Quels programmes de remboursement de véhicule vous conviennent ?

Ce blog présente les programmes de remboursement de véhicule (VRP) afin que vous puissiez, avec votre partenaire de remboursement de véhicule (appelez-nous !), prendre une décision qui répond aux besoins de mobilité de votre équipe.

Un programme de remboursement de véhicule est un moyen de payer vos conducteurs pour les déplacements professionnels qu’ils effectuent dans des véhicules personnels. Il s’agit d’une alternative non imposable à l’allocation automobile et d’une alternative aux voitures de société appartenant aux employés.

En choisissant la bonne approche, ou la bonne combinaison de programmes, vous pouvez gérer correctement les déplacements professionnels en voiture et éviter d’inscrire des personnes à des programmes de véhicules qui ne correspondent pas à leurs besoins, aux exigences de leur poste et à votre budget. Cardata vous garantit la mise en place de contrôles qui permettent d’optimiser votre programme, en économisant en moyenne 3 000 $ par employé chaque année grâce à la création et à la gestion de programmes qui ont du sens, sans alourdir votre charge de travail.

Cardata propose trois programmes de remboursement de véhicule non imposables, mais lequel choisir ?

Cardata propose :

• Taux fixe et variable (FAVR)
• Allocation de voiture non imposable (TFCA)
• Cents par mile (CPM)

Mais quelles sont les différences ? Et lequel choisir ?

FAVR, TFCA et CPM en un coup d'œil

En un coup d’œil, voici les différences entre les programmes.

Taux fixe et variable (TFAV)

Des remboursements équitables, basés sur des données et 100 % exonérés d’impôt pour les conducteurs à kilométrage élevé.

Le choix de programme le plus populaire, un programme à taux fixe et variable (TFAV) vous permet d’offrir des remboursements exonérés d’impôt à vos conducteurs à temps plein, même au-delà du taux standard de l’IRS.

Allocation de voiture exonérée d'impôt (TFCA)

Enregistrez le kilométrage et réduisez vos pertes fiscales. Le TFCA est un programme de remboursement responsable avec un remboursement fixe.

Un programme d’indemnité de voiture non imposable vous permet d’offrir des remboursements équitables sur le marché, non imposables jusqu’au taux standard de l’IRS lorsqu’il est associé au logiciel de Cardata.

Cents par mile (CPM)

Payez des remboursements de kilométrage simples et non imposables pour les conducteurs occasionnels.

Un programme de remboursement au centime par mile (CPM) est idéal pour les conducteurs occasionnels. Payez au kilomètre en utilisant l’application mobile et la suite de services de Cardata pour rembourser facilement vos conducteurs.

FAVR, TFCA et CPM en détail

Pour vous aider à mieux comprendre chaque programme, examinons quelques détails spécifiques.

Taux fixe et variable (FAVR)

FAVR est une stratégie de remboursement qui exploite les informations régionales et spécifiques aux véhicules qui influencent les frais de conduite d’une personne, et rembourse la partie professionnelle de ces coûts par rapport aux conditions du marché et au kilométrage réel.

Cette stratégie de remboursement utilise des données réelles sur les coûts régionaux (par rapport aux lieux où se trouvent vos conducteurs) et les associe au kilométrage enregistré afin de rembourser le coût professionnel réel de la conduite de manière équitable, précise et 100 % exonérée d’impôt aux yeux de l’IRS.

Il le fait sous la forme d’un remboursement fixe, de type allocation, et d’un remboursement variable, au kilomètre.

FAVR comprend un ensemble de règles de conformité afin de garantir un remboursement 100 % non imposable.

Qu'est-ce qui rend FAVR unique ?

Cette approche basée sur les données prouve à l’IRS que chaque somme d’argent que vous donnez à vos employés pour qu’ils conduisent pour le travail est directement attribuée à des coûts « requis par l’entreprise », ce qui la rend non imposable.

FAVR est largement considéré comme l’option la plus équitable pour les programmes de véhicules personnels, tant pour l’employé que pour l’employeur, en raison de l’utilisation de données réelles du marché.

FAVR est éligible à une exonération fiscale totale, quel que soit le montant dépensé, même supérieur au taux standard de l’IRS. FAVR est le seul programme qui permet aux entreprises de payer un montant supérieur au taux standard de l’IRS, équivalent au remboursement net de leurs employés.

FAVR évite les trop-payés et les moins-payés en calculant parfaitement le coût réel de la conduite et en remboursant respectivement les frais de propriété et d’exploitation requis.

Si votre organisation veut s’assurer que les conducteurs ne sont ni sous-payés ni surpayés, FAVR offre une approche équitable et très détaillée.

Cents par mile (CPM)

Le remboursement Cents par mile (CPM) utilise un taux de rémunération au kilomètre pour rembourser les conducteurs en fonction du kilométrage professionnel déclaré.

Exemple : j’ai parcouru 1 000 miles professionnels le mois dernier à un taux de 0,67 $, j’ai donc gagné 1 000 x 0,67 = 670 $ de remboursement ce mois-ci.

Avec un taux de paiement CPM inférieur ou égal au taux standard de l’IRS, les remboursements sont payés totalement hors taxes sur le kilométrage professionnel.

Quel est le taux standard de l’IRS ? Voir ici.

Associés à un logiciel de saisie des kilomètres et à des outils de veille économique, les remboursements CPM de Cardata sont le moyen idéal d’offrir un paiement précis aux conducteurs occasionnels utilisant leur véhicule personnel. N’oubliez pas qu’un logiciel de suivi des kilomètres approprié est important pour que les conducteurs ne « conduisent pas pour l’argent » afin d’augmenter leur salaire net !

Quels sont les conducteurs les mieux adaptés au CPM ?

Les conducteurs occasionnels parcourant moins de 8 000 kilomètres professionnels par an.

(Le TFCA est également une option pour ces conducteurs ! En règle générale, les cadres qui conduisent moins de 8 000 km peuvent toujours souhaiter conserver une partie fixe de leur indemnité dans leur remboursement.)

Indemnité de voiture non imposable (TFCA)

Une indemnité de voiture non imposable (463) est une méthode de remboursement conforme aux exigences de l’IRS qui permet aux entreprises d’offrir des taux fixes et variables flexibles à leurs conducteurs sans les contraintes de conformité d’autres programmes.

Vous pouvez tirer parti de l’expertise de Cardata et de sa base de données de remboursement du marché pour établir une allocation mensuelle fixe, ou utiliser les taux fixes et variables de Cardata dans le cadre d’un programme TFCA.

Le test fiscal

Le TFCA n’a qu’une seule règle : le test fiscal !

Selon la publication 463 de l’IRS, les relevés de kilométrage des conducteurs doivent être comparés à leur remboursement net et mesurés pour toute taxe applicable.

Vous devez comparer le total des remboursements aux chauffeurs au taux standard actuel de l’IRS. S’ils reçoivent plus que le nombre de kilomètres professionnels multiplié par le taux de l’IRS, la différence est imposable.

Avantages du TFCA

• Aucune exigence de conformité FAVR pour les conducteurs, il suffit de saisir les kilomètres professionnels
• Rembourser de manière équitable et compétitive en utilisant des données réelles du marché ou en établissant des taux basés sur des estimations de kilométrage pour éviter les risques fiscaux
• Réduire la variabilité des dépenses en maintenant ou en bloquant une partie fixe de vos remboursements

Conclusion

Cardata vous aide à associer les personnes à des programmes conformes à la réglementation fiscale qui correspondent à leur travail, leur secteur d’activité, leurs besoins et votre budget.

Que vous optiez pour un taux fixe et variable, des centimes par kilomètre, des indemnités kilométriques non imposables ou une combinaison de ces options, les solutions de Cardata offrent des options adaptées à tous les types de conducteurs et à tous les besoins des entreprises. Évaluez le kilométrage de vos conducteurs, tenez compte de vos obligations fiscales et choisissez le programme qui convient le mieux à votre organisation.

Ces programmes fonctionnent mieux lorsqu’ils sont utilisés conjointement avec les outils logiciels de Cardata. Lisez ce blog pour tout savoir sur les logiciels de Cardata :

À propos de Cardata

Cardata est la plateforme de gestion complète de remboursement des frais de véhicule pour les entreprises dont les employés utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Fondée en 1999 par des leaders de la gestion de flotte, Cardata est une entreprise de logiciels et de services de remboursement de véhicules B2B (SaaS) de bout en bout. Nous concevons et gérons des programmes de véhicules personnels optimisés qui permettent à nos clients de se concentrer sur leur cœur de métier, tout en étant équitables, conformes et rentables pour les années à venir.