Qu’est-ce qu’un véhicule standard du programme ?

Qu'est-ce qu'un véhicule standard du programme ?

Un véhicule standard du programme est un véhicule que les entreprises considèrent raisonnable pour la conduite professionnelle. Il est utilisé sur les programmes de remboursement tels que le Taux Fixe et Variable (« FAVR »). Les remboursements sont basés sur les spécifications de la voiture standard du programme.

Brièvement, concernant les programmes de remboursement :

Ce qui distingue les programmes de remboursement des flottes de voitures de société est que, dans l’ancien système, les salariés fournissent et conduisent leur voiture personnelle pour le travail.

Ils sont remboursés pour les frais fixes (comme l’amortissement) et les dépenses variables (comme le carburant) qu’ils encourent lorsqu’ils conduisent leur propre voiture pour le travail. Les programmes de remboursement sont plus légers et plus agiles que les flottes ; et ils peuvent être exonérés d’impôt, ce qui les distingue des allocations de voiture traditionnelles.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des véhicules standards du programme ?

Un véhicule standard de programme est un moyen pour les entreprises de standardiser les remboursements. Si vous avez une population de conducteurs de cent, cinq cents ou mille conducteurs, il est physiquement impossible de rembourser chaque conducteur en fonction de sa voiture spécifique.

Chaque voiture a des coûts de carburant et de réparation, une assurance, des taux de dépréciation, etc. différents. Vous auriez besoin d’employer autant d’administrateurs que de conducteurs, calculant constamment les remboursements des conducteurs.

Pouvez-vous avoir plus d'une norme?

Lorsque les entreprises disposent de forces motrices importantes, elles sélectionnent plus d’un véhicule standard du programme, car leurs conducteurs ont souvent des besoins différents. La voiture dont un directeur de territoire a besoin pour effectuer un appel commercial dans le Kansas rural n’est pas la même que celle dont son collègue a besoin au centre-ville de Dallas.

Qu'est-ce que l'IRS a à voir avec les véhicules standard du programme ?

L’IRS autorise le paiement des remboursements en franchise d’impôt, car pour certains travailleurs, notamment les équipes de vente, il est nécessaire de conduire une voiture pour aller travailler. La réglementation de l’IRS reconnaît qu’il est raisonnable de rembourser les employés lorsqu’ils conduisent leur voiture personnelle pour le travail.

Chaque année, l’IRS fixe un nouveau plafond pour les PDSF remboursables des véhicules. Le plafond indique combien une voiture doit coûter pour être éligible aux remboursements hors taxes. En 2022, l’IRS permet à une voiture de coûter jusqu’à 56 100 $. (Ce chiffre a été mis à jour avec le nouveau taux de kilométrage standard 2022 de l’IRS.)

Je suis chauffeur. Dois-je acheter le véhicule standard du programme ?

Non, vous ne le faites pas.

Lorsqu’une entreprise lance un programme de remboursement de véhicule, elle peut sélectionner un véhicule standard du programme qui coûte n’importe quel montant jusqu’à 56 100 $. Cependant, les employés n’ont pas besoin d’acheter cette voiture exacte, ni même un véhicule qui coûte exactement ce montant.

La valeur réelle de la voiture d’un conducteur dépend du programme de remboursement de son employeur. Pour les conducteurs sur un programme FAVR, leur voiture doit coûter au moins 90% du véhicule standard du programme. Si le véhicule standard du programme d’une entreprise a un PDSF de 50 000 $, les employés doivent acheter des voitures qui coûtent au moins 40 000 $.

C’est la règle car les remboursements de véhicule sont destinés à couvrir le coût réel de la conduite. Ils ne sont bien sûr pas destinés à être utilisés comme bonus clandestins. Si, toutefois, vous bénéficiez d’une allocation de voiture hors taxe (TFCA), il n’est pas nécessaire que les voitures coûtent 90% de la norme. L’allocation de voiture hors taxe est un programme flexible qui comporte moins de mesures de conformité que le FAVR. Pour les entreprises dont les conducteurs ont des voitures plus anciennes et moins chères, ce programme est idéal.

Les gains d’efficacité fiscale d’un programme TFCA, tant pour les entreprises que pour les conducteurs, sont encore considérables, et les employés ne sont pas obligés d’acheter une voiture au-delà de leurs moyens.

Comment obtenir un véhicule standard du programme ?

La meilleure façon d’y parvenir est de sous-traiter votre programme de véhicule à un fournisseur de logiciels. Lorsque vous en recherchez un, assurez-vous que leur logiciel comprend une large sélection de véhicules standard du programme parmi lesquels choisir.

N’oubliez pas que vous pouvez avoir plusieurs normes sur un programme, pour répondre à différents besoins de conduite. Il existe de nombreuses autres raisons d’externaliser également votre programme de véhicules. Si vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels de remboursement de kilométrage, je vous recommande ces deux articles suivants :

Pourquoi les programmes de remboursement ont-ils besoin d’un logiciel cloud ?

Pourquoi une application de kilométrage est essentielle pour le programme de remboursement ?

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