Voitures de société et alternatives économiques

Il est essentiel de montrer à vos chauffeurs à quel point vous les appréciez. Une voiture de société n’est pas la voie la plus pratique, et des alternatives comme FAVR peuvent satisfaire tout le monde, y compris votre comptable.

Introduction

Alors que les entreprises cherchent des moyens d’attirer et de retenir les talents recherchés, les avantages sociaux des employés se diversifient de plus en plus. L’un de ces avantages, qui est depuis longtemps un élément de base de nombreuses entreprises, est la voiture de société. Cependant, alors que les entreprises évaluent les dépenses en véhicules et les avantages de fournir cet avantage, beaucoup explorent des alternatives qui peuvent encore apporter de la valeur aux employés tout en réduisant les coûts globaux. Cet article discutera des alternatives aux voitures de société, y compris des options de bon sens moins que pratiques, des programmes de remboursement de véhicules rentables, des allocations de voiture et des services d’autopartage d’entreprise.

Transport public

Les transports publics décrivent le système de bus, de trains, de métros ou de tramways mis à la disposition du public moyennant des frais. Les employés peuvent utiliser ces services pour se rendre au travail ou voyager vers d’autres destinations, mais c’est à peu près tout. En d’autres termes, vous ne pouvez pas transporter une cargaison de marchandises à travers la ville dans un bus, donc si c’est votre métier, n’hésitez pas à passer à autre chose.

Néanmoins, les transports en commun peuvent être une excellente option pour les employés qui travaillent dans des zones urbaines où les embouteillages et le stationnement sont problématiques ou qui souhaitent économiser de l’argent et réduire leurs émissions de Co2. Les employeurs intéressés par ce type d’alternative aux voitures de société peuvent fournir aux employeurs des bons, des laissez-passer ou des alternatives en espèces. Offrir ces avantages à tous les employés vaut sans aucun doute la peine d’être envisagé, car de plus en plus de personnes sont mécontentes du fait que les déplacements domicile-travail sont une forme de travail qui n’est pas prise en compte.

Services d'abonnement automobile

Les services d’abonnement automobile permettent aux utilisateurs de choisir parmi différents modèles et de payer des frais mensuels pour l’assurance, l’entretien et l’assistance routière. Étant donné que ces abonnements sont payés mensuellement, ils sont assez flexibles ; les employés peuvent changer de voiture aussi souvent qu’ils le souhaitent, en fonction de leurs besoins et de leurs préférences. Les travailleurs soucieux de l’environnement dans votre cadre peuvent même opter pour des véhicules électriques en utilisant un service comme celui-ci.

De plus, les abonnements automobiles peuvent être une bonne option pour les employés qui souhaitent conduire différentes voitures sans s’engager dans des contrats ou la propriété à long terme. Trop souvent, les gens sont cimentés dans des contrats et obligés de conduire des voitures d’occasion dans lesquelles ils ne se sentent pas en sécurité ou des véhicules neufs qui n’ont pas la bonne sensation. Il est difficile d’accumuler des kilomètres d’affaires dans un véhicule dans lequel vous n’aimez pas être.

Services d'autopartage d'entreprise

L’autopartage est un autre système de voitures de société qui gagne du terrain. Ceux-ci permettent aux employés d’acquérir des voitures de location à des fins professionnelles selon leurs besoins ; cela peut être plus rentable que de faire affaire avec une société de leasing qui évite les tracas liés à l’achat ou à l’entretien d’un parc automobile.

Les abonnés peuvent accéder à une flotte de voitures garées dans des emplacements pratiques, généralement réparties dans des zones métropolitaines entières. Tant qu’ils peuvent les trouver, vos employés peuvent les louer à l’heure ou à la journée. Ils n’ont besoin que d’une application pour voir et réserver une voiture à proximité pour le faire. À partir de là, il ne reste plus qu’à le déverrouiller avec un code ou une carte et à le retourner au même endroit ou à un endroit différent une fois leur travail terminé. Le covoiturage peut être une excellente option pour les employés qui n’ont pas besoin d’une voiture tous les jours, mais qui ont tout de même besoin d’un moyen de transport pour effectuer un service essentiel lié à l’entreprise. L’autopartage peut également réduire les frais de stationnement et l’impact environnemental.

De plus, les services d’autopartage d’entreprise peuvent être structurés de multiples façons. Il existe des services basés sur l’adhésion (qui nécessitent des frais mensuels ou annuels) et des abonnements par répartition. De nombreuses entreprises fournissent des voitures de société à leurs employés comme un avantage ou une nécessité. Cependant, les voitures de société peuvent être coûteuses et compliquées à gérer, et elles peuvent ne pas convenir aux préférences ou aux besoins de chaque employé. Par conséquent, certains employeurs peuvent envisager d’autres alternatives aux voitures de société qui peuvent offrir plus de flexibilité, de commodité et d’économies. Sixt est un exemple fantastique de services d’autopartage efficaces qui devraient être pris en considération par tout employeur soucieux d’offrir à ses employés des options pratiques d’autopartage¹.

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Flottes d'entreprise

En règle générale, une flotte décrit le moment où l’entreprise possède ou loue un ensemble de voitures qui sont attribuées à des employés spécifiques ou partagées entre eux. Dans le modèle de flotte d’entreprise, l’entreprise paie l’entretien, l’assurance, le carburant et l’amortissement des véhicules. Les employés peuvent utiliser les voitures à des fins personnelles et professionnelles, mais ils peuvent devoir payer des taxes sur la partie à usage personnel.

Une flotte grise est un sous-ensemble de ce modèle ; il décrit l’utilisation de véhicules personnels à des fins professionnelles. Par exemple, un employé peut conduire sa propre voiture pour rendre visite à un client ou assister à une réunion. D’une part, il y a quelques avantages à cela :

• Réduction des coûts initiaux : l’employeur n’a pas à acheter ou à louer des véhicules, ce qui peut économiser de l’argent et réduire les dépenses en capital.
• Une plus grande flexibilité : Les employés peuvent choisir le véhicule qui correspond à leurs besoins et préférences et l’utiliser pour leurs déplacements personnels et professionnels.
• Réduction de la charge administrative : l’employeur n’a pas à s’occuper de l’entretien, de l’assurance, de l’immatriculation ou de l’amortissement du véhicule.

D’autre part, certains des inconvénients présentés sont:

• Exposition à un risque plus élevé : L’employeur peut être tenu responsable des accidents ou des dommages lors d’un voyage d’affaires, même s’il n’est pas propriétaire du véhicule. L’employeur doit également s’assurer que les véhicules sont sûrs, en état de marche et conformes aux normes légales et environnementales.
• Coûts de remboursement plus élevés : l’employeur doit rembourser aux employés le kilométrage ou les frais de carburant liés à l’utilisation de leur véhicule personnel, qui peuvent varier en fonction de la distance, du type de véhicule et du prix du carburant.

Visibilité et contrôle réduits : l’employeur a besoin de plus d’informations sur l’utilisation, les performances et l’emplacement des véhicules, ce qui peut affecter l’efficacité et l’efficacité de la gestion de la flotte.

Programmes de remboursement des véhicules

Les programmes de remboursement des véhicules sont les alternatives les plus courantes à la fourniture de véhicules de société. Dans ce modèle d’avantages, les employés sont remboursés par leur employeur pour les coûts associés à l’utilisation de leur propre véhicule. Les programmes de remboursement des véhicules offrent plusieurs avantages par rapport aux programmes de voitures de société traditionnels, notamment des coûts administratifs réduits, une flexibilité accrue des employés et un meilleur contrôle des dépenses.

Plusieurs types de programmes de remboursement de véhicules sont disponibles, y compris les programmes à taux fixe et variable (FAVR), les allocations de voiture non imposables et les programmes de cents par mile.

FAVR

Le remboursement à taux fixe et variable (FAVR) est un type de remboursement de véhicule ou de système de flotte appartenant aux employés. Dans cette méthode, les employés utilisent leurs propres véhicules personnels pour le travail et sont remboursés par l’entreprise sur la base d’une combinaison de coûts fixes et variables. Les coûts fixes comprennent l’assurance, l’immatriculation, les taxes et l’amortissement, tandis que les coûts variables comprennent le carburant, l’entretien et les pneus. Les taux de remboursement sont calculés selon les directives de l’IRS et ajustés en fonction des différences géographiques.

Les programmes FAVR sont une option populaire pour les entreprises qui cherchent à fournir des remboursements de véhicules à leurs employés. Selon Cardata, les programmes FAVR fournissent un remboursement fixe et non imposable qui couvre tous les coûts associés à la possession et à l’exploitation d’un véhicule à des fins professionnelles ; cela comprend le carburant, l’entretien, l’assurance et l’amortissement. Les programmes FAVR sont populaires auprès des employés car ils fournissent un montant de remboursement prévisible qui peut s’adapter aux fluctuations des prix du carburant ou d’autres dépenses. Les remboursements de flotte et de FAVR ont des avantages et des inconvénients pour l’employeur et l’employé. Certains des facteurs à considérer sont :

• Coût : Les flottes sont plus chères pour l’employeur que les FAVR, surtout si les véhicules doivent être plus utilisés ou ont des taux de dépréciation élevés. Le FAVR peut être plus rentable car il ne paie que pour l’utilisation professionnelle réelle des véhicules et n’entraîne pas de frais généraux. Cependant, FAVR peut également être plus complexe à administrer et à auditer que la flotte.
• Contrôle : la flotte donne à l’employeur plus de contrôle sur la qualité, la sécurité et l’image de marque des véhicules. L’employeur peut choisir les modèles, les caractéristiques, les couleurs et les logos des voitures et surveiller leur utilisation et leur état. FAVR donne à l’employé plus de contrôle sur son choix de véhicule tant qu’il répond à des normes spécifiques établies par l’employeur. L’employé peut également bénéficier du fait qu’il est propriétaire de sa voiture et qu’il a des capitaux propres.
• Conformité : les flottes peuvent exposer l’employeur à la responsabilité et au risque si les véhicules sont impliqués dans des accidents ou des violations. L’employeur doit se conformer à diverses lois et réglementations concernant la propriété, l’exploitation et la fiscalité des véhicules. Le FAVR peut réduire la responsabilité et le risque de l’employeur en le divisant avec l’employé. L’employé doit se conformer à ses propres obligations en matière d’assurance et d’impôts et suivre les politiques de l’employeur concernant l’utilisation des véhicules. En savoir plus sur l’assurance flotte.
• Satisfaction : les flottes peuvent accroître la satisfaction des employés en leur fournissant une voiture gratuite ou subventionnée qu’ils peuvent utiliser à des fins personnelles. Cependant, certains employés peuvent préférer éviter les options ou restrictions limitées qui accompagnent une voiture de société. FAVR peut également augmenter la satisfaction des employés en leur permettant de choisir leur propre véhicule et de se faire rembourser leurs dépenses professionnelles. De plus, certains employés peuvent ne pas vouloir les tracas supplémentaires liés au suivi du kilométrage de leur flotte ou à l’entretien de leur voiture de flotte.

Les remboursements de flotte et de FAVR sont deux méthodes différentes de fourniture de véhicules aux employés pour leur travail. La flotte implique que l’entreprise possède ou loue des voitures, tandis qu’un programme FAVR est un système de flotte appartenant aux employés où ils apportent leurs véhicules personnels au travail et sont remboursés. Chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients tant pour l’employeur que pour l’employé, en fonction de divers facteurs tels que le coût, le contrôle, la conformité et la satisfaction.

Allocations de voiture

Les allocations de voiture non imposables sont un autre programme de remboursement de véhicule qui devient de plus en plus populaire. Les indemnités de voiture exonérées d’impôt sont rentables car elles évitent les taxes typiques sur les voitures de société; ils sont un moyen pour les entreprises de fournir aux employés de l’argent pour le leasing automobile ou l’achat pur et simple d’une nouvelle voiture – qu’il s’agisse d’une voiture électrique standard ou hybride. L’indemnité est exonérée d’impôt jusqu’à un certain montant, qui peut être ajusté en fonction des responsabilités professionnelles de l’employé et de la distance qu’il doit parcourir à des fins professionnelles.

En savoir plus sur l’allocation de voiture hors taxe de Cardata.

Les programmes Cents per Mile sont un troisième type de programme de remboursement de véhicule qui gagne en popularité. Les programmes de cents par mile remboursent les employés en fonction du kilométrage professionnel qu’ils encourent. Le taux de remboursement est généralement basé sur le taux de kilométrage standard de l’IRS, qui est ajusté chaque année. Les programmes de cents par mile sont populaires auprès des employés car ils offrent un moyen simple de calculer les montants de remboursement.

Découvrez le programme Cents per Mile de Cardata.

Une autre alternative à la fourniture de voitures de société est d’offrir des indemnités de voiture aux employés. Une allocation de voiture est une somme d’argent fixe versée aux employés pour aider à couvrir les coûts de possession et d’utilisation d’un véhicule à des fins professionnelles. Les indemnités de voiture offrent plusieurs avantages par rapport aux programmes traditionnels de voitures de société, notamment des coûts administratifs réduits et une plus grande flexibilité des employés.

Les indemnités de voiture peuvent être structurées de plusieurs manières, notamment sous forme de montant fixe ou de pourcentage du salaire d’un employé. Cela peut aider les entreprises à mieux contrôler leurs dépenses tout en fournissant aux employés les ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches. Il est important que votre allocation automobile soit exempte d’impôt, sinon vous pourriez être imposé sur l’avantage. Pour savoir comment rendre les allocations de voiture exonérées d’impôt, suivez le lien.

Conclusion

Au fur et à mesure que les entreprises évaluent les coûts et les avantages de fournir des voitures de société, elles se tournent de plus en plus vers des options alternatives qui peuvent offrir des avantages similaires tout en réduisant les coûts globaux. Les programmes de remboursement des véhicules, les allocations de voiture et les services d’autopartage d’entreprise sont toutes des alternatives populaires que les entreprises peuvent envisager.

Les programmes de remboursement des véhicules sont un choix populaire pour les entreprises car ils offrent un montant de remboursement prévisible qui couvre tous les coûts associés à la possession et à l’exploitation d’un véhicule à des fins professionnelles. Les allocations de voiture fournissent aux employés un montant fixe pour couvrir les coûts de possession et d’utilisation d’une voiture à des fins professionnelles. En parallèle, les services d’autopartage en entreprise permettent aux salariés de louer des véhicules selon leurs besoins.

En fin de compte, la meilleure option pour une entreprise dépendra de ses besoins et objectifs spécifiques. Les entreprises doivent évaluer leur programme actuel et déterminer s’il existe des possibilités de réduire les coûts tout en fournissant aux employés les ressources dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. En explorant d’autres options, les entreprises peuvent trouver une solution qui leur convient le mieux tout en offrant de la valeur à leurs employés.

Avis de non-responsabilité : rien dans cet article de blog n’est un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, comptable ou agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni des avocats, ni des comptables, ni des agents. Pour plusieurs citations de publications IRS, sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.