Qu’est-ce qu’une allocation de voiture FAVR ?

Qu'est-ce qu'une allocation de voiture FAVR ?

Il n’y a pas moyen de contourner cela. Si vous utilisez un programme d’allocation automobile forfaitaire pour les remboursements, vous et vos employés perdez de l’argent. Les programmes d’allocations sont traités comme faisant partie du revenu de votre employé par l’IRS. Ainsi, ils sont soumis à une cotisation pour la masse salariale et l’impôt sur le revenu : mais vous – et votre portefeuille – le saviez déjà. Ce que vous ne savez peut-être pas ? Il existe des programmes alternatifs qui évitent complètement les déductions fiscales.

Le régime d’allocations à taux fixe et variable (FAVR) est un programme de remboursement conçu pour les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Mais voici le hic : c’est 100 % libre d’impôt, tant que vous et vos chauffeurs êtes conformes. Un plan de remboursement en franchise d’impôt comme celui-ci compense considérablement les frais de conduite. En fait, les entreprises constatent en moyenne une réduction des coûts de 30 % dans leurs programmes d’allocation de véhicule. FAVR offre d’autres grands avantages au-delà du saut des taxes. C’est très juste, très précis et avec le bon fournisseur, cela permettra d’économiser des heures de conduite et d’administration chaque semaine.

Pourquoi le FAVR est plus juste pour les employeurs et les employés que les programmes d'allocation automobile à taux forfaitaire

De nombreuses entreprises s’en tiennent à des plans d’allocations forfaitaires car ils sont faciles à mettre en place. C’est un point valable. FAVR est certainement plus difficile à mettre en place et nécessite généralement un fournisseur externe pour mettre en œuvre et maintenir le programme. Mais, FAVR est extrêmement juste pour les conducteurs et les employeurs. Malheureusement, ces régimes d’allocations à taux fixe à taille unique échouent souvent en matière d’équité.

Avec les remboursements, l’équité est vitale. Non seulement cela conduit à de meilleurs salaires et bénéfices, mais cela augmente la rétention des employés et attire de nouveaux talents. Les travailleurs talentueux ont plus d’options que jamais, il est donc essentiel d’offrir une rémunération attrayante.

Voyons exactement ce qui rend FAVR si équitable.

1. FAVR est spécifique à l'emplacement.

Le FAVR et les programmes d’allocations automobiles forfaitaires visent certainement à rembourser intégralement les employés, mais les programmes forfaitaires souffrent d’un angle mort qui entraîne des remboursements inexacts : par exemple, ses remboursements ne sont pas spécifiques à un lieu. Les États-Unis sont vastes et le coût de la conduite dans une région peut être très différent d’un autre. La région affecte non seulement les prix du gaz, mais aussi les assurances, les taux d’imposition et d’autres frais. L’allocation automobile forfaitaire n’est pas dotée de la flexibilité nécessaire pour faire face à ces différences de coût.

Pendant ce temps, FAVR est conçu pour rembourser les conducteurs aussi précisément que possible, et lorsqu’il s’agit de remboursements, l’exactitude et l’équité signifient effectivement la même chose. FAVR propose des tarifs spécifiques à l’emplacement, de sorte que le remboursement d’un conducteur dépendra en partie de la région dans laquelle il conduit. Cela garantit que les conducteurs vivant dans une région où les coûts de conduite sont faibles ne seront pas surpayés, tandis que les conducteurs vivant dans une région où les coûts de conduite sont élevés ne seront pas sous-payés. Idéal à la fois pour les conducteurs et les entreprises pour lesquelles ils travaillent.

2. FAVR base ses tarifs sur un véhicule standard de l'entreprise

On a rarement besoin d’une voiture de luxe pour faire son travail. Un véhicule abordable et économe en carburant conduira les conducteurs à leur destination aussi bien qu’une Ferrari. Alors pourquoi les employeurs devraient-ils payer la Ferrari de leurs employés, alors qu’une Kia pourrait aussi faire le travail ?

C’est là qu’interviennent les véhicules standard de l’entreprise. Dans le cadre du FAVR, les entreprises peuvent sélectionner des profils de véhicules standard, c’est-à-dire des voitures jugées adaptées au travail. Les remboursements des employés sont basés sur le véhicule standard, et non sur la voiture qu’ils possèdent. En normalisant les véhicules des employés, les entreprises sont protégées contre le remboursement de leurs chauffeurs pour des frais de véhicule inutilement élevés. Cela ne signifie pas que les conducteurs doivent acheter le véhicule standard. Ils peuvent conduire la voiture de leur choix, mais leur remboursement reflétera le véhicule standard de l’entreprise.

3. Les conducteurs sont protégés quel que soit leur kilométrage

Sous FAVR, les conducteurs n’ont pas à se soucier de parcourir des kilomètres supplémentaires pour couvrir leurs dépenses de voiture, ou de parcourir moins de kilomètres pour ne pas dépasser leur allocation. Ils sont protégés, peu importe combien ou combien ils conduisent.

Comment calculer les remboursements FAVR

Une allocation FAVR couvre les dépenses fixes et variables. Les dépenses fixes ne sont pas liées à la distance parcourue par une personne et ne changent pas beaucoup d’un mois à l’autre. Des exemples de dépenses fixes comprennent les frais d’immatriculation et d’immatriculation des véhicules, l’assurance automobile et l’amortissement. Les dépenses variables peuvent varier considérablement en fonction de l’utilisation qu’un conducteur fait de son véhicule pour le travail. Les dépenses comprennent le carburant, l’huile, les pneus et l’entretien.

Pour calculer une allocation FAVR, vous devrez déterminer respectivement la partie fixe du remboursement et la partie variable. Une fois que vous avez fait cela, additionnez les deux et vous devriez avoir une idée de ce qu’est l’allocation FAVR.

Comment calculer les remboursements forfaitaires :

Pour calculer la partie fixe d’une allocation, additionnez les dépenses fixes suivantes :

• Les frais de licence et d’enregistrement de l’État concerné
• La dépréciation du véhicule standard de l’entreprise
• Taxes foncières personnelles associées au véhicule standard
• Les tarifs d’assurance de l’État concerné pour le véhicule standard

Le montant total correspond au montant que les conducteurs recevront pour couvrir les dépenses fixes. Au lieu d’être payés en totalité pour toute l’année, les chauffeurs reçoivent une partie de ce qui leur est dû chaque mois. Pour calculer le remboursement mensuel, divisez le montant total par 12.

Comment calculer les remboursements variables :

Les remboursements variables changeront d’un mois à l’autre pour refléter le kilométrage total d’un conducteur et les prix de l’essence. Pour calculer la part variable d’une allocation, additionnez les dépenses suivantes du mois. Vous n’avez qu’à tenir compte des dépenses des jours où les employés conduisent pour le travail (c’est-à-dire du lundi au vendredi).

• Gaz
• Huile
• Entretien
• Pneus

Le montant total correspond au montant que les conducteurs recevront pour couvrir les dépenses variables du mois. Toutes ces dépenses sont calculées en fonction du code postal du conducteur concerné, de sorte que les conducteurs de Houston paient pour l’essence de Houston, LA pour l’essence de LA.

Pour en savoir plus sur le calcul des allocations FAVR et autres remboursements de kilométrage, visitez ce blog.

Comment le taux de kilométrage IRS affecte-t-il les taux de remboursement FAVR ?

Chaque année, l’IRS établit un taux de kilométrage standard pour les véhicules personnels conduits pour le travail. Dans le cadre de certains programmes, l’allocation automobile totale doit rester inférieure à ce taux, sinon le delta sera taxé. Mais sous FAVR, l’allocation totale peut dépasser le taux standard de l’IRS, tant que votre entreprise est conforme. C’est en partie pour cette raison que les mesures de conformité FAVR sont si complètes : cela permet de garantir que le remboursement que vos chauffeurs reçoivent est raisonnable.

Le FAVR est-il adapté à votre entreprise ?

Toutes les entreprises ne sont pas éligibles au FAVR. Pour être admissibles, votre entreprise et les véhicules personnels de votre conducteur doivent répondre aux critères suivants :

Besoins de l’entreprise:

• Votre entreprise doit avoir au moins 5 chauffeurs employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail.
• Vos chauffeurs doivent parcourir plus de 5 000 miles pour le travail par an.
• Le véhicule standard de votre entreprise doit coûter moins de 56 100 $.

Exigences relatives au véhicule du conducteur :

• Les véhicules personnels de vos chauffeurs ne peuvent pas avoir plus de 7 ans (ou moins si le cycle de rétention de votre entreprise est plus court).
• Les conducteurs doivent avoir acheté leur véhicule personnel pour au moins 90 % du coût standard du véhicule du programme.

Les entreprises qui bénéficieront le plus du FAVR sont celles qui ont des employés répartis dans plusieurs États, qui ont besoin de plus d’un véhicule commercial standard et qui ont des chauffeurs à kilométrage élevé.

Si vous souhaitez en savoir plus pour savoir si FAVR convient à votre entreprise, contactez-nous.

Avis de non-responsabilité : rien dans cet article de blog n’est un avis juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique.