Quel Est Le Pourcentage De L’essence Dans Une Allocation De Véhicule De L’IRS?

Cet article décrit comment l’IRS considère les demandes d’essence dans le cadre d’un programme typique de remboursement de véhicule et quelles sont les implications fiscales pour les entreprises.

Introduction

Quel est le pourcentage d’essence d’une indemnité de véhicule approuvée par l’IRS? De nombreuses variables entrent en ligne de compte dans le montant que vous pouvez recevoir au titre d’une indemnité de véhicule. Le prix de l’essence n’est que l’une d’entre elles, même s’il pèse plus lourd que certaines autres variables. Dans cet article, nous examinerons quelques indemnités de voiture typiques approuvées par l’IRS et nous verrons s’il existe ou non des stipulations de l’IRS concernant la part d’une indemnité de voiture qui peut être consacrée à l’essence.

Allocations De Voiture De L'irs: Qu'est-Ce Que C'est?

Les indemnités pour frais de voiture sont toute forme de rémunération supplémentaire en lieu et place d’une voiture de société. L’exploitation d’une flotte de véhicules étant très coûteuse, de nombreuses entreprises choisissent d’économiser de l’argent en offrant à leurs employés une indemnité de voiture. Cela permet à l’employé de conduire son véhicule pour se rendre sur son lieu de travail et en revenir, plutôt que de conduire sa voiture jusqu’à un parking de l’entreprise et d’échanger son véhicule avec une voiture de fonction.

Qu'est-Ce Qui Rend Une Indemnité De Voiture Légitime Aux Yeux De L'IRS?

Toute indemnité de voiture est “légitime” aux yeux de l’IRS et sera soumise à l’impôt, sauf si des conditions particulières sont remplies. Elle est considérée comme un revenu à moins que vous (ou votre directeur) ne preniez le temps de concevoir une allocation de voiture qui réponde aux règles de l’IRS en matière de “programmes responsables”.

L’IRS offre aux propriétaires d’entreprises plusieurs options – telles que FAVR – pour tirer parti de leurs programmes d’allocations automobiles exonérées d’impôts. Cela permet aux entreprises d’économiser de l’argent en réduisant les coûts d’entretien de leur parc automobile, et aux employés de ne pas payer d’impôts supplémentaires sur leurs revenus ou de passer à une tranche d’imposition supérieure.

Étant donné que de nombreux programmes d’allocation de voiture considérés comme légitimes par l’IRS utilisent une formule simplifiée, cela réduit également le coût pour le gouvernement fédéral en diminuant la quantité de travail administratif pour l’IRS.

Quels Sont Les Facteurs Qui Déterminent Le Montant D'une Allocation De Voiture Typique?

Quelques facteurs influencent généralement le montant que l’IRS autorise pour les indemnités de voiture. Si l’on examine les données historiques (voici un article qui explique l’historique des changements de taux de l’IRS depuis 1994), on constate que le facteur le plus courant est le prix national du pétrole et du gaz. Toutefois, les indemnités pour frais de voiture FAVR permettent aux entreprises de s’adapter aux prix locaux du carburant.

Cela dépend également de la manière dont l’allocation pour frais de véhicule est gérée. Si vous distribuez la totalité du montant au début ou à la fin de l’année fiscale – ce que l’on appelle souvent une allocation forfaitaire – le montant que votre employé aurait dépensé en essence devra probablement être retenu aux fins de l’impôt.

À l’inverse, supposons que vous remplissiez les conditions de l’IRS pour bénéficier d’une indemnité de voiture exonérée d’impôt. Dans ce cas, vous pouvez demander à vos employés de suivre méticuleusement leurs dépenses et de vous renvoyer tous les reçus pour les achats d’essence accumulés au cours de l’année.

Quel Pourcentage De L'indemnité De Voiture Peut Être Consacré À L'essence?

La réponse à cette question dépend de la réponse à la question suivante: quel est le type de programme d’indemnités de déplacement que vous avez mis en place?

Nous allons passer en revue les quatre variantes les plus courantes et expliquer ce que l’IRS dit de chacune d’entre elles.

• Allocation de voiture forfaitaire. Vous (ou votre employé) pouvez dépenser autant d’argent que vous le souhaitez pour l’essence, mais c’est moins intéressant qu’il n’y paraît à première vue. La raison pour laquelle l’IRS n’impose aucune restriction sur l’essence dans le cas d’une allocation forfaitaire pour voiture est qu’il imposera de toute façon 100 % du montant.
• Cents per mile car allowance. Également connue sous le nom de taux standard de l’IRS, cette formule simplifiée est utilisée par de nombreuses entreprises américaines pour sa facilité d’utilisation. Contrairement à la croyance populaire, aucune partie de ce type d’indemnité de voiture n’est réservée à l’essence – le taux de cents par mile est conçu comme un taux de remplacement qui englobe tous les autres coûts liés à la conduite. Alors que le taux kilométrique standard de l’IRS est très étroitement lié au prix de l’essence, la formule remplace tous les coûts réels encourus pour les déplacements professionnels.
• Allocation de voiture FAVR (taux fixe et variable). L’allocation FAVR est la plus complexe sur le plan administratif de toutes les allocations pour frais de voiture reconnues par l’IRS. Cependant, parce qu’elle intègre des facteurs de coûts de conduite tels que le prix local du carburant et des paiements fixes pour la dépréciation du véhicule, c’est la méthode la plus représentative du coût réel de la conduite.
• Suivi des coûts réels. Il s’agit de la méthode d’allocation de voiture qui remboursera 100 % des frais d’essence de vos employés, car ils présenteront des reçus réels pour être remboursés.

Exigences Particulières Pour La Comptabilisation Des Prix De L'essence Dans Les Programmes Favr

Les indemnités kilométriques FAVR permettent aux employeurs d’économiser de l’argent, mais leur mise en œuvre nécessite un peu d’investissement. Tout d’abord, les entreprises ne sont éligibles aux programmes FAVR que si elles comptent au moins cinq employés inscrits, et chaque employé doit parcourir un minimum de 5 000 miles au cours de l’année. [1]

Ils doivent également conduire un véhicule dont la valeur est au moins égale à 90 % du prix “standard” du véhicule et paieront une taxe supplémentaire si la valeur de leur véhicule est supérieure à ce prix. Dans le cadre d’un programme FAVR, les employés se voient rembourser un montant fixe chaque mois et bénéficient ensuite d’un taux variable pour chaque kilomètre parcouru. Le taux variable du FAVR est différent du taux kilométrique standard de l’IRS, et l’IRS fixe le taux variable du FAVR chaque année.1

Dans Quelle Mesure Le Prix De L'essence Influe-T-Il Sur Mes Indemnités Kilométriques?

Le prix de l’essence se reflète dans le coût d’utilisation d’un véhicule personnel pour le travail, car chaque kilomètre parcouru représente une certaine quantité de carburant utilisée. Sans essence, le kilométrage total parcouru sera nul, après tout, de sorte que tout programme d’allocation de voiture qui offre une sorte de récompense basée sur le kilométrage tiendra automatiquement compte du prix de l’essence, même si c’est de manière indirecte.

Implications Fiscales

Il est essentiel de comprendre le type de programme d’allocation de voiture que vous administrez et les implications fiscales des différents programmes. Il est également essentiel que vos employés sachent ce qu’ils reçoivent, combien ils peuvent s’attendre à recevoir chaque mois et si une partie de l’indemnité de voiture sera retenue.

Conclusion

Étant donné que le prix de l’essence représente une part importante du coût total de la conduite, il a tendance à constituer une part importante des programmes d’allocation de voiture. Cela est d’autant plus vrai lorsque l’allocation de voiture offre une sorte de remboursement basé sur le kilométrage. Si vous souhaitez savoir exactement combien votre entreprise peut s’attendre à payer pour l’essence chaque année, contactez Cardata. Nous pouvons vous aider à calculer le montant que vous payez actuellement pour l’essence dans le cadre de votre programme de remboursement des employés et explorer des alternatives pour réduire votre charge fiscale.

Sources

[1] Rev. Proc. 2000-48 | Internal Revenue Service 

Clause de non-responsabilité: Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article: https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici: https://www.cardata.co/terms.