Dirigeants RH : votre équipe considère-t-elle les indemnités de voiture comme un revenu supplémentaire ?

Les employés traitent parfois les allocations de voiture comme un revenu supplémentaire. C’est souvent le cas pour les programmes d’allocation de voiture traditionnels. Il est difficile – lorsque vous recevez 600 dollars supplémentaires par mois avec votre chèque de paie – de faire la différence entre un revenu et une allocation de dépenses.

C’est une erreur compréhensible, mais avec des conséquences potentiellement graves. Posséder et exploiter un véhicule coûte cher. Lorsque les employés conduisent leur voiture personnelle pour le travail, ils mettent souvent beaucoup de kilométrage sur leurs véhicules. Plus de miles signifie plus de dépenses, et même lorsque les employeurs accordent aux employés des allocations de voiture pour couvrir tous les frais afférents, il est facile pour les employés d’être aveuglés par les dollars supplémentaires et de les dépenser pour des articles sans rapport.

Il est important que les responsables RH déploient des systèmes et une formation pour aider les employés à utiliser judicieusement leurs indemnités de voiture. Ce billet de blog est un excellent point de départ pour comprendre ladite composante éducation ; sous peu, je vais plonger dans le système que les RH peuvent déployer pour améliorer les résultats des employés en ce qui concerne les indemnités de voiture.

Lorsque les allocations sont épuisées, les moteurs s'arrêtent de fonctionner.

Si un employé dépense son allocation de voiture pour des choses autres que ses frais de véhicule, deux choses peuvent se produire.

La première est qu’ils n’ont peut-être pas l’argent disponible pour payer les frais de véhicule qui en découlent. Si une allocation de voiture a été dépensée ailleurs, mais qu’une pompe à carburant doit être remplacée, les fonds peuvent ne pas être disponibles pour la réparation. Cela pourrait très bien mettre la voiture hors service, entraînant une baisse importante de la productivité. Un employé pourrait se trouver dans la position malheureuse de devoir puiser dans ses économies pour payer la réparation ou simplement attendre que son prochain chèque de paie et son indemnité lui soient versés pour s’offrir la nouvelle pompe.

La seconde est que, même si la voiture d’un employé est entièrement fonctionnelle, une allocation dépensée pourrait décourager la conduite. Imaginez que vous épuisiez votre allocation automobile et que vous partiez ensuite pour 500 miles de conduite en une semaine. Cela pourrait coûter 100 $ en gaz seul, selon votre état. D’où viendra cet argent si ce n’est de l’allocation? Si un représentant est – comme il peut le voir dans cette situation – coincé pour payer la facture de ses appels commerciaux, il peut essayer de trouver des moyens de ne pas conduire. Peut-être qu’ils prendront des réunions importantes par téléphone plutôt qu’en personne, ce qui entraînera de moins bons résultats de vente.

Vous voulez que votre programme de véhicule soit neutre en termes de comportement ; pour ne pas inciter ni décourager la conduite. Malheureusement, sans les bons systèmes et l’éducation, un employé peut dépenser imprudemment son allocation, ne laissant rien pour ses dépenses de travail réelles.

Ce qu’il faut montrer aux employés, c’est que leur voiture est un outil qu’ils utilisent pour le travail. Les responsables RH peuvent les aider à parvenir à cette compréhension. La meilleure façon d’y parvenir est de formaliser votre programme d’allocation de voiture et de le reconcevoir comme un «programme de remboursement de véhicule».

Quelle est la différence entre un programme de remboursement de véhicule et une allocation de voiture ?

En effet, un programme de remboursement de véhicule est simplement une allocation automobile non imposable. Les allocations de voiture, lorsque les dépenses ne sont pas correctement documentées ou comptabilisées, sont imposées par l’IRS au taux d’imposition sur le revenu des particuliers de l’employé concerné. Un programme de remboursement de véhicule est un programme non imposable qui permet aux employés de conduire leur véhicule personnel pour le travail.

Les programmes de remboursement des véhicules sont également des outils que les responsables RH peuvent utiliser pour éduquer les employés sur les avantages de la possession d’un véhicule économique. Le bon programme de remboursement de véhicule encourage l’épargne parce que les conducteurs utilisent constamment leurs véhicules comme outils de travail. Un programme de véhicules intelligents comporte de nombreux points de contact où les conducteurs interagissent avec les dépenses liées aux véhicules.

Prenons, par exemple, un programme à taux fixe et variable (“FAVR”), dans lequel les conducteurs sont remboursés séparément pour les frais de conduite fixes (par exemple, l’assurance) et variables (par exemple, l’essence). Les employés doivent enregistrer leur kilométrage, soit avec un logiciel, soit avec des journaux de kilométrage papier, ce qui les oblige à réfléchir à la manière et à la fréquence d’utilisation de leurs véhicules. Ils doivent respecter certaines mesures de conformité pour rester sur le programme, comme conduire 5 000 miles par an. Ces interactions avec leur véhicule comme outil de travail renforcent l’idée qu’il s’agit d’un outil qu’ils utilisent pour le travail, et donc leur remboursement devrait être affecté spécifiquement à l’entretien de cet outil.

Nous constatons même que le changement de termes, de « indemnité » à « remboursement », peut être utile pour changer la façon dont les conducteurs envisagent leurs dépenses de véhicule. Une allocation ressemble à de l’argent que vous pouvez dépenser à votre guise; un remboursement ressemble à un remboursement d’argent que vous avez déjà dépensé pour des nécessités.

De plus, un programme de remboursement externalisé comme celui de Cardata comportera un paiement distinct et séparé du chèque de paie d’un employé, ce qui signifie que l’argent est perçu différemment par l’employé.

Ces changements de mentalité subtils mais importants peuvent conduire à une satisfaction des employés et à des résultats commerciaux beaucoup plus élevés.

Les programmes de véhicules intelligents enseignent aux employés comment comprendre leur allocation de voiture

L’externalisation d’un programme FAVR à une entreprise comme Cardata présente d’autres avantages, à savoir un logiciel, pour aider les employés à comprendre leurs dépenses de conduite.

Un programme de remboursement Cardata Fixed and Variable Rate (« FAVR ») est renforcé par une application de suivi du kilométrage et un tableau de bord en ligne où les employés peuvent voir plus en détail ce pour quoi ils sont remboursés. Ils disposent de données, d’informations sur les habitudes de conduite et les itinéraires, sur leurs remboursements adaptatifs à taux variable qui suivent les prix du carburant.

Avoir un programme structuré, riche en données, peut aider les conducteurs à compartimenter leurs dépenses de conduite.

La valeur de leur allocation est plus élevée avec FAVR

Outre la clarté et la compartimentation conférées par les programmes FAVR, il y a cet avantage supplémentaire : les programmes FAVR paient 30 % de plus que les indemnités de voiture forfaitaires, lorsque ces dernières ne sont pas imputables.

FAVR est un programme conforme à l’IRS qui permet aux conducteurs de recevoir leurs remboursements en franchise d’impôt. Ainsi, une fois que vous avez mis en place un programme FAVR, non seulement les conducteurs sont plus prudents dans leurs dépenses, mais ils ont également plus à dépenser. Une allocation forfaitaire de 700 $ pourrait être immédiatement transformée en un remboursement de 1 000 $.

Conclusion

Il est important de discuter de la responsabilité financière avec votre équipe. Les conducteurs doivent comprendre comment séparer les dépenses qu’ils encourent nécessairement dans l’exercice de leurs fonctions de leurs autres frais de subsistance.

Mais la mise en œuvre d’un programme de remboursement de véhicule robuste peut les aider à comprendre les dépenses de conduite, grâce à l’accès à des données sur leurs habitudes de conduite et les prix du carburant, par exemple.

De plus, si votre entreprise offre actuellement une allocation de voiture à taux forfaitaire, vous pouvez remettre 30 % immédiatement dans les poches de vos conducteurs en passant à un programme FAVR conforme à l’IRS.

‍