Dirigeants RH : différencier le kilométrage personnel et professionnel

Pourquoi les responsables RH doivent différencier le kilométrage personnel et professionnel

Il est important de différencier le kilométrage personnel et professionnel pour les entreprises dont les employés conduisent pour le travail. En tant que responsable des ressources humaines, vous êtes plus que probablement impliqué dans ce flux de travail, il est donc important que vous compreniez comment les conducteurs doivent séparer les kilomètres professionnels et personnels. Lorsque vous possédez une flotte de véhicules appartenant à vos employés, la différenciation des types de kilométrage aidera votre entreprise à économiser de l’argent, à rester conforme à l’IRS et à définir des attentes claires pour vos employés.

La meilleure façon de séparer les miles professionnels des miles personnels est de demander aux employés d’utiliser un outil de suivi du kilométrage qui catégorise les deux types de kilométrage. Mais vous devez également avoir une politique de conduite claire et éduquer les employés sur ce qui compte comme kilométrage professionnel. Cet article est un excellent point de départ pour en savoir plus sur les trackers de kilométrage et les politiques de conduite !

Lorsque vous séparez correctement les miles professionnels et personnels et que vous mettez en œuvre un programme de véhicules intelligents (comme un taux fixe et un taux variable), la conduite professionnelle peut être exempte d’impôt. Cela pourrait finir par faire économiser 30 % ou plus à votre entreprise et à vos employés, par rapport aux programmes d’allocations traditionnels.

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les flottes appartenant aux employés, c’est-à-dire les programmes de véhicules dans lesquels les employés possèdent et utilisent des véhicules pour le travail, et leur employeur les rembourse. C’est le domaine d’expertise de Cardata.

Commençons par considérer ce qui compte comme kilométrage professionnel.

Qu'est-ce qui compte comme kilométrage professionnel ?

Le kilométrage professionnel est tout déplacement effectué par un représentant d’une entreprise dans le cadre d’un travail officiel. Deux exemples sont les suivants :

1. Jamie passe un appel commercial : il parcourt 8 km de son bureau au port de Houston. Il rencontre un client, puis retourne au bureau. Jamie a parcouru 10 miles d’affaires.
2. Alex fait un voyage de marchandisage : elle conduit 8 miles de l’entrepôt au Walmart dans le New Jersey. Elle et son équipe installent un nouveau présentoir de leur produit, puis retournent à l’entrepôt. Alex a conduit 16 milles d’affaires.

Dans ces exemples, Alex et Jamie étaient en voyage de travail officiel. Mais que se passe-t-il si Jamie a un appel commercial dans une ville voisine ?

3. Jamie doit faire un voyage d’une nuit à Dallas pour rencontrer un client important. Il conduit 250 miles après sa journée de travail normale jusqu’à Dallas et s’enregistre à son hôtel. Il rencontre le client le lendemain matin, puis passe l’après-midi à faire du tourisme et à sortir avec un ami à Dallas. Ce soir-là, après le travail, ils retournent à Houston. Jamie a parcouru 500 miles d’affaires.

Même si Jamie conduisait après le travail et passait du temps libre à Dallas, parce que son voyage à Dallas était pour affaires, c’est du kilométrage professionnel. Tout déplacement qu’un employé n’aurait pas effectué si son entreprise ne l’avait pas exigé compte.

Est-ce que le trajet domicile-travail compte comme un kilométrage professionnel ?

Les trajets domicile-travail ne comptent pas comme kilométrage professionnel. Même lorsqu’une entreprise exige qu’un employé fournisse et conduise son véhicule personnel pour le travail, le paiement du trajet reste la responsabilité de l’employé. Il s’agit d’une politique fiscale de longue date aux États-Unis et au Canada.

Il est donc important de séparer les trajets domicile-travail du kilométrage professionnel réel. Recherchez des applications de suivi du kilométrage qui le font automatiquement. Ou, si vous êtes toujours sur un système de journal de kilométrage papier, assurez-vous que vos chauffeurs comprennent les règles à ce sujet.

Comment rembourser les déplacements professionnels des salariés ?

Nous recommandons des programmes de remboursement des véhicules pour rembourser les employés pour les déplacements professionnels. Il existe trois principaux programmes de remboursement des véhicules. Tous sont préférables aux flottes appartenant à l’entreprise et aux allocations automobiles imposables, car ils sont moins coûteux et comportent moins de risques que ces systèmes obsolètes. Ils sont:

1. Taux fixe et variable (« FAVR »)
2. Allocation de voiture hors taxe (“TFCA”)
3. Cents par mille (“CPM”)

Chacun de ces programmes permet aux employés de fournir et de conduire leur véhicule personnel pour le travail.

Les programmes CPM sont les plus simples, mais ils ont quelques inconvénients. Dans le cadre d’un programme CPM, vous versez à vos employés un taux de remboursement variable en fonction des kilomètres professionnels qu’ils parcourent. Un remboursement CPM est exonéré d’impôt jusqu’au taux standard IRS inclus qui, au moment de la rédaction, est de 62,5 ¢ par mile.

Les programmes à taux fixe et variable ont un taux variable par mile comme les programmes CPM, mais ils ont également un taux fixe qui rembourse aux conducteurs les coûts de possession. Les programmes FAVR sont considérés comme meilleurs que les programmes CPM car un programme CPM ne gère pas bien les coûts de propriété : si vous demandez à un employé de posséder et d’utiliser un véhicule pour le travail, mais qu’il ne parcourt que 100 miles par mois, son remboursement ne serait que de 62,50 $. pas assez pour couvrir même l’assurance, sans parler de la dépréciation. Avec un programme FAVR, cependant, s’ils avaient un mois de conduite particulièrement léger, ils recevraient quand même leur remboursement fixe de, par exemple, 600 $.

De plus, les programmes CPM paient un taux unique, quel que soit le territoire couvert par les employés. Les programmes FAVR, cependant, paient des remboursements régionaux basés sur les codes postaux du domicile des employés.

Une allocation de voiture hors taxe a la même structure qu’un programme FAVR – un remboursement fixe et un remboursement variable – mais a moins de mesures de conformité que le FAVR. TFCA est idéal pour les entreprises qui souhaitent bénéficier des avantages fiscaux d’un programme FAVR, mais aucune des mesures de conformité.

Tous ces programmes sont exonérés d’impôt et beaucoup plus efficaces que les allocations de flotte ou de voiture imposables. C’est pourquoi nous recommandons les programmes de remboursement des véhicules comme le meilleur moyen de rembourser les chauffeurs pour la conduite professionnelle.

Une chose que tous ces programmes ont en commun est que les conducteurs doivent suivre leur kilométrage afin d’être remboursés et, dans certains cas, rester conformes aux réglementations de l’IRS. La meilleure façon de suivre le kilométrage est d’utiliser une application de suivi du kilométrage.

Comment les employés peuvent-ils suivre le kilométrage professionnel ?

La meilleure façon de suivre le kilométrage est d’utiliser une application de kilométrage, et si la séparation des miles professionnels et personnels est un problème pour votre entreprise, un tracker de kilométrage peut certainement vous aider.

L’ancienne méthode de suivi du kilométrage consistait à utiliser des registres de kilométrage papier manuels. Les journaux de kilométrage papier prennent du temps et sont sujets aux erreurs. De plus, il n’y a pas de moyen facile de séparer les déplacements professionnels et personnels sur un journal de kilométrage une fois les données écrites.

Les applications de suivi du kilométrage utilisent la technologie GPS pour capturer tous les kilométrages parcourus par les employés dans leur voiture. Ce sont des outils simples mais puissants qui fonctionnent sur les téléphones portables des employés pendant qu’ils conduisent pour se rendre au travail. Ils capturent toutes les données dont l’IRS a besoin pour garantir que le kilométrage est conforme.

De plus, une application de kilométrage permet aux employés d’accéder à leurs données de conduite, ce qui peut les aider à comprendre leurs habitudes de conduite et leurs dépenses. Les administrateurs du programme ont également accès aux données, ce qui peut les aider à prendre des décisions éclairées concernant le programme de conduite de leur entreprise.

Une caractéristique que vous devez absolument rechercher lorsque vous décidez quelle application de kilométrage utiliser dans votre entreprise est la possibilité de faire la distinction entre les voyages professionnels et personnels.

Comment les trackers de kilométrage séparent-ils le kilométrage professionnel des déplacements personnels ?

Il y a plusieurs façons de le faire.

1. Permettre aux chauffeurs de classer leurs trajets

Les applications de suivi du kilométrage devraient permettre aux conducteurs de classer leurs trajets comme personnels ou professionnels. Cette fonctionnalité est nécessaire car les conducteurs effectueront naturellement parfois des déplacements personnels pendant les heures ouvrables. Cela signifie que votre tracker de kilométrage capturera le kilométrage personnel qu’ils ont parcouru.

Laisser les conducteurs classer leurs trajets comme personnels est donc indispensable pour deux raisons : les employés méritent la confidentialité et le kilométrage doit être exclu du décompte des remboursements.

Les employés devraient bien sûr être les bienvenus pour faire le trajet personnel occasionnel, et lorsqu’ils le font, ils s’attendent naturellement à ce que leur employeur ne puisse pas voir où ils sont allés. Cela, penseraient beaucoup, envahirait leur vie privée. Heureusement, les meilleurs trackers de kilométrage permettent aux employés de classer leurs trajets afin que les miles personnels restent confidentiels.

Et comme seuls les voyages d’affaires légitimes sont éligibles à un remboursement hors taxe, les voyages personnels doivent être facilement triés des voyages d’affaires, afin qu’ils ne soient pas inclus dans le décompte officiel des remboursements.

Notez que vous devez également être en mesure de classer les voyages comme voyages d’affaires s’ils ont été accidentellement marqués comme « personnels ».

2. Fixation des heures de travail

La définition des heures de travail permet aux conducteurs d’exclure les trajets domicile-travail de leurs déplacements professionnels. Les trajets domicile-travail ne sont pas éligibles au remboursement hors taxes, cette fonctionnalité est donc nécessaire dans les trackers de kilométrage. Les trajets domicile-travail sont considérés comme des déplacements personnels, il est donc important que les conducteurs définissent leur calendrier de suivi du kilométrage pour exclure les heures auxquelles ils se déplacent normalement.

Si un trajet domicile-travail se faufile, vous avez toujours la caractéristique n° 1 – la classification des trajets personnels – pour servir de filet de sécurité.

3. Définition des adresses du domicile et du bureau

La fonctionnalité complémentaire #2 est la suivante : stocker en toute sécurité les adresses du domicile et du bureau des employés. Normalement, un trajet de votre domicile à votre bureau est un trajet, il est donc essentiel de classer automatiquement un trajet entre ces deux points comme personnel.

Confidentialité : Toutes les applications de suivi du kilométrage ont-elles des fonctionnalités de trajets personnels ?

Nous ne pouvons pas parler pour tous les trackers de kilométrage, mais le tracker de kilométrage de Cardata dispose d’outils simples et puissants pour séparer les voyages professionnels et personnels. Le suivi de kilométrage mobile de Cardata comprend toutes les fonctionnalités décrites ci-dessus. De plus, il a été classé parmi les 50 meilleurs produits comptables et financiers par G2.

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