Le suivi du kilom\u00e9trage est le processus de maintien d’un d\u00e9compte des kilom\u00e8tres de travail ou des kilom\u00e8tres d’affaires, des kilom\u00e8tres parcourus par des employ\u00e9s ou des ind\u00e9pendants dans la poursuite du commerce.<\/p>\n\n\n\n
Vous pouvez suivre les kilom\u00e8tres avec du papier, un journal de bord, une feuille de calcul Excel, une application de suivi du kilom\u00e9trage ou un mat\u00e9riel de suivi du kilom\u00e9trage. Toutes ces m\u00e9thodes comptent comme un kilom\u00e9trage de suivi. Le plus courant de nos jours est d’utiliser une application de suivi du kilom\u00e9trage.<\/p>\n\n\n\n
Le suivi du kilom\u00e9trage est effectu\u00e9 par les employ\u00e9s qui conduisent pour le travail et qui utilisent leur v\u00e9hicule personnel pour le travail. Elle est \u00e9galement entreprise par les propri\u00e9taires d’entreprise qui g\u00e8rent ces employ\u00e9s. Aussi, par les entrepreneurs ind\u00e9pendants, les travailleurs autonomes et les pigistes, qui veulent faire des d\u00e9ductions au moment des imp\u00f4ts.<\/p>\n\n\n\n
Souvent, les propri\u00e9taires d’entreprise utilisent des trackers mat\u00e9riels dans la gestion de flotte. Autrement dit, lorsqu’un employeur poss\u00e8de ou loue une flotte de v\u00e9hicules, il installe des trackers mat\u00e9riels sur les v\u00e9hicules pour collecter des donn\u00e9es de kilom\u00e9trage. (Cet article, cependant, utilise les flottes appartenant aux employ\u00e9s comme principal exemple : c’est-\u00e0-dire que nous discuterons principalement des situations o\u00f9 les employ\u00e9s utilisent leur v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnelles, au nom de leur employeur.)<\/p>\n\n\n\n
Toutes les personnes qui suivent le kilom\u00e9trage le font pour une raison principale, \u00e0 savoir d\u00e9duire les frais de kilom\u00e9trage professionnels des imp\u00f4ts. Sur ce, entrons dans le pourquoi du suivi du kilom\u00e9trage.<\/p>\n\n\n\n
Pourquoi avez-vous besoin de garder une trace du kilom\u00e9trage pour le travail ?<\/p>\n\n\n\n
Oui, absolument tu devrais. Des d\u00e9ductions fiscales sont disponibles pour les travailleurs ind\u00e9pendants, ainsi que pour les employ\u00e9s et les entreprises, qui suivent le kilom\u00e9trage pour le travail. Peu importe qui vous \u00eates, vous \u00e9conomiserez beaucoup d’argent si vous conduisez r\u00e9guli\u00e8rement pour affaires.<\/p>\n\n\n\n
M\u00eame avec des taux d’imposition sur le revenu et sur la masse salariale relativement faibles, vous pourriez \u00e9conomiser 30 % du montant total du remboursement. Cette somme sera \u00e9gale aux d\u00e9penses pour une somme donn\u00e9e. Alors disons que votre co\u00e9quipier a re\u00e7u 600 $ de remboursement un mois, les taxes ram\u00e8neront ce montant de pr\u00e8s de 200 $<\/a> \u00e0 une allocation de voiture r\u00e9elle de 400 $. Mais juste en suivant correctement le kilom\u00e9trage, vous r\u00e9cup\u00e9rez cette somme.<\/p>\n\n\n\n Tels sont les enjeux du suivi kilom\u00e9trique professionnel. Cardata vous conseille toujours de suivre le kilom\u00e9trage, que vous utilisiez ou non notre logiciel pour le faire.<\/p>\n\n\n\n Toute personne effectuant des voyages d’affaires dans son v\u00e9hicule personnel doit suivre le kilom\u00e9trage pour le travail.<\/p>\n\n\n\n Les employ\u00e9s doivent suivre leur kilom\u00e9trage pour le travail afin qu’ils puissent obtenir le remboursement de leurs frais de voiture li\u00e9s \u00e0 l’entreprise. Chaque fois qu’ils utilisent leur voiture personnelle pour des d\u00e9placements professionnels, ils doivent suivre le kilom\u00e9trage pour leur propre bien. M\u00eame si votre employeur n’offre pas d’allocation de voiture ou de remboursement de kilom\u00e9trage<\/a>, les employ\u00e9s peuvent toujours d\u00e9duire leur kilom\u00e9trage de travail de leurs imp\u00f4ts et au moins r\u00e9cup\u00e9rer la partie de l’imp\u00f4t sur le revenu \u00e0 la fin de l’ann\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n Les employeurs qui g\u00e8rent tout type de programme d’allocation de voiture ou de programme de remboursement du kilom\u00e9trage<\/a> au sein de leur entreprise doivent \u00e9galement suivre le kilom\u00e9trage.<\/p>\n\n\n\n Il existe plusieurs types de programmes de remboursement de kilom\u00e9trage, tels que :<\/p>\n\n\n\n – Cents par mille<\/a><\/p>\n\n\n\n – FAVR<\/a><\/p>\n\n\n\n – Allocation voiture d\u00e9tax\u00e9e<\/a><\/p>\n\n\n\n Peu importe celui que vous utilisez, vous devez suivre le kilom\u00e9trage pour que les d\u00e9penses de conduite engag\u00e9es dans le cadre de vos activit\u00e9s soient comptabilis\u00e9es comme des radiations.<\/p>\n\n\n\n Le suivi du kilom\u00e9trage professionnel ne se r\u00e9sume pas \u00e0 compter un certain nombre de miles. En effet, selon la publication IRS 463<\/a>, vous devez suivre toutes les informations suivantes sur votre kilom\u00e9trage professionnel quotidien et votre journal de d\u00e9penses :<\/p>\n\n\n\n – La date du voyage (ex. 6 d\u00e9cembre 2022)<\/p>\n\n\n\n – La destination (par exemple, le bureau du client)<\/p>\n\n\n\n – Le but commercial du voyage (par exemple, faire une pr\u00e9sentation de vente)<\/p>\n\n\n\n – La lecture du compteur kilom\u00e9trique de d\u00e9part (par exemple 42 569 milles)<\/p>\n\n\n\n – La lecture finale du compteur kilom\u00e9trique et (42 069 milles)<\/p>\n\n\n\n – Les miles du trajet (ex. 15)<\/p>\n\n\n\n – Toutes les d\u00e9penses suppl\u00e9mentaires telles que le gaz, le p\u00e9trole, les p\u00e9ages, etc. (par exemple, le p\u00e9age du pont)<\/p>\n\n\n\n – Le montant de ces d\u00e9penses (3 $)<\/p>\n\n\n\n – Totaux hebdomadaires (50 miles)<\/p>\n\n\n\n – Totaux depuis le d\u00e9but de l’ann\u00e9e (2 406 milles)<\/p>\n\n\n\n Toutes ces informations doivent donc \u00eatre captur\u00e9es pour que le suivi du kilom\u00e9trage soit consid\u00e9r\u00e9 comme effectu\u00e9 correctement. Autrement dit, pour que l’Internal Revenue Service soit satisfait s’il a des questions \u00e0 vous poser.<\/p>\n\n\n\n Vous voyez, il ne s’agit pas seulement de suivre les kilom\u00e8tres r\u00e9els, mais aussi de suivre des \u00e9l\u00e9ments tels que l’objectif commercial du voyage afin que les d\u00e9penses professionnelles r\u00e9elles puissent \u00eatre justifi\u00e9es. Il ne suffit pas de dire que vous avez conduit d’un point A \u00e0 un point B, mais vous devez \u00e9galement identifier pourquoi vous y \u00eates all\u00e9, par exemple.<\/p>\n\n\n\n Toutes sortes de syst\u00e8mes de suivi du kilom\u00e9trage, qu’il s’agisse d’applications iOS ou Android, qu’il s’agisse de journaux de bord papier, capturent le m\u00eame type d’informations. Mais la technologie GPS a tendance \u00e0 exclure le besoin de relev\u00e9s d’odom\u00e8tres ; parce que si vous avez un aper\u00e7u visuel de l’endroit o\u00f9 une certaine voiture est all\u00e9e, alors le kilom\u00e9trage lui-m\u00eame est justifi\u00e9 de cette mani\u00e8re.<\/p>\n\n\n\n Pensez-y : si vous n’avez pas d’application GPS, vous avez besoin des lectures du compteur kilom\u00e9trique \u00e0 la place de l’itin\u00e9raire, car vous pouvez emprunter plusieurs itin\u00e9raires vers le m\u00eame endroit. Dans ce cas, il est probable que les conducteurs soient tent\u00e9s d’exag\u00e9rer<\/a>, voire qu’ils commettent des erreurs. Ainsi, un tracker de kilom\u00e9trage remplace essentiellement un journal de bord papier, qu’il soit mat\u00e9riel ou logiciel, car il capture l’itin\u00e9raire exact emprunt\u00e9 par quelqu’un, avec un itin\u00e9raire fixe et suivi.<\/p>\n\n\n\n Bien qu’il remplace la n\u00e9cessit\u00e9 d’enregistrer les lectures du compteur kilom\u00e9trique, un outil de suivi du kilom\u00e9trage ne remplace cependant pas la n\u00e9cessit\u00e9 d’enregistrer le but commercial d’un voyage. Vous devez toujours indiquer pourquoi vous \u00eates all\u00e9 \u00e0 un certain endroit. Vous devez noter l’adresse de la destination commerciale et pourquoi vous y \u00eates all\u00e9. Les meilleures applications de suivi du kilom\u00e9trage mettront en \u0153uvre des moyens simples pour les conducteurs d’enregistrer ces informations, y compris les arr\u00eats enregistr\u00e9s et les objectifs commerciaux enregistr\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Vous pouvez suivre le kilom\u00e9trage sur papier ou dans des journaux de kilom\u00e9trage Excel, en utilisant des applications de suivi du kilom\u00e9trage iOS ou Android, ou en utilisant des trackers mat\u00e9riels.<\/p>\n\n\n\n Comment suivre le kilom\u00e9trage pour le travail ?<\/p>\n\n\n\n 1. Journaux de kilom\u00e9trage<\/p>\n\n\n\n 2. Traqueurs de mat\u00e9riel<\/p>\n\n\n\n 3. Applications de suivi du kilom\u00e9trage<\/p>\n\n\n\n Si vous souhaitez enregistrer votre kilom\u00e9trage manuellement, vous devez le faire pour chaque voyage que vous effectuez et tenir compte de tous les d\u00e9tails que nous avons d\u00e9taill\u00e9s ci-dessus.<\/p>\n\n\n\n Les journaux de bord et les feuilles de calcul Excel sont des formes d’enregistrement manuel du kilom\u00e9trage. L’enregistrement manuel du kilom\u00e9trage est plus lent que la capture automatique du kilom\u00e9trage avec les applications GPS. Cependant, les journaux de kilom\u00e9trage manuels sont toujours des formes acceptables de justification du kilom\u00e9trage professionnel.<\/p>\n\n\n\n Ci-dessus, nous avons expliqu\u00e9 comment vous devez enregistrer les lectures de d\u00e9but et de fin du compteur kilom\u00e9trique ou utiliser le suivi GPS. Copier les itin\u00e9raires de Google Maps sur une feuille de calcul ne remplace pas un suivi pr\u00e9cis des trajets. C’est une erreur que j’ai commise lorsque j’\u00e9tais un employ\u00e9 mobile. Je ferais un voyage, puis je copierais les instructions de Google Maps sur une feuille de calcul, o\u00f9 j’enregistrerais \u00e9galement l’objectif commercial du voyage.<\/p>\n\n\n\n Mais ni Google Maps ni d’autres outils de navigation comme Waze ne stockent votre historique de conduite. Ils vous montrent simplement o\u00f9 aller, pas o\u00f9 vous \u00eates all\u00e9. Une application de suivi kilom\u00e9trique est int\u00e9gr\u00e9e et sp\u00e9cialis\u00e9e. Il enregistre votre voyage, ainsi que d’autres d\u00e9tails sp\u00e9cifiquement pertinents pour la conduite professionnelle. Et les feuilles de calcul de suivi du kilom\u00e9trage utilisent des relev\u00e9s d’odom\u00e8tre pour garantir que vous avez parcouru une certaine distance.<\/p>\n\n\n\n Google Maps pourrait sugg\u00e9rer un certain nombre d’itin\u00e9raires diff\u00e9rents en fonction des conditions de circulation. Lorsque vous ouvrez \u00e0 nouveau le lien vers l’itin\u00e9raire Maps, il se peut qu’il affiche autre chose que ce que vous avez conduit. Assurez-vous donc de fournir des relev\u00e9s d’odom\u00e8tre si vous effectuez un suivi manuel du kilom\u00e9trage, ou utilisez plut\u00f4t une application de suivi GPS !<\/p>\n\n\n\n L’utilisation d’une feuille de calcul Excel ou d’un journal de bord papier peut co\u00fbter aux conducteurs une semaine de travail compl\u00e8te de 40 heures, chaque ann\u00e9e. Si vous voulez en savoir plus sur le temps que vous perdez \u00e0 enregistrer manuellement le kilom\u00e9trage, consultez cet article ci-dessous :<\/p>\n\n\n\n \u00c9conomisez aux conducteurs une semaine de travail par an avec une application de kilom\u00e9trage<\/a><\/p>\n\n\n\n Deuxi\u00e8mement, vous pouvez acheter du mat\u00e9riel qui accompagne les v\u00e9hicules des employ\u00e9s et capture le kilom\u00e9trage pour le t\u00e9l\u00e9charger dans un outil logiciel de remboursement du kilom\u00e9trage. Ces pi\u00e8ces de mat\u00e9riel peuvent co\u00fbter entre 20 $ et 200 $.<\/p>\n\n\n\n Les trackers mat\u00e9riels peuvent \u00e9conomiser la batterie, mais peuvent \u00eatre facilement perdus ou vol\u00e9s. Il s’agit d’une d\u00e9pense commerciale suppl\u00e9mentaire que l’entreprise doit engager avant d’envoyer des chauffeurs sur la route. Des clients nous disent \u00e0 quel point il est frustrant lorsqu’un conducteur quitte l’entreprise et emporte avec lui le traqueur mat\u00e9riel de 200 $.<\/p>\n\n\n\n Le mat\u00e9riel est une forme de suivi automatique du kilom\u00e9trage. Il peut se connecter \u00e0 un tableau de bord de remboursement de kilom\u00e9trage pour fournir les donn\u00e9es n\u00e9cessaires \u00e0 l’ex\u00e9cution de programmes de remboursement de kilom\u00e9trage. C’est sans doute mieux que l’enregistrement manuel du kilom\u00e9trage car cela ne fait pas perdre de temps absurde; cependant, les d\u00e9penses li\u00e9es \u00e0 la perte de nombreuses pi\u00e8ces de mat\u00e9riel dissuadent souvent nos clients de poursuivre dans cette voie.<\/p>\n\n\n\n Les trackers de kilom\u00e9trage automatiques sont des applications mobiles qui fonctionnent sur les t\u00e9l\u00e9phones des employ\u00e9s, iPhone ou Android, et suivent les miles professionnels lorsqu’ils conduisent pour le travail. Ils capturent toutes les informations que l’IRS a besoin de conna\u00eetre, afin que les entreprises puissent rembourser le kilom\u00e9trage des employ\u00e9s en franchise d’imp\u00f4t.<\/p>\n\n\n\n Ces applications entrent dans la cat\u00e9gorie des logiciels de suivi des d\u00e9penses.<\/p>\n\n\n\n Il existe deux types d’applications de suivi du kilom\u00e9trage. Applications de kilom\u00e9trage personnel pour les sous-traitants, les ind\u00e9pendants, etc., et applications de suivi du kilom\u00e9trage professionnel pour les entreprises avec des employ\u00e9s – PME et entreprises.<\/p>\n\n\n\n Il existe des applications de kilom\u00e9trage personnel.<\/p>\n\n\n\n Il existe des trackers de kilom\u00e9trage d’entreprise comme le n\u00f4tre Cardata Mobile<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Si vous souhaitez ex\u00e9cuter un programme FAVR ou un autre programme de remboursement du kilom\u00e9trage pour plusieurs conducteurs, vous avez besoin de ce dernier.<\/p>\n\n\n\n Si vous \u00eates un chauffeur de covoiturage pour Lyft ou Uber, ou un chauffeur-livreur Doordash, c’est-\u00e0-dire un entrepreneur ind\u00e9pendant ; ou un propri\u00e9taire unique ou un propri\u00e9taire de petite entreprise, vous pouvez utiliser le premier, une application de kilom\u00e9trage personnelle comme MileIQ. Ces applications stockeront des donn\u00e9es importantes que les pigistes pourront utiliser dans leurs calculs d’imp\u00f4ts<\/p>\n\n\n\n Vous pouvez t\u00e9l\u00e9charger plusieurs de ces applications depuis l’Apple App Store ou Google Play Store. Certaines entreprises ont m\u00eame une version gratuite de leur application, vous pouvez donc commencer tout de suite.<\/p>\n\n\n\n La meilleure application de suivi du kilom\u00e9trage est Cardata Mobile de Cardata.<\/a><\/p>\n\n\n\n Vous pouvez lire les critiques de l’application de suivi du kilom\u00e9trage de Cardata sur G2 et la comparer \u00e0 d’autres : https:\/\/www.g2.com\/products\/cardata\/reviews<\/p>\n\n\n\n Les applications suivent les kilom\u00e8tres, pas les personnes. Assurez-vous que votre \u00e9quipe dispose d’un outil qui ne leur demande que de montrer leurs miles d’affaires.<\/p>\n\n\n\n Il n’est g\u00e9n\u00e9ralement pas permis d’\u00eatre rembours\u00e9 en franchise d’imp\u00f4t. La bonne application vous permettra de d\u00e9finir des temps de trajet, en dehors des heures de travail, o\u00f9 les trajets ne sont pas enregistr\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Il est important que les applications capturent l’itin\u00e9raire r\u00e9el que vous avez emprunt\u00e9, sans grands \u00e9carts, et pas seulement des directions comme Google Maps ou Waze.<\/p>\n\n\n\n Les arr\u00eats enregistr\u00e9s vous permettent de saisir une seule fois l’objectif commercial d’un voyage, puis de le supposer chaque fois que votre employ\u00e9 revisite ce client ou cette destination commerciale. Vous devez enregistrer les objectifs commerciaux pour \u00eatre conforme \u00e0 l’IRS, mais avec une application de suivi du kilom\u00e9trage de pointe, vous n’avez pas besoin de l’\u00e9crire \u00e0 chaque fois.<\/p>\n\n\n\n Les meilleures applications de kilom\u00e9trage alimentent les tableaux de bord des logiciels de remboursement de kilom\u00e9trage, o\u00f9 les administrateurs peuvent voir les rapports de d\u00e9penses et ex\u00e9cuter autrement leur programme de remboursement de v\u00e9hicule. Ces logiciels secondaires affichent des rapports de kilom\u00e9trage, permettent le traitement des paiements, vous permettent d’ajouter et de supprimer des pilotes de votre programme, et plus encore.<\/p>\n\n\n\n Fonction bonus :<\/p>\n\n\n\n Si vous avez un tracker de kilom\u00e9trage d’entreprise ou de PME, vous aurez besoin d’un excellent support client pour le sauvegarder\u00a0! Qu’il s’agisse d’une biblioth\u00e8que d’aide<\/a> ou d’une personne \u00e0 appeler, assurez-vous que quelqu’un vous soutient pendant que vos miles sont suivis.<\/p>\n\n\n\n Vous devez suivre le kilom\u00e9trage chaque fois que vous conduisez pour affaires.<\/p>\n\n\n\n Cardata a de l’exp\u00e9rience aux \u00c9tats-Unis et au Canada, bien que d’autres pays comme le Royaume-Uni exigent \u00e9galement une v\u00e9rification des d\u00e9penses de voiture et des d\u00e9ductions de kilom\u00e9trage encourues lors de l’utilisation professionnelle d’un v\u00e9hicule personnel.<\/p>\n\n\n\nQui a besoin de suivre le kilom\u00e9trage pour le travail ?<\/h2>\n\n\n\n
Que devez-vous exactement suivre ?<\/h2>\n\n\n\n
How to keep track of mileage for work?<\/h2>\n\n\n\n
Journaux de kilom\u00e9trage : pouvez-vous suivre manuellement le kilom\u00e9trage ?<\/h3>\n\n\n\n
Ce qu’il ne faut pas faire : Google Maps<\/h4>\n\n\n\n
L’enregistrement manuel du kilom\u00e9trage fait perdre du temps<\/h4>\n\n\n\n
Traqueurs mat\u00e9riels :<\/h3>\n\n\n\n
Applications de suivi du kilom\u00e9trage : le moyen le plus simple de suivre le kilom\u00e9trage<\/h3>\n\n\n\n
Quelle application est la meilleure pour suivre le kilom\u00e9trage pour le travail ?<\/h4>\n\n\n\n
Quelle est la meilleure application pour suivre le kilom\u00e9trage des PME et des entreprises ?<\/h2>\n\n\n\n
Top 5 des fonctionnalit\u00e9s des applications de suivi du kilom\u00e9trage<\/h3>\n\n\n\n
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Quand et o\u00f9 devez-vous suivre le kilom\u00e9trage<\/h2>\n\n\n\n
Conclusion : comment le suivi du kilom\u00e9trage est-il li\u00e9 aux programmes de remboursement du kilom\u00e9trage ?<\/h2>\n\n\n\n