes et les distances moyennes de d\u00e9placement changent, ou si vous d\u00e9cidez de transf\u00e9rer une partie de vos chauffeurs vers les flottes de l&#8217;entreprise, votre politique doit en tenir compte. De plus, \u00e0 mesure que de nouvelles technologies \u00e9mergent et que les <a href=\"https:\/\/www.irs.gov\/newsroom\/irs-issues-standard-mileage-rates-for-2023-business-use-increases-3-cents-per-mile\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">r\u00e9glementations changent,<\/a> vous devez vous tenir au courant des derniers d\u00e9veloppements afin de vous assurer que votre politique reste conforme et efficace. Ces facteurs peuvent tous avoir un impact significatif sur votre politique d&#8217;allocation de voiture, il est donc essentiel d&#8217;\u00eatre flexible, adaptable et vigilant.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Conclusion<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Une politique d&#8217;allocation de voiture maintient votre entreprise en conformit\u00e9 avec les r\u00e9glementations de l&#8217;IRS tout en garantissant que vous et vos employ\u00e9s utilisez judicieusement les fonds de remboursement des v\u00e9hicules. Selon la nature du travail mobile de votre entreprise, le suivi des d\u00e9penses peut rapidement devenir difficile. Mais avec une communication ouverte et les bons outils d&#8217;automatisation, vous n&#8217;aurez pas \u00e0 vous soucier des d\u00e9penses excessives ou des taxes surprises.<\/p>\n\n\n\n<p>Si vous avez besoin d&#8217;un moyen fiable pour mettre en \u0153uvre votre politique d&#8217;allocation de voiture, essayez <a href=\"https:\/\/www.cardata.co\/fr\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Cardata<\/a>. Nos programmes de remboursement sont con\u00e7us pour r\u00e9pondre aux besoins de votre entreprise, avec des fonctionnalit\u00e9s intelligentes con\u00e7ues pour automatiser le suivi du kilom\u00e9trage, afin que vous puissiez \u00e9conomiser de l&#8217;argent et faire le travail. <a href=\"https:\/\/www.cardata.co\/fr\/demo\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">R\u00e9servez une d\u00e9mo<\/a> d\u00e8s aujourd&#8217;hui pour tester nos solutions et d\u00e9couvrir la diff\u00e9rence Cardata.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Si votre entreprise exige que les employ\u00e9s utilisent leur v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnelles, vous devrez cr\u00e9er une politique d&#8217;allocation de voiture efficace qui les rembourse \u00e9quitablement, est conforme \u00e0 l&#8217;IRS et peut faire \u00e9conomiser de l&#8217;argent \u00e0 votre entreprise \u00e0 long terme. Les allocations de voiture peuvent devenir compliqu\u00e9es. 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