L’externalisation est un sujet de conversation courant parmi les professionnels des ressources humaines. Pour les responsables des ressources humaines dans les organisations qui offrent une allocation de voiture dans le cadre de leur ensemble de r\u00e9compenses, il est peut-\u00eatre temps de se demander s’il s’agit d’une fonction qui pourrait \u00eatre externalis\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n
Prendre la d\u00e9cision d’externaliser s’accompagne de nombreuses questions.<\/p>\n\n\n\n
Nous voulons vous aider \u00e0 prendre cette d\u00e9cision, c’est pourquoi nous avons dress\u00e9 une liste de quatre \u00e9l\u00e9ments \u00e0 prendre en compte lors de l’\u00e9valuation de l’opportunit\u00e9 de conserver l’administration de votre programme d’allocation de voiture en tant que fonction interne ou de la sous-traiter \u00e0 un fournisseur tiers.<\/p>\n\n\n\n
D’abord et avant tout, tenez compte du temps qui doit \u00eatre allou\u00e9 \u00e0 l’administration du programme.<\/p>\n\n\n\n
Combien de temps faut-il r\u00e9ellement pour administrer le programme?<\/p>\n\n\n\n
L’administration des programmes d’allocation de voiture prend beaucoup de temps. Consid\u00e9rez que le professionnel des RH moyen n’a que 8 % de sa semaine \u00e0 consacrer aux r\u00e9compenses totales, dont l’allocation de voiture ne repr\u00e9sente qu’une petite partie.<\/p>\n\n\n\n
Pour administrer efficacement un programme d’allocation de voiture, une personne des RH doit collecter le kilom\u00e9trage ; calculer les remboursements; suivre et calculer les prorata ; examiner et approuver les assurances et autres documents de conformit\u00e9 ; examiner et mettre \u00e0 jour r\u00e9guli\u00e8rement les politiques ; et r\u00e9pondre \u00e0 toutes les questions des employ\u00e9s concernant le programme. Additionnez toutes ces activit\u00e9s et il est facile de voir que l’administration d’un programme d’allocation de voiture en interne n\u00e9cessite une personne \u00e0 temps plein.<\/p>\n\n\n\n
D’un autre c\u00f4t\u00e9, l’externalisation de l’administration du programme d’allocation de voiture peut lib\u00e9rer un temps pr\u00e9cieux pour votre \u00e9quipe RH. Le partenariat avec un fournisseur tiers supprime non seulement le temps consacr\u00e9 \u00e0 l’administration, mais peut \u00e9galement vous donner acc\u00e8s \u00e0 une technologie qui peut aider \u00e0 automatiser de nombreux processus, tels que le suivi du kilom\u00e9trage, le traitement des paiements et l’examen de la conformit\u00e9. La plupart des fournisseurs tiers ont \u00e9galement des temps de r\u00e9ponse garantis, ce qui signifie que vous n’avez pas \u00e0 vous soucier que vos employ\u00e9s restent en lecture.<\/p>\n\n\n\n
De plus, les t\u00e2ches administratives \u00e9tant \u00e9limin\u00e9es, vous pouvez consacrer plus de temps aux initiatives et aux t\u00e2ches strat\u00e9giques, une pression que subissent de nombreuses \u00e9quipes RH \u00e0 travers le pays.<\/p>\n\n\n\n
M\u00eame si le temps n’est pas une contrainte pour vous, vous devrez tenir compte de l’impact financier r\u00e9el de la d\u00e9cision de conserver l’allocation de voiture en interne ou de l’externaliser.<\/p>\n\n\n\n
De toute \u00e9vidence, vous devez payer quelqu’un pour administrer ce programme, pour effectuer toutes les t\u00e2ches susmentionn\u00e9es. Le co\u00fbt d’un administrateur RH peut varier de 49 000 $ \u00e0 60 000 $ par ann\u00e9e en salaire seulement. Ajoutez des avantages et des avantages pour un co\u00fbt suppl\u00e9mentaire de 5 \u00e0 10 %, et vous pourriez bien toucher plus de 65 000 $ par an pour une personne, rien que pour administrer le programme.<\/p>\n\n\n\n
Consid\u00e9rant que la r\u00e9mun\u00e9ration est l’un des co\u00fbts d’exploitation les plus importants d’une organisation et que les organisations recherchent constamment des moyens de r\u00e9duire les co\u00fbts d’exploitation – pour r\u00e9aliser de plus grands profits ou trouver d’autres moyens de r\u00e9compenser vos employ\u00e9s – il peut \u00eatre judicieux d’envisager l’externalisation.<\/p>\n\n\n\n
Bien que l’externalisation vous co\u00fbte de l’argent (vous payez pour un service, bien s\u00fbr), vous pouvez b\u00e9n\u00e9ficier des \u00e9conomies r\u00e9alis\u00e9es par le tiers en raison de sa capacit\u00e9 \u00e0 tirer parti des \u00e9conomies d’\u00e9chelle. Par exemple, une entreprise comptant 100 chauffeurs peut faire administrer enti\u00e8rement son programme d’allocations de voiture par un tiers pour environ 50 % du co\u00fbt d’embauche d’un employ\u00e9 des RH \u00e0 temps plein.<\/p>\n\n\n\n
Outre le co\u00fbt et le temps, les responsables des ressources humaines doivent tenir compte de la valeur et de la capacit\u00e9 \u00e0 trouver l’expertise requise pour administrer correctement les programmes d’allocation de voiture.<\/p>\n\n\n\n
Les allocations de voiture, comme la plupart des avantages, sont r\u00e9glement\u00e9es par le gouvernement et doivent suivre les directives \u00e9tablies par l’IRS, et l’IRS n’est pas connu pour sa lecture l\u00e9g\u00e8re et ses r\u00e9glementations intelligibles.<\/p>\n\n\n\n
Il y a une grande diff\u00e9rence entre une allocation de voiture imposable et non comptable et une allocation de voiture non imposable : votre \u00e9quipe pourrait r\u00e9duire les co\u00fbts du programme de v\u00e9hicules de 30 % simplement en sous-traitant \u00e0 un fournisseur qui conna\u00eet la diff\u00e9rence.<\/p>\n\n\n\n
\u00c9tant donn\u00e9 que les \u00e9quipes RH sont g\u00e9n\u00e9ralement petites, il peut \u00eatre difficile de justifier l’affectation d’un effectif \u00e0 un domaine sp\u00e9cialis\u00e9 de votre programme de r\u00e9mun\u00e9ration globale. M\u00eame si vous le pouvez, consid\u00e9rez combien de temps peut \u00eatre consacr\u00e9 \u00e0 la recherche d’un expert en r\u00e9glementation sur les allocations de voiture de l’IRS. Trouver un expert en la mati\u00e8re (PME) n’est pas une mince affaire.<\/p>\n\n\n\n
L’externalisation peut fournir un acc\u00e8s imm\u00e9diat non pas \u00e0 un seul, mais \u00e0 de nombreux experts en mati\u00e8re de r\u00e9glementation des allocations de voiture en franchise d’imp\u00f4t. Travailler avec des PME dans ce domaine peut fournir des temps de r\u00e9ponse plus rapides, une programmation plus conforme et des opportunit\u00e9s de r\u00e9aliser des \u00e9conomies au sein de votre programme. De plus, les fournisseurs tiers peuvent tirer parti de leur expertise technique pour obtenir des informations et des donn\u00e9es qui peuvent aider \u00e0 la prise de d\u00e9cision bas\u00e9e sur les donn\u00e9es et contribuer au programme strat\u00e9gique des RH.<\/p>\n\n\n\n
Le dernier \u00e9l\u00e9ment \u00e0 prendre en compte pour d\u00e9cider d’externaliser ou non l’administration des allocations de voiture est l’int\u00e9gration et l’\u00e9volutivit\u00e9 du programme.<\/p>\n\n\n\n
Tout processus m\u00e9tier qui existe isol\u00e9ment des autres syst\u00e8mes entra\u00eene g\u00e9n\u00e9ralement plus de travail manuel et de perte de temps : vous devez r\u00e9p\u00e9ter les processus et collecter manuellement les informations disponibles dans d’autres syst\u00e8mes.<\/p>\n\n\n\n
Lorsque votre fonction RH est connect\u00e9e ou int\u00e9gr\u00e9e \u00e0 vos autres syst\u00e8mes, cela vous fait gagner du temps, r\u00e9duit les erreurs et automatise les processus. Enfin, il rationalise les changements qui doivent \u00eatre apport\u00e9s et \u00e9volue avec votre entreprise. Des syst\u00e8mes RH \u00e9volutifs, y compris une allocation de voiture non imposable, sont essentiels pour :<\/p>\n\n\n\n
L’externalisation vers un fournisseur de programme de remboursement de v\u00e9hicule r\u00e9put\u00e9 coche toutes les cases.<\/p>\n\n\n\n
Un examen attentif de vos options lorsque l’externalisation est essentielle. Vous devez d\u00e9terminer si un fournisseur correspond \u00e0 votre organisation et s’aligne sur vos priorit\u00e9s, votre mission et votre orientation.<\/p>\n\n\n\n
Le bon partenaire externalis\u00e9 peut lib\u00e9rer des ressources financi\u00e8res \u00e0 consacrer \u00e0 d’autres initiatives RH, telles que la r\u00e9tention et la croissance des employ\u00e9s. L’externalisation peut faire gagner du temps, permettant aux RH de se concentrer sur les priorit\u00e9s strat\u00e9giques de grande valeur plut\u00f4t que sur le travail administratif. Il peut fournir des niveaux d’expertise qui se traduisent par une conformit\u00e9 accrue et une r\u00e9duction des risques. Il vous donne acc\u00e8s \u00e0 une technologie qui g\u00e9n\u00e8re des donn\u00e9es pr\u00e9cieuses et fait partie int\u00e9grante de la cr\u00e9ation de processus commerciaux et RH int\u00e9gr\u00e9s qui pr\u00e9parent les entreprises \u00e0 une croissance rapide.<\/p>\n\n\n\n
Cet article fait partie d’une s\u00e9rie qui se penche sur les programmes de remboursement des v\u00e9hicules en ce qui concerne les professionnels des RH. D\u00e9couvrez ces autres articles de blog int\u00e9ressants\u00a0:<\/p>\n\n\n\n
Dirigeants RH\u00a0: votre \u00e9quipe consid\u00e8re-t-elle les indemnit\u00e9s de voiture comme un revenu suppl\u00e9mentaire\u00a0?<\/a><\/p>\n\n\n\n Dirigeants RH\u00a0: diff\u00e9rencier le kilom\u00e9trage personnel et professionnel<\/a><\/p>\n\n\n\n Attirez les talents de la vente avec des allocations de voiture hors taxes<\/a><\/p>\n\n\n\n Bonne lecture!<\/strong><\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Comment mesurer les co\u00fbts des ressources humaines<\/a><\/p>\n\n\n\nSources<\/h4>\n\n\n\n