Il se passe beaucoup de choses dans le monde de la gestion des parcs automobiles. L’époque où il fallait choisir entre un parc de véhicules et un programme de remboursement des véhicules (PRV) est révolue. De plus en plus d’entreprises adoptent une approche hybride qui mélange les deux stratégies, ce qui leur permet de bénéficier d’une plus grande flexibilité, d’une meilleure évolutivité, d’un meilleur rapport coût-efficacité et d’une plus grande durabilité. Cette stratégie mixte reconnaît qu’il n’y a pas de taille unique dans le monde des programmes de véhicules, et en combinant la flotte et le PRV, les entreprises peuvent mieux répondre aux besoins de leur main-d’œuvre mobile tout en contribuant à la réalisation de leurs objectifs organisationnels et de leurs indicateurs clés de performance (KPI).
Pourquoi l'approche hybride est-elle judicieuse ?
Historiquement, les entreprises ont dû faire un choix binaire : maintenir un parc de véhicules d’entreprise ou rembourser les employés pour l’utilisation de leurs véhicules personnels – l’un ou l’autre. Si chacune de ces solutions présente des avantages, elles ont aussi des limites. Les véhicules de flotte peuvent offrir une image de marque cohérente et un contrôle sur le type de véhicules utilisés, ce qui est utile pour les entreprises qui privilégient la notoriété de la marque, les initiatives de développement durable ou qui ont besoin de types de véhicules spécifiques, comme les véhicules électriques (VE) ou les véhicules hybrides rechargeables (VHR), etc.
D’autre part, un PRV offre une certaine flexibilité, permettant aux employés d’utiliser leurs véhicules personnels à des fins professionnelles et permettant aux entreprises de réaliser des économies potentielles, notamment grâce à la conformité fiscale, au remboursement du kilométrage et aux programmes de taux variables tels que FAVR (Fixed and Variable Rate – taux fixe et variable).
L’approche hybride permet aux entreprises de bénéficier du meilleur des deux mondes. Par exemple, une entreprise peut maintenir une flotte de VE pour réduire les émissions et bénéficier des remises disponibles, tout en offrant un PRV aux employés dont les fonctions ne nécessitent pas de voiture de fonction, mais qui doivent tout de même se déplacer fréquemment. Cette combinaison facilite l’adoption des PRV et maximise les incitations offertes par les programmes gouvernementaux, tant du point de vue de la réduction des coûts qu’en termes d’avantages pour les employés.
Relever les défis de la gestion de flotte
La gestion d’un parc automobile comporte son lot de défis, qu’il s’agisse d’acquérir la flotte de voitures (achat direct ou location), de s’assurer que les véhicules sont conformes aux dernières normes de sécurité et d’émission ou de gérer la dépréciation et la revente des véhicules. Dans des États comme la Californie, où la poussée écologique en faveur des véhicules propres et du développement durable est particulièrement forte, les propriétaires de parcs automobiles doivent également s’adapter à l’évolution des réglementations et des mesures d’incitation. [1]
En intégrant partiellement un PRV, les entreprises peuvent réduire la taille de leur flotte, ce qui permet de diminuer les frais généraux liés à la gestion de la flotte, sans pour autant compromettre les ressources nécessaires aux employés. Cette solution est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent électrifier leur flotte, mais qui ne sont pas en mesure de la faire évoluer. Une plus petite flotte de véhicules neufs et propres peut être conservée pour les fonctions essentielles, celles qui ne nécessitent pas de véhicule spécialisé, tandis que les autres employés sont remboursés pour l’utilisation de leur voiture personnelle, éventuellement moins respectueuse de l’environnement.
Le rôle de la technologie
L’adoption d’une approche hybride au travail est plus que jamais possible, grâce aux progrès des technologies et des logiciels de suivi du kilométrage et de gestion du parc automobile. Ces outils permettent aux entreprises de gérer facilement leur flotte et leurs PRV. Cela signifie qu’il est facile de comptabiliser les taux et les tranches de kilométrage, de suivre et de différencier l’utilisation professionnelle de l’utilisation personnelle, et d’optimiser les économies de coûts à la fois pour l’entreprise et pour les employés mobiles.
En outre, comme de plus en plus de véhicules sont connectés grâce à la technologie et aux serveurs en nuage, les données collectées peuvent être utilisées pour affiner l’utilisation de la flotte, prévoir les besoins de maintenance et optimiser davantage la rentabilité des véhicules de la flotte et des véhicules personnels remboursés.
Des solutions rentables et durables
L’un des principaux moteurs de l’approche hybride est la rentabilité. Les entreprises peuvent déployer stratégiquement les véhicules de la flotte là où ils sont le plus nécessaires, réduisant ainsi la taille globale de la flotte et tous les coûts associés tels que l’acquisition, l’entretien, l’assurance et la dépréciation. Parallèlement, le PRV peut constituer un moyen efficace et conforme aux règles fiscales de rembourser les employés, en particulier lorsqu’il est structuré en fonction des directives de l’IRS concernant les kilomètres parcourus à des fins professionnelles.
L’aspect de la durabilité est également en vogue. Les entreprises étant de plus en plus tenues responsables de leur empreinte carbone, le maintien d’une flotte de véhicules verts et propres tout en remboursant les employés pour l’utilisation de leur véhicule personnel peut permettre de trouver un équilibre entre les besoins de l’entreprise et les objectifs de développement durable. Par exemple, l’approche hybride permet aux entreprises de participer à des initiatives d’électrification et de réduire leur empreinte carbone sans avoir besoin d’une transition totale ou nulle, mais plutôt d’une transition progressive et partielle.
FAQ
Pouvons-nous encore offrir des voitures de société et un programme de remboursement ?
Absolument ! Une approche hybride vous permet d’adapter votre stratégie en matière de véhicules à des besoins divers et variés au sein de votre organisation. Elle est également plus facile à mettre en œuvre. Si vous commencez avec l’approche hybride, vous pouvez comparer l’efficacité de la flotte et du programme de remboursement des véhicules et déterminer lequel correspond le mieux aux indicateurs clés de performance de votre entreprise, en passant progressivement de l’un à l’autre.
Comment gérer les différentes implications fiscales ?
Utilisez la technologie pour suivre et différencier les kilomètres parcourus à des fins personnelles et professionnelles, afin de vous conformer aux règles de l’IRS et de maximiser l’exonération fiscale et les remboursements.
Cette approche convient-elle aux petites entreprises ?
Oui, les petites entreprises peuvent bénéficier de la flexibilité d’une approche hybride, car elle permet d’équilibrer les avantages d’une petite flotte et les économies d’un PRV. Toutefois, les PRV exploités par un fournisseur tiers sont généralement optimaux avec une main-d’œuvre mobile minimale de cinq conducteurs.
Conclusion
L’approche hybride des PRV et des flottes offre une stratégie équilibrée, flexible et avant-gardiste aux entreprises qui doivent faire face à la complexité de la gestion des flottes et de la mobilité des employés. En combinant les meilleurs éléments des deux mondes, les entreprises peuvent optimiser les économies, s’aligner sur les objectifs de développement durable et s’assurer qu’elles offrent des avantages compétitifs à leurs employés, tout en restant conformes à l’évolution de la réglementation et en tirant parti des incitations gouvernementales disponibles.
Il ne s’agit pas d’une décision de type « l’un ou l’autre ». Il s’agit de trouver le bon équilibre pour les besoins uniques de votre entreprise et, ce faisant, d’avancer vers un avenir plus rentable et plus durable.
Sources d'information
[1] https://ww2.arb.ca.gov/our-work/programs/clean-vehicle-rebate-project
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