Voiture de fonction ou remboursement : Lequel choisir ?

Fleet Mileage Reimbursement

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Introduction

En matière de voyages d’affaires, les entreprises ont deux choix principaux : mettre à disposition une voiture de fonction ou rembourser les employés qui utilisent leur propre véhicule. Les deux options présentent des avantages et des inconvénients, et la meilleure solution dépend de facteurs tels que le coût, les avantages fiscaux et l’efficacité opérationnelle. Dans ce blog, nous analyserons les coûts réels, les implications fiscales et les avantages de chaque approche afin de vous aider à décider ce qui convient le mieux à votre entreprise.

Arguments en faveur des voitures de société

Dans le cadre d’un programme de voitures de société, les entreprises achètent ou louent des véhicules appartenant à la société pour l’usage des employés. De nombreuses entreprises choisissent cette option parce qu’elle offre une forte visibilité de la marque et un contrôle sur les actifs de l’entreprise. Les véhicules de la flotte font office de publicité mobile, affichant le logo de l’entreprise et garantissant une présence uniforme sur la route. En outre, les entreprises qui fournissent des véhicules de société peuvent maintenir des normes de sécurité et de conformité, ce qui signifie que les employés conduisent des véhicules neufs qui répondent aux spécifications de l’organisation.

Un autre avantage de proposer un véhicule fourni par l’entreprise est la prévisibilité des coûts. Les entreprises qui mettent en œuvre un programme de flotte bien géré bénéficient de dépenses stables liées aux coûts d’entretien, à l’assurance et au carburant. Cette cohérence permet d’améliorer la budgétisation et la planification financière. En outre, les entreprises peuvent bénéficier d’avantages fiscaux, tels que des déductions pour amortissement et des déductions pour des dépenses telles que le carburant et l’entretien. Du point de vue de l’employé, l’accès à une voiture de société est un avantage précieux puisqu’il supprime la charge financière liée à l’achat et à l’entretien d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.

Cependant, la possession d’un parc automobile d’entreprise présente certains inconvénients. L’acquisition et l’entretien des véhicules d’un parc nécessitent un investissement financier important, surtout lorsqu’il s’agit d’acheter des véhicules neufs. Les entreprises assument également l’entière responsabilité de la responsabilité, des réparations et de l’assurance, ce qui peut s’avérer coûteux. Une autre préoccupation est le risque de sous-utilisation, les véhicules pouvant rester inutilisés pendant les périodes de faible activité de l’entreprise, ce qui entraîne un gaspillage des ressources.

Arguments en faveur des programmes de remboursement des véhicules

Un programme de remboursement transfère la responsabilité de la propriété et de l’entretien des véhicules aux employés mobiles. Au lieu de fournir des véhicules loués ou appartenant à l’entreprise, les entreprises indemnisent les travailleurs pour l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Cette compensation peut être structurée sous la forme d’une allocation forfaitaire, d’un remboursement en cents par kilomètre ou d’un système FAVR (Fixed and Variable Rate) plus dynamique.

L’un des principaux avantages d’un programme de remboursement des frais de véhicule est la réduction des coûts initiaux. Les entreprises n’ont pas besoin d’acheter ou de louer des véhicules de société, ce qui réduit considérablement les investissements. En outre, les programmes de remboursement de véhicules offrent une plus grande flexibilité et une meilleure évolutivité, ce qui les rend idéaux pour les petites entreprises ou les organisations dont les besoins en matière de voyages d’affaires fluctuent. Contrairement à une flotte d’entreprise, une politique de remboursement élimine le fardeau de l’entretien et de l’assurance de plusieurs véhicules. Ce sont les employés qui assument cette responsabilité, ce qui réduit la responsabilité globale de l’entreprise.

Le taux kilométrique de l’IRS confère un avantage financier supplémentaire aux entreprises qui optent pour le remboursement des frais kilométriques. Le taux kilométrique standard de l’IRS pour 2025 est de 0,70 $ par kilomètre, ce qui permet aux employés d’être remboursés en franchise d’impôt tout en veillant à ce que les entreprises restent en conformité avec les lois fiscales. Le remboursement est donc une solution rentable, en particulier pour les entreprises qui ne demandent pas à leurs employés de voyager fréquemment.

Toutefois, les programmes de remboursement ne sont pas sans poser de problèmes. Certains employés peuvent hésiter à utiliser leur voiture personnelle pour le travail, même en cas de remboursement des frais kilométriques. Les entreprises doivent également veiller à la précision de la tenue des registres, en demandant souvent aux employés d’utiliser une application de suivi des kilomètres ou de tenir un registre des kilomètres parcourus. En outre, les entreprises dont les employés parcourent beaucoup de kilomètres peuvent constater que les coûts de remboursement des frais kilométriques s’accumulent rapidement, dépassant potentiellement les dépenses liées au maintien d’un programme de voitures de société.

Aperçu des coûts : Parc automobile de l'entreprise ou remboursement des frais kilométriques

Pour déterminer si un parc automobile d’entreprise ou un programme de remboursement des frais de véhicule est la meilleure décision financière, il faut comparer les coûts. Les entreprises qui optent pour des véhicules appartenant à l’entreprise doivent tenir compte de dépenses telles que l’achat ou la location, l’assurance, le carburant et l’entretien. La location ou le financement d’un nouveau véhicule coûte généralement entre 500 et 800 dollars par mois, tandis que les primes d’assurance varient entre 100 et 200 dollars par véhicule. Les coûts supplémentaires comprennent les frais d’entretien, qui peuvent varier mais se situent généralement entre 75 et 150 dollars par mois, et les frais de carburant, qui peuvent être stabilisés à l’aide d’une carte de carburant.

Pour les entreprises qui optent pour des programmes de remboursement de véhicules, les dépenses sont basées sur le kilométrage de l’employé et les directives du taux kilométrique de l’IRS. Au taux de 0,67 $ par mile en 2024, un employé parcourant 1 500 miles par mois aurait reçu un remboursement de 1 000 $. Les entreprises peuvent également mettre en œuvre des programmes FAVR, qui ajustent les coûts variables en fonction de l’emplacement de l’employé et du kilométrage professionnel, ou offrir une allocation mensuelle dans le cadre d’un programme d’allocation de voiture.

Pour les entreprises dont les employés conduisent fréquemment pour le travail, les véhicules de société peuvent être l’option la plus rentable. En revanche, pour les entreprises dont les déplacements professionnels sont occasionnels, une politique de remboursement peut s’avérer plus viable sur le plan financier.

Éléments à prendre en considération

Pour choisir entre un programme de véhicules de société et un programme de remboursement, les entreprises doivent tenir compte de facteurs clés tels que la taille de l’entreprise, la fréquence des déplacements et les implications fiscales. Les grandes entreprises dont les conducteurs parcourent beaucoup de kilomètres peuvent avoir intérêt à investir dans une technologie de gestion de flotte, qui permet d’optimiser l’efficacité et de réduire les dépenses. En revanche, les petites entreprises qui n’ont besoin qu’occasionnellement de remboursements de frais kilométriques peuvent préférer la souplesse des programmes de remboursement de véhicules.

Les considérations fiscales jouent également un rôle important dans cette décision. Le taux de kilométrage de l’IRS permet des déductions pour l’utilisation professionnelle, mais les entreprises doivent s’assurer que les employés n’utilisent pas les véhicules de l’entreprise à des fins personnelles, car cela pourrait entraîner des pénalités fiscales. En outre, les entreprises qui visent des objectifs de développement durable devraient envisager des solutions de gestion de flotte qui incluent des véhicules électriques, ce qui les aide à s’aligner sur les normes environnementales modernes.

Faire le bon choix pour votre entreprise

Le choix entre les voitures de société et les programmes de remboursement dépend des besoins et des objectifs financiers de votre entreprise. Si les employés parcourent de longues distances pour se rendre au travail, un programme de voitures de fonction peut être le meilleur choix, car il permet de contrôler le type de véhicule et offre des avantages fiscaux grâce aux déductions d’amortissement. En revanche, si les employés se déplacent sporadiquement, un programme de remboursement de véhicule peut être plus pratique, car il élimine la nécessité d’un parc de véhicules coûteux et les frais d’entretien.

Il n’y a pas de réponse universelle au débat voiture de société ou remboursement, car le bon choix dépend de facteurs tels que les besoins en déplacements professionnels, les préférences des employés et les coûts globaux. Que vous mettiez en place un programme de flotte avec des véhicules appartenant à l’entreprise ou que vous optiez pour un programme d’allocation de voiture, il est essentiel de comprendre le kilométrage professionnel, le taux de kilométrage de l’IRS et l’impact sur votre résultat net. Les entreprises encore indécises devraient envisager d’utiliser la technologie de gestion de flotte pour analyser les alternatives rentables et optimiser leur programme de véhicules afin d’équilibrer la satisfaction des employés, l’efficacité fiscale et les économies à long terme.