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Qu’est-ce que l’allocation de voiture non imposable (TFCA) ?
Une allocation de voiture non imposable (TFCA) est un moyen conforme à l’IRS de rembourser les employés qui utilisent des véhicules personnels pour le travail. Elle suit la publication 463 de l’IRS, qui décrit les règles des plans comptables. La TFCA est donc parfois appelée « 463 Accountable Allowance ».
Dans le cadre du TFCA, les employeurs fixent soit un montant de remboursement fixe, soit un taux de remboursement variable par kilomètre, soit une combinaison des deux. Tant que le paiement total ne dépasse pas ce que l’employé recevrait s’il était remboursé au taux kilométrique standard de l’IRS multiplié par ses kilomètres professionnels, le montant total peut rester non imposable.
Le principe fondamental : le « test fiscal »
La principale exigence de conformité pour la TFCA est simple et souvent appelée le « test fiscal ».
- Suivi du kilométrage : les employés enregistrent leurs kilomètres professionnels (généralement à l’aide d’un outil automatisé de suivi du kilométrage).
- Détermination de la limite non imposable : multipliez ces kilomètres professionnels par le taux de kilométrage standard de l’IRS.
Consultez le taux actuel de l’IRS ici : Quel est le taux de kilométrage de l’IRS ?
- Comparer le remboursement : si le paiement total TFCA (indemnité fixe + cents par mile) est égal ou inférieur à cette limite, il est exonéré d’impôt à 100 %. Toute partie supérieure à cette limite, « le delta », devient un revenu imposable.
C’est tout, il n’y a pas d’autres seuils de kilométrage ou de coût du véhicule. Tant que votre TFCA est conforme aux exigences de la publication 463 et que vous effectuez le test fiscal, vous êtes en règle.
Voici un exemple du fonctionnement du test fiscal :
Kilométrage trimestriel
Exemple de remboursement fixe TFCA (trimestriel)
Exemple de remboursement variable TFCA (22,51 cents/mile)
Remboursement TFCA total
Limite non imposable (65,5 cents/mile)
Revenu imposable
1 850
1 050 $
397,94 $
1 447,94 $
1 211,75 $
236,19 $
3 000
1 140 $
645,30 $
1 785,30 $
1 965,00 $
0,00 $
- Conducteur 1
-
- A parcouru 2 950 km au cours du trimestre.
- A reçu un total de 1 447,94 $ de son programme TFCA, mais sa « limite non imposable » n’est que de 1 211,75 $ pour ces kilomètres (2 950 × 0,655 $).
- Le dépassement de 236,19 $ est imposable.
- Conducteur 2
-
- Il a parcouru 3 000 miles au cours du trimestre.
- Son remboursement total au titre du TFCA s’élève à 1 785,30 $, ce qui est inférieur à la limite non imposable de 1 965 $.
- Il doit 0 $ d’impôts pour le trimestre.
Comment fonctionne le TFCA dans la pratique
- Mise en place des indemnités
Les employeurs décident de la structure : une indemnité mensuelle forfaitaire pour la voiture, un taux au kilomètre ou une combinaison des deux. Par exemple, une récente étude sur les distributeurs de boissons a révélé des taux moyens de 0,11 $ par kilomètre et des indemnités mensuelles moyennes de 450,36 $ dans le cadre des programmes TFCA.
- Saisie et justification du kilométrage
Les employés suivent leurs déplacements professionnels à l’aide d’une application ou d’un outil en ligne (comme Cardata), qui fournit un enregistrement clair. Les éléments à inclure dans un registre de kilométrage sont assez nombreux, il est donc préférable de le faire par application plutôt que sur papier (à l’ancienne). Ils comprennent :
- La date du voyage
- La destination
- L’objet professionnel du voyage
- L’odomètre au départ
- L’odomètre à l’arrivée
- Le nombre de kilomètres parcourus
- Les dépenses supplémentaires
- Le montant de ces dépenses
- Appliquer le test fiscal
À chaque cycle ou trimestre de paie, comparez les remboursements versés à la « limite non imposable » (miles × taux IRS). Tout dépassement est imposé ; tout le reste est exclu de la paie et de l’impôt sur le revenu.
La simplicité de ce processus est l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises adoptent le TFCA : il est facile à comprendre, facile à administrer et facile à accepter pour les employés.
Avantages d'une allocation de voiture non imposable
1. Conformité directe à l'IRS
Comme le TFCA est basé sur la publication 463, vous n’avez pas besoin de vous plonger dans des réglementations supplémentaires ou de jongler avec des règles d’éligibilité complexes. Le « test fiscal » unique vous permet de rester sur la bonne voie avec un minimum de tracas.
2. Réduction de la charge fiscale
Les traditionnelles indemnités de voiture (imposables) peuvent ajouter des milliers de dollars supplémentaires en charges sociales chaque année. En passant au TFCA, tous les remboursements inférieurs au taux standard de l’IRS deviennent non imposables, ce qui profite à la fois à l’employeur et aux employés.
3. Réduction de la charge administrative
La structure du TFCA ne nécessite que :
- Des relevés kilométriques (automatisés numériquement, si vous préférez).
- Un calcul rapide pour vérifier les montants par rapport au taux de l’IRS.
C’est beaucoup plus simple que de gérer un parc automobile complet ou de gérer des programmes de remboursement plus complexes.
4. Convivialité pour les employés
Les employés peuvent utiliser leur propre véhicule, choisir des modèles qui correspondent à leurs besoins et être sûrs de ne pas perdre d’argent sur les frais de déplacement liés au travail. Parallèlement, la partie allocation mensuelle (si vous choisissez d’en offrir une) leur procure un revenu prévisible, avec des avantages non imposables.
Le TFCA en contexte : en quoi diffère-t-il du FAVR et du CPM ?
Bien que le TFCA soit une excellente « règle miracle », certaines organisations envisagent des programmes alternatifs. Voici un bref aperçu des différences entre le TFCA et le FAVR (Fixed & Variable Rate) et le CPM (Cents per Mile).
Fixed & Variable Rate (FAVR)
Un programme FAVR utilise des données régionales détaillées pour déterminer les coûts fixes réels (par exemple, amortissement, assurance) et les coûts variables (par exemple, carburant, entretien) des employés. Il peut rembourser au-delà du taux standard de l’IRS, hors taxes, mais uniquement si l’entreprise répond aux exigences de l’IRS (minimum de cinq conducteurs éligibles, 5 000 miles commerciaux annuels par conducteur, limites de coût des véhicules, etc.).
Étant donné que le FAVR utilise des données détaillées sur les véhicules, les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilomètres dépassent rarement la limite de l’IRS, même lorsqu’ils ne sont pas parfaitement conformes, alors que les conducteurs qui parcourent moins de kilomètres peuvent le faire. Cette approche garantit que les paiements correspondent étroitement aux coûts réels des véhicules, mais elle s’accompagne d’obstacles administratifs supplémentaires. Notez toutefois qu’avec un partenaire de remboursement de véhicule, ces données peuvent également être exploitées dans les programmes TFCA. La différence est que vous devez toujours effectuer le test fiscal sur TFCA.
Cents par mile (CPM)
Un programme CPM paie aux employés un taux fixe en cents par mile pour leur kilométrage professionnel, généralement égal ou inférieur au taux de l’IRS. Si le taux ne dépasse pas ce seuil de l’IRS, il est automatiquement exonéré d’impôt sans contrôle supplémentaire. Cette simplicité est idéale pour les conducteurs « occasionnels » ou à temps partiel qui parcourent moins de 5 000 miles par an.
Le TFCA est-il fait pour vous ?
- Vos conducteurs ont un kilométrage variable
- Le TFCA est utile si certains employés parcourent un nombre modéré de kilomètres et souhaitent bénéficier d’une allocation constante, mais que vous ne souhaitez pas vous imposer une lourde charge administrative.
- Vous souhaitez des règles minimales
- Par rapport aux coûts de véhicule et aux kilométrages minimums du FAVR, le seul facteur de conformité important du TFCA est de réaliser le test fiscal.
- Vous appréciez la prévisibilité
- Avec le TFCA, vous pouvez bloquer un taux mensuel pour la budgétisation tout en permettant aux employés d’enregistrer le kilométrage réel pour couvrir les coûts variables.
- Vous êtes satisfait du taux standard de l’IRS
- Si vous souhaitez rembourser plus que le taux de l’IRS en franchise d’impôt, vous aurez besoin du FAVR. Sinon, le seuil unique du TFCA est facile à gérer.
Pour de nombreux employeurs, le TFCA est parfait pour les conducteurs moyens ou les cadres qui aiment une allocation stable mais qui ne parcourent qu’un nombre modéré de kilomètres chaque mois.
Conclusion
Une allocation automobile non imposable (TFCA), également connue sous le nom d’« allocation comptable 463 », vous offre un moyen simplifié, flexible et conforme aux exigences de l’IRS de rembourser les frais de déplacement professionnels de vos employés. Le test fiscal, qui consiste à comparer le remboursement total au taux kilométrique standard, vous permet de rester en dehors de l’impôt.
Comparé à d’autres programmes tels que le FAVR (très détaillé, idéal pour les conducteurs parcourant de nombreux kilomètres mais complexe) ou le CPM (uniquement basé sur le nombre de kilomètres parcourus), le TFCA offre un équilibre entre simplicité, prévisibilité et équité. Il réduit considérablement les pertes fiscales par rapport à une allocation imposable standard et permet de maintenir des exigences administratives légères.
Vous ne savez toujours pas quelle approche est la meilleure pour votre organisation ? Cardata peut vous aider à concevoir un plan qui correspond à la démographie de vos conducteurs, à vos objectifs de conformité et à votre budget, qu’il s’agisse d’une allocation de voiture exonérée d’impôt, d’une allocation de véhicule de fonction, d’un remboursement au kilomètre ou d’une solution mixte.
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