Les applications de suivi du kilométrage permettent aux conducteurs d’économiser une semaine de travail par an

Comment les applications de suivi kilométrique font-elles gagner du temps aux conducteurs ?

Un traceur de kilométrage GPS est un moyen pour les commerciaux participant à des programmes de remboursement de justifier leur kilométrage professionnel. Il est très important de justifier du kilométrage professionnel car cela signifie que le remboursement d’un commercial peut être payé totalement hors taxes.

Il existe deux types d’allocations de voiture dans ce monde, imposables et non imposables. Les indemnités de voiture sont imposées lorsqu’elles ne sont pas justifiées en tant que dépenses professionnelles légitimes. Beaucoup peut être perdu à cause de la taxe sur les allocations de voiture – jusqu’à 30%, parfois plus selon votre état et les taxes locales.

L’IRS autorise cependant le paiement des allocations de voiture en franchise d’impôt. Ils exigent des employés qu’ils rendent compte de manière adéquate de leur kilométrage professionnel, afin de prouver que leurs dépenses déductibles ont effectivement été engagées dans le cadre de leurs activités.

Le logiciel de suivi du kilométrage est le moyen le plus simple de prouver ces franchises, sans exception. Nous reviendrons sur l’ancienne méthode de justification des frais kilométriques plus loin dans cet article, mais croyez-moi, c’est une nuisance.

Comment fonctionne le logiciel de suivi GPS ?

La géolocalisation GPS fonctionne en connectant trois éléments : des satellites GPS, des stations radar au sol et des récepteurs comme celui de votre téléphone. Il y a plus de 30 satellites GPS en orbite autour de la terre. Ils sont capables de localiser votre emplacement de manière très précise – “identifier” n’est pas une description trop généreuse de leur précision : les meilleurs récepteurs peuvent identifier votre position à quelques centimètres près.

Une fois qu’une application GPS connaît votre emplacement, il lui suffit de lire une série étroite de vos emplacements, de calculer un point de départ et d’arrêt pour votre voyage et de stocker ces informations pour examen. En d’autres termes, le suivi du kilométrage indique quand vous commencez à vous déplacer, quand vous arrêtez de bouger et jusqu’où vous êtes allé le long de l’itinéraire exact que vous avez emprunté.

Comment les données de suivi sont-elles utilisées dans le remboursement du kilométrage ?

Une fois les données recueillies, les commerciaux seront remboursés par kilomètre parcouru. La valeur exacte du remboursement dépendra de divers facteurs, mais tous les programmes de remboursement en franchise d’impôt ont un taux de remboursement par mile.

Le seul programme de véhicules commerciaux qui n’a pas de taux par mille est une allocation de voiture imposable, qui est juste une somme forfaitaire versée aux représentants commerciaux sur le terrain, peu importe où et combien ils conduisent.

Si vous êtes sur un programme Cents per Mile (“CPM”), vous serez remboursé au taux standard de l’IRS, qui est, en 2022, de 58,5 ¢ par mile. Ce programme est simple, mais présente des inconvénients majeurs, notamment un sous-remboursement des conducteurs à faible kilométrage et une grande inefficacité pour les conducteurs à kilométrage élevé.

Si vous êtes sur un programme à taux fixe et variable (“FAVR”), vous recevrez un remboursement fixe pour les dépenses fixes telles que l’amortissement et l’assurance, et un remboursement variable qui correspond directement aux miles que vous avez parcourus au cours d’un mois donné.

Un programme Tax-Free Car Allowance (« TFCA ») est une sorte de programme FAVR, il a donc les mêmes caractéristiques.

Alors, comment une application de suivi permet-elle aux conducteurs d'économiser une semaine de travail par an ?

En ne perdant pas leur temps sur l’enregistrement manuel du kilométrage !

L’IRS, comme je l’ai dit, exige que certaines informations soient recueillies afin de justifier les demandes de kilométrage. Les journaux de kilométrage manuels prennent du temps. Combien de temps? Eh bien, pour comprendre comment cela peut prendre autant de temps, jetez un œil à toutes les informations dont l’IRS a besoin de vous :

Oui, pour que votre remboursement soit justifié, l’IRS veut que vous notiez :

• La date du voyage d’affaires
• La destination
• Le but commercial du voyage
• Le kilométrage de départ
• La lecture finale du compteur kilométrique
• Le nombre total de kilomètres parcourus pendant le voyage
• Les dépenses engagées pendant le voyage
• La valeur desdites dépenses

Naturellement, il faut quelques minutes pour écrire ces choses. Vous pourriez dire, eh bien, il semble que cela prendrait quelques minutes pour écrire tout cela, mais comment cela pourrait-il prendre une semaine entière chaque année ?

Eh bien, il faut environ 3,2 minutes pour enregistrer toutes ces informations par trajet. Multipliez cela par les 3 appels professionnels que le vendeur moyen prend par jour pour un total de 9,6 minutes d’enregistrement de kilométrage par jour. Il y avait 250 jours de travail aux États-Unis en 2021. 9,6 minutes multipliées par 250 correspondent à 2 400 minutes par an, soit 40 heures. Et voilà : ces 3,2 minutes par trajet finissent par coûter aux conducteurs une semaine entière de travail, chaque année.

Rendons leur du temps !

Comment une application de suivi GPS peut-elle aider ?

Recueillir les bonnes informations.

Les applications de kilométrage éliminent entièrement le besoin de journalisation manuelle du kilométrage. La bonne application de suivi enregistrera toutes les informations que l’IRS juge nécessaires pour justifier un voyage d’affaires valide.

Il est extrêmement important que ces informations soient non seulement collectées mais également stockées. Notre application fonctionne en tandem avec notre service logiciel cloud afin de stocker correctement les informations. Ces informations ne sont pas seulement une police d’assurance contre d’éventuelles vérifications. C’est également une ressource précieuse pour les entreprises et les conducteurs pour les aider à comprendre leurs programmes et habitudes de conduite.

En étudiant les itinéraires qu’ils ont empruntés dans le passé, le conducteur peut apprendre des gains d’efficacité lors de ses visites chez les clients. Le “problème du voyageur de commerce” est un problème mathématique dans lequel vous devez déterminer l’itinéraire le plus court entre plusieurs points de destination. Peut-être que certains conducteurs à tendance mathématique apprécieraient, avec l’aide de leurs trajets stockés, l’optimisation des itinéraires pour découvrir des moyens plus rapides de rendre visite à une série de clients.

L’efficacité organisationnelle peut également être découverte grâce à l’analyse des données de localisation que Cardata met à la disposition des clients. Les programmes de véhicules commerciaux sont des entreprises complexes, et l’accès à l’analyse des ventes peut considérablement améliorer la logistique d’une entreprise. Une solution de suivi GPS n’est pas seulement fiscalement avantageuse, c’est un moyen de découvrir l’efficacité organisationnelle.

Réglez-le et oubliez-le.

Cardata Mobile, le tracker de kilométrage de Cardata, ne nécessite que quelques éléments à configurer avant de fonctionner entièrement par lui-même.

Outre la configuration des contrôles de l’application native, l’application doit simplement connaître votre adresse personnelle et votre adresse de bureau, afin qu’elle puisse exclure votre trajet de vos déplacements quotidiens.

En effet, l’IRS ne considère pas les déplacements comme une dépense professionnelle justifiée. Je suppose que l’IRS pense que vous pouvez simplement vivre au bureau !

Pourquoi ne puis-je pas simplement utiliser Google Maps ?

Vous pourriez être taxé si vous utilisez cette méthode. Google Maps ne stocke pas l’itinéraire réel que vous avez emprunté. Il fournit simplement des informations que vous pouvez utiliser pour planifier votre voyage, c’est-à-dire qu’il suggère le meilleur itinéraire du point A au point B. Étant donné que l’itinéraire réel que vous avez emprunté n’est pas stocké, l’IRS peut pas considérer cela comme une dépense justifiée.

Si vous utilisez Google Maps, vous devez ensuite copier et coller le lien vers votre itinéraire vers un autre emplacement de stockage, par exemple une feuille de calcul Excel. C’était en fait la méthode que j’utilisais quand j’étais chauffeur-livreur. Je sauvegarderais les liens vers toutes mes cartes sur une feuille de calcul et les soumettrais à mon patron pour remboursement. Ce système était légèrement plus efficace que la tenue d’un journal de kilométrage manuel, mais nécessitait toujours une quantité importante de travail de ma part par voyage. Je devrais générer un lien depuis Google Maps, le copier-coller dans mon document, décrire le voyage dans un autre champ et le soumettre. Je n’ai pas apprécié ce processus et j’aurais préféré utiliser une application de kilométrage si mon employeur m’en avait fourni une !

Et je me suis peut-être laissé par inadvertance ouvert à l’imposition. Si l’IRS avait regardé mon carnet de kilométrage, ils auraient été incapables de dire si j’avais réellement parcouru les kilomètres que j’avais dit avoir parcourus. J’ai eu de la chance et je n’ai pas été audité cette année-là, mais je ne conseille à personne de tenter le sort.

Confidentialité avec les trackers de kilométrage

Une application de kilométrage n’est pas un outil permettant aux employeurs de surveiller leurs employés. Les employeurs et l’IRS ont besoin de savoir quel kilométrage est parcouru à des fins commerciales, mais où un représentant des ventes va sur son propre temps, c’est à lui de décider.

Notre application dispose de deux fonctionnalités qui garantissent la confidentialité.

1. Cardata Mobile permet de classer les déplacements comme « personnels », auquel cas ces déplacements sont invisibles pour l’entreprise.
2. Les commerciaux peuvent définir un calendrier dans Cardata Mobile, en dehors duquel aucun kilométrage n’est enregistré. Ainsi, si vous effectuez votre première visite client à 9 h 00 et que vous vous arrêtez à 17 h 00, vous pouvez définir votre horaire pour qu’il commence et s’arrête à ces heures. Les trajets effectués entre 17h01 et 8h59 le lendemain matin ne seront pas enregistrés, même si le tracker est actif.

Conclusion

Vos chauffeurs peuvent littéralement économiser une semaine de travail par an simplement en installant et en utilisant une application comme Cardata Mobile. Des clients d’entreprise comme Coke et McDonald’s utilisent déjà Cardata pour alimenter leurs remboursements de véhicules hors taxes. Si vous souhaitez discuter de la mise en œuvre de cette solution conforme à l’IRS, planifiez une démonstration du logiciel. Nous sommes impatients de faire gagner du temps et de l’argent à votre équipe.

Réservez une démonstration du logiciel avec Cardata.