Remboursement des frais kilométriques en Floride

La Floride est connue pour ses 237 jours de soleil par an, ses oranges et son économie touristique dynamique qui s’articule en partie autour d’un parc d’attractions habité par une certaine mascotte aux oreilles de souris.

Une économie centrée sur le tourisme signifie qu’il y a beaucoup de gens qui ont envie de manger, de boire et de faire quelque chose, ce qui signifie que les produits doivent être livrés et que la logistique doit être organisée, et c’est probablement en partie la raison pour laquelle vous lisez cet article aujourd’hui.

Si vous gérez une équipe de conducteurs utilisant leurs véhicules personnels pour le travail, nous avons exposé tout ce que vous devez savoir sur le taux de remboursement des frais kilométriques de la Floride pour 2023.

La bonne nouvelle pour les gestionnaires de remboursement du Sunshine State est que la Floride n’est pas connue pour ses règles restrictives concernant les taux de remboursement des frais kilométriques ; en fait, ils laissent plutôt les entreprises et les Fédéraux s’en charger, ce qui vous laisse une grande flexibilité dans la façon dont vous indemnisez vos employés. 

Quel sera le taux de remboursement des frais kilométriques en Floride en 2023 ?

La Floride n’a pas fixé de taux officiel de remboursement des frais kilométriques en 2023. Cela correspond au précédent des années précédentes. Si ce précédent est modifié, vous pouvez vérifier ici s’ils ont annoncé un taux de remboursement des frais kilométriques de l’État, mais au moment où nous écrivons ces lignes en 2023, c’est comme d’habitude.

Notez ces deux[1] sources[2] avec des taux kilométriques spécifiques ici, et un exemple du type de dossiers kilométriques que l’Office of the State Court’s Administrator de Floride demande à ses employés de tenir.

Il s’agit toutefois de lignes directrices destinées aux employés de l’Office des tribunaux de l’État de Floride. Les exigences ne s’appliquent pas à toutes les personnes travaillant dans l’État, et en fait, elles ne s’appliquent qu’aux employés de l’Office of the State Court Administrator.

Par conséquent, la chose la plus importante que vous devez savoir est que nous pouvons utiliser le taux standard de remboursement des frais kilométriques de l’Internal Revenue Service à la place – ou un programme de remboursement des frais de véhicule tel que FAVR ou Accountable Allowance.

Il s’agit d’un taux maximal facultatif et, si vous respectez les lignes directrices, ce taux est également exonéré d’impôt, ce qui signifie qu’aucun impôt sur les salaires ou sur le revenu n’est déduit du remboursement des frais kilométriques. 

En s’en tenant au taux fédéral de remboursement des frais kilométriques de 65,5 cents par kilomètre pour un usage professionnel, votre organisation et vos employés ne risquent pas d’être frappés par une facture fiscale supplémentaire la prochaine fois que vous ferez votre déclaration.

Notez que le fait que la Floride n’ait pas de taux spécifique de remboursement des frais kilométriques ne signifie pas que les institutions publiques telles que l’Université de Floride n’ont pas leur propre taux de remboursement spécifique pour les employés.

Tout remboursement de frais kilométriques supérieur à 65,5 cents par mile sera imposé comme s’il s’agissait d’un revenu (à moins que vous ne participiez à un programme de remboursement alternatif tel qu’un programme FAVR). Si vous remboursez avec une indemnité supérieure au taux standard, il est important de respecter les lignes directrices décrites dans la publication 463[3] de l’IRS si vous voulez maximiser le rendement de votre entreprise et éviter à vos employés une surprise désagréable en mars prochain. Si vous vous demandez comment organiser votre programme de remboursement pour qu’il soit le moins imposable possible, appelez-nous et un expert se fera un plaisir de vous aider.

Taux moyen de remboursement des frais kilométriques en Floride

La Floride est à la fois une grande productrice de denrées alimentaires et un État méridional proche du golfe du Mexique, où se déroule la majeure partie de la production et du raffinage des combustibles fossiles aux États-Unis.

Cela explique peut-être en partie pourquoi le taux moyen de remboursement des frais kilométriques par habitant en Floride est inférieur à la moyenne nationale de 600 dollars.

L’essence est abondante ici, et comme le prix du carburant pour le transport joue un rôle important dans le prix de presque tout, il est logique que le taux moyen de remboursement des frais kilométriques soit un peu moins élevé que celui de l’État de New York, par exemple.

Il s’avère que l’essence n’est pas la seule à être moins chère dans le “Sunshine State”. Selon cette source, le coût de la vie en Floride n’est que le 32e plus élevé du pays pour 2023[4]. [4]

Combien les citoyens de Floride ont-ils dépensé pour le transport en 2023 ?

Tout d’abord, plus vous avez d’enfants, plus cela coûte cher, c’est pourquoi ces sources incluent des tableaux qui désignent le nombre de personnes par famille. Les dépenses annuelles de transport peuvent ne coûter qu’environ 5 000 dollars pour une personne seule, mais jusqu’à 15 000 dollars pour une famille avec plusieurs enfants.

Ce chiffre a été produit par MERIC afin de calculer le coût d’un salaire de subsistance pour le Floridien moyen. Il s’agit du revenu moyen de base, avant toute prise en compte d’éléments supplémentaires tels qu’une indemnité kilométrique, ou avant le paiement de l’impôt sur le revenu de l’État.

Et avec un peu de chance, sans impôt supplémentaire sur le revenu parce que le programme de remboursement des frais kilométriques de votre employé n’a pas respecté les directives fédérales. La situation n’est pas plus avantageuse.

Heureusement, avec un programme de remboursement des frais kilométriques, les frais de déplacement professionnel des employés sont couverts et comptabilisés, de sorte qu’ils n’ont pas à se préoccuper de leur transport professionnel.

La législation fiscale de Floride sur le remboursement des frais kilométriques

Le corps législatif de l’État de Floride n’a adopté aucune loi fiscale concernant le remboursement des frais kilométriques, et le ministère des Finances de l’État de Floride n’a émis aucune déclaration publique sur la politique de remboursement des frais kilométriques dans l’État.

En l’absence d’informations contraires, nous nous en remettons à la réglementation fédérale en la matière, que vous pouvez consulter ici[5], si vous le souhaitez.

Une bonne règle à garder à l’esprit est que tout montant dépassant le taux fédéral de remboursement des frais kilométriques fixé par l’Internal Revenue Service est susceptible d’être imposable.

Législation du travail sur le remboursement des frais kilométriques en Floride

À moins que le Department of Financial Services de l’État[6], qui supervise le programme d’indemnisation des accidents du travail en Floride, ne vous ait accordé un règlement, il n’y a rien de spécifique dans la législation du travail de Floride concernant le remboursement des frais kilométriques.

En clair, vous n’avez pas besoin d’offrir à vos employés un programme de remboursement des frais kilométriques. Il s’agit simplement d’un geste de considération si vos chauffeurs utilisent leur véhicule personnel pour travailler pour vous, et c’est quelque chose que vos concurrents offrent déjà.

En langage plus diplomatique, puisque le droit du travail de l’État de Floride ne fournit pas de lignes directrices sur le taux de remboursement des frais kilométriques à utiliser dans les contrats de travail, vous êtes donc libre de concevoir votre programme de remboursement des frais kilométriques comme vous l’entendez.

Conclusion

Le taux fédéral de remboursement des frais kilométriques proposé par l’IRS pouvant être mis à jour deux fois par an, il est préférable de se tenir informé de tout changement afin de ne pas être frappé par une pénalité fiscale inattendue.

Le blog de Cardata ajoute de nouveaux articles presque toutes les semaines de l’année, et comme nous sommes vraiment passionnés par les véhicules, la conduite et les impôts, nous nous tenons au courant de la littérature pour que vous n’ayez pas à le faire.

Peut-être n’êtes-vous pas intéressé par les détails de toutes les pièces mobiles complexes qui entrent en jeu dans la conception et la mise en place d’un programme de remboursement des frais kilométriques pour les employés de votre entreprise.

Peut-être pourriez-vous déléguer cette tâche à une entreprise passionnée par ce sujet. Nous allons humblement proposer nos noms : notre page de témoignages est pleine d’entreprises que nous avons aidées, que ce soit en concevant un programme FAVR ou une autre structure de rémunération.

Vous en reconnaîtrez peut-être même quelques-unes.

Sans vouloir nous vanter, nous avons également créé l’une des applications de suivi du kilométrage les plus élégantes qui soient, ainsi que des solutions vraiment astucieuses pour le suivi des voyages d’affaires, y compris le stockage dans le nuage. Vous savez, puisque nous parlons de ce sujet.

Clause de non-responsabilité : Ce billet ne constitue en rien un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient d’ordre professionnel ou personnel. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour connaître les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.

[1] https://www.circuit5.org/wp-content/uploads/2017/10/state-guide-travel-exp.pdf

[2] https://www.flcourts.gov/content/download/219316/file/ReimbursementVoucher.pdf

[3] https://www.irs.gov/forms-pubs/about-publication-463

[4] https://www.sofi.com/cost-of-living-in-florida/

[5] https://www.irs.gov/taxtopics/tc206

[6] https://www.laborlawcenter.com/education-center/florida-mileage-reinbursement/