Quand mettre à jour votre programme FAVR et pourquoi c’est important

Votre programme de remboursement FAVR est essentiel pour gérer les dépenses liées aux véhicules tout en satisfaisant vos employés mobiles. Mais comme tout bon outil, il a besoin d’un entretien régulier pour rester efficace, conforme et équitable. Qu’il s’agisse de s’adapter à la hausse du prix de l’essence ou de rester en phase avec les directives de l’IRS, la mise à jour de votre programme de remboursement des frais de véhicule n’est pas seulement judicieuse, elle est essentielle.

Voici quand et pourquoi vous devriez revoir votre programme FAVR.

Lorsque l'IRS met à jour ses directives en matière de frais kilométriques

Le taux kilométrique de l’IRS n’est pas immuable. Chaque année, l’IRS ajuste le taux kilométrique standard en se basant sur les moyennes nationales des coûts du carburant, de la dépréciation et des autres dépenses liées au véhicule. Si votre programme de remboursement FAVR n’est pas aligné sur ces mises à jour, vous risquez de ne pas être en conformité ou de sous/surcompenser vos employés.

• Pourquoi c’est important : En restant en conformité avec les règles de l’IRS, vos remboursements restent exonérés d’impôts et vous évitez de perdre inutilement de l’argent.
• Mesures à prendre : Passez en revue vos taux fixes et variables chaque année pour vous assurer qu’ils sont alignés sur les changements de taux kilométriques de l’IRS et sur d’autres directives de l’IRS.

Lorsque le prix de l'essence et les coûts d'entretien grimpent en flèche

Les fluctuations du prix de l’essence, les vidanges d’huile ou l’augmentation du coût des véhicules peuvent déséquilibrer le remboursement de votre taux variable. Si vous ne recalibrez pas votre programme pour tenir compte de ces coûts, vous risquez de ne pas rembourser suffisamment ou trop les employés pour leurs frais kilométriques professionnels.

• Pourquoi c’est important ? Les dépenses variables telles que l’essence, les réparations et les frais d’immatriculation changent fréquemment et ont un impact direct sur l’utilisation professionnelle des véhicules des employés.
• Mesures à prendre : Examinez régulièrement les tendances en matière de carburant, les taxes locales et les coûts d’entretien moyens afin que vos taux de remboursement restent justes et précis.

Quand les fourchettes de kilométrage doivent-elles être modifiées ?

Les fourchettes de kilométrage, telles que 10 000-15 000 miles par an, servent à déterminer les taux de remboursement fixes dans le cadre d’un programme FAVR. Ces fourchettes permettent aux entreprises d’adapter le remboursement des véhicules aux habitudes de conduite des employés, en veillant à ce que les membres de l’équipe qui conduisent moins ne soient pas surcompensés, tandis que les véritables guerriers de la route sont équitablement remboursés pour l’utilisation de leur véhicule à des fins professionnelles.

À l’heure actuelle, les entreprises les plus performantes ont des fourchettes de 10 à 15 000 kilomètres, ce qui convient bien à la plupart des employés mobiles. Toutefois, les entreprises dont les conducteurs se situent au-dessus ou au-dessous de cette fourchette doivent adapter leur allocation automobile FAVR en conséquence. En révisant régulièrement vos fourchettes annuelles de kilométrage, vous vous assurez que votre programme reste équitable et qu’il reflète le kilométrage professionnel réel.

Quand les pourcentages d'utilisation professionnelle (PUP) doivent-ils être modifiés ?

Le pourcentage d’utilisation professionnelle (PUP) représente la part attendue de l’utilisation du véhicule d’un employé à des fins professionnelles. La norme du secteur est de 71,4 %, mais certains concurrents opèrent à 70 %, soit un peu moins que la norme.

Cette différence peut sembler mineure, mais elle peut avoir un impact important sur les taux de remboursement et les coûts totaux du programme. Un BUP trop bas pourrait entraîner une surcompensation pour l’utilisation personnelle, tandis qu’un BUP trop élevé risquerait de sous-payer les employés pour leurs voyages d’affaires. Des évaluations périodiques de votre BUP basées sur les habitudes de conduite des employés et les données de l’application de suivi du kilométrage peuvent aider à maintenir l’équité et la conformité.

Quand les cycles de conservation des véhicules doivent-ils être modifiés ?

Le cycle de conservation des véhicules, ou la durée de calcul de l’amortissement, joue un rôle clé dans la détermination des coûts fixes. Des cycles de rétention plus longs réduisent les remboursements fixes mensuels, ce qui diminue le coût global pour l’entreprise. Toutefois, ils doivent également s’aligner sur les calendriers de remplacement des véhicules afin que les remboursements restent réalistes pour les employés.

En optimisant votre cycle de conservation des véhicules, vous pouvez mieux équilibrer la satisfaction des employés et les économies de coûts, et éviter des ajustements inutiles par la suite. En maintenant cette mesure en phase avec les tendances de dépréciation du monde réel et les directives de l’IRS, vous bénéficiez d’une structure de remboursement non imposable tout en répondant aux besoins de vos employés.

Lorsque votre personnel ou votre entreprise évolue

Si votre entreprise s’agrandit, se restructure ou commence à opérer dans de nouvelles régions, votre plan de remboursement FAVR peut avoir besoin d’une mise au point. Par exemple, les membres de l’équipe en Californie doivent faire face à des coûts de véhicules différents de ceux du Texas ou du Canada. De même, une main-d’œuvre mobile de plus en plus nombreuse ou l’augmentation du nombre de kilomètres parcourus peuvent modifier la dynamique des coûts de votre programme.

• Pourquoi c’est important : Un programme adapté aux besoins actuels de votre entreprise permet à vos employés d’être satisfaits et à vos coûts d’être maîtrisés.
• Mesures à prendre : Ajustez votre taux variable et vos coûts fixes en fonction de l’emplacement de vos employés et de leurs habitudes de conduite.

Quand la technologie progresse

Denouveaux outils de suivi du kilométrage et de gestion des dépenses peuvent rendre votre programme de remboursement des frais de véhicule plus efficace. Si votre programme repose encore sur des feuilles de calcul obsolètes ou des registres manuels, il est temps de procéder à une mise à niveau.

• Pourquoi c’est important : L’adoption d’une application de suivi du kilométrage permet de rationaliser les registres de kilométrage, d’assurer des remboursements exacts et de réduire les problèmes administratifs.
• Mesures à prendre : Explorez les outils modernes de remboursement des frais kilométriques, comme ceux de Cardata, qui offrent un suivi en temps réel, de meilleures analyses et l’intégration à vos systèmes actuels.

Lorsque les employés se sentent lésés (ou surcompensés)

Le retour d’information des salariés est une mesure essentielle de l’efficacité de votre programme. Si les employés ont l’impression de ne pas être remboursés équitablement, ils risquent de perdre confiance dans le programme. À l’inverse, le fait de surrembourser les salariés entraîne un gaspillage d’argent et fausse les dépenses déductibles.

• Pourquoi c’est important ? Un programme équitable de remboursement des frais d’utilisation des véhicules améliore la satisfaction des employés tout en protégeant vos résultats.
• Mesures à prendre : Interrogez régulièrement votre équipe pour vous assurer que l’allocation de véhicule FAVR correspond à leurs coûts réels pour les kilomètres parcourus dans le cadre de leur travail.

Quand la conformité à l'IRS est menacée

Laconformité à l’IRS ne concerne pas seulement le taux kilométrique, mais toute la structure de votre programme de remboursement FAVR. Si vous ne respectez pas les règles fiscales de l’IRS, vous risquez de transformer un remboursement non imposable en un « revenu » imposable et coûteux.

• Pourquoi c’est important : Un programme conforme aux règles de l’IRS met votre entreprise à l’abri des audits et des dépenses inutiles, vous protégeant ainsi que vos employés.
• Mesures à prendre : Travaillez avec un partenaire expert comme Cardata pour vous assurer que votre programme est conforme à toutes les réglementations et directives de l’IRS.

Lorsque les tendances du marché changent

Le marché de l’automobile est toujours en mouvement. Qu’il s’agisse de l’essor des VE ou des nouvelles tendances en matière de dépréciation et de coûts variables, votre programme doit s’adapter pour refléter ces changements. Par exemple, à mesure que l’adoption des VE augmente, votre structure de remboursement peut nécessiter des ajustements pour couvrir les frais des stations de recharge au lieu des coûts de carburant traditionnels.

• Pourquoi c’est important : Un programme avant-gardiste vous prépare pour l’avenir tout en garantissant des remboursements équitables aujourd’hui.
• Mesures à prendre : Évaluez régulièrement les conditions du marché et mettez votre programme à jour pour refléter les réalités de la possession et de la conduite d’un véhicule personnel dans votre entreprise.

Faites progresser votre programme FAVR

Un plan de remboursement FAVR bien géré n’est pas qu’une question de chiffres – il s’agit de soutenir vos employés tout en protégeant votre entreprise. En restant proactif et en faisant les ajustements nécessaires, vous vous assurez que votre programme de remboursement des frais kilométriques reste conforme, efficace et équitable pour tout le monde.

Vous avez besoin d’aide pour peaufiner votre programme ? Communiquez avec Cardata pour obtenir des conseils d’experts sur la création d’une solution dynamique et conforme à l’IRS qui fonctionne pour votre main-d’œuvre mobile.