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Analyse des programmes de remboursement des véhicules de l’industrie chimique

Introduction
Ce rapport fournit des données de référence aux entreprises de l’industrie chimique qui souhaitent mettre en place un programme de remboursement des frais de véhicule pour les employés sur le terrain qui conduisent pour se rendre au travail. L’analyse examine comment les entreprises chimiques peuvent adapter leurs programmes de remboursement de véhicules à leurs objectifs financiers et opérationnels. Ce rapport est utile aux personnes qui prennent des décisions concernant les programmes de remboursement des véhicules : des professionnels des finances et des opérations aux gestionnaires de flotte, ce rapport est essentiel pour les professionnels de l’industrie chimique.
Cette analyse porte sur les programmes de remboursement des véhicules dans l’industrie chimique, dans les entreprises dont les employés conduisent des véhicules personnels dans le cadre de leur travail. Les entreprises étudiées sont présentes dans quarante-six États et provinces canadiennes, avec des concentrations importantes au Texas, en Ohio et en Californie. Les entreprises utilisent deux méthodes de remboursement principales : Lesprogrammes de taux fixes et variables (FAVR) et les programmes d’allocation de voiture exonérée d’impôt (TFCA; IRS 463 Accountable Allowance). Ces deux méthodes combinent des indemnités mensuelles fixes et des taux de remboursement variables par kilomètre afin de tenir compte des différents coûts liés à la conduite pour le travail.
Les données révèlent une répartition particulièrement équilibrée entre les programmes FAVR (48,9 %) et TFCA (51,1 %), ce qui suggère que les deux méthodes répondent aux besoins de l’industrie. L’analyse montre que les entreprises chimiques opèrent généralement sur des trajets plus longs et moins fréquents que les autres industries, avec un kilométrage mensuel moyen de 1 442 miles pour environ cinquante-trois trajets. Ces caractéristiques du programme reflètent les besoins uniques des opérations de l’industrie chimique, notamment une couverture géographique plus large et des visites de sites spécialisées.
Section 1 : mesures à l'échelle de l'industrie
Répartition globale du programme
Parmi les conducteurs ayant participé à notre étude, nous avons constaté que 48,9 % du pool utilisait des programmes FAVR, tandis que 51,1 % utilisait des programmes TFCA.
Les programmes de taux fixes et variables (FAVR) sont des méthodes de remboursement non imposables qui combinent des allocations mensuelles fixes avec des taux variables en cents par mile. L’approche FAVR est basée sur les coûts locaux réels des dépenses liées aux véhicules, ce qui permet de refléter plus précisément les variations régionales des coûts d’exploitation. Cependant, le FAVR nécessite des mesures détaillées de tenue de registres et de conformité pour conserver son statut d’avantage fiscal. Les programmes FAVR nécessitent les mesures de conformité suivantes pour rester exempts d’impôts :
- Cinq conducteurs doivent rester inscrits au programme FAVR.
- Tous les conducteurs doivent parcourir au moins 5 000 miles par an.
- Le profil du véhicule standard ne doit pas dépasser 61 200 $ (chiffre de 2025 ; mis à jour chaque année).
Par ailleurs, les programmes de Tax-Free Car Allowance (TFCA) offrent une méthode non imposable de remboursement des véhicules, à condition que les paiements restent inférieurs ou égaux au taux kilométrique standard de l’IRS de 70 cents par mile pour 2025. Bien que cette approche exige des conducteurs qu’ils conservent une documentation sur les objectifs professionnels et qu’ils suivent leur kilométrage, elle présente un processus de conformité plus rationalisé que les programmes FAVR. Les organisations peuvent mettre en œuvre le TFCA avec des exigences relativement simples en matière de tenue de registres, tout en conservant les avantages de l’exonération fiscale.
Empreinte géographique
Les entreprises de l’industrie chimique qui utilisent des programmes de remboursement de véhicules ont une large couverture géographique, couvrant 46 états et provinces, y compris les provinces canadiennes de l’Ontario et du Québec.
La plus forte concentration de conducteurs se trouve au Texas, avec 17,0 % de l’ensemble des conducteurs. L’Ohio vient en deuxième position avec 7,6 % des conducteurs, et la Californie en troisième position avec 6,2 %. Les participants au programme sont particulièrement présents dans les régions industrielles du Midwest et de la côte du Golfe, concentrées dans les principaux couloirs de fabrication de produits chimiques en Amérique du Nord.
Ces caractéristiques géographiques correspondent à la concentration de l’industrie chimique en général, les États les plus importants pour la production et la distribution de produits chimiques étant, outre ceux déjà mentionnés, la Pennsylvanie et l’Illinois.
Caractéristiques de l'industrie
L’analyse des schémas d’utilisation des véhicules dans l’industrie chimique révèle des caractéristiques qui la distinguent des autres secteurs. Les conducteurs effectuent généralement environ 53 trajets par mois, chaque trajet représentant en moyenne 27,17 miles. Cela se traduit par un kilométrage mensuel moyen de 1 442 miles, soit une distance annuelle moyenne de 17 301 miles par conducteur.
L’industrie chimique présente également des fourchettes de kilométrage plus élevées que d’autres industries, en particulier le secteur de la construction, avec un kilométrage annuel compris entre 15 000 et 20 000 miles. (Ce kilométrage élevé reflète la nature des activités de l’industrie chimique : couverture étendue du territoire et visites régulières de sites sur de longues distances.
Tableau 1 : mesures opérationnelles clés
Paramètre Moyenne de l’industrie
Kilométrage mensuel 1 441,74
Déplacements mensuels 53,07
Miles par voyage 27,17
CPM 0,27
Taux fixe mensuel 555,44
Remboursement mensuel 926,24
Évolution de la structure des coûts
Nous avons analysé vingt-deux mois de données, de janvier 2023 à octobre 2024, pour voir les tendances des taux fixes et variables. Les taux fixes ont commencé à 534,10 $ en janvier 2023 et ont montré une augmentation progressive au fil du temps, atteignant 562,16 $ en octobre 2024. Une hausse notable s’est produite au milieu de l’année 2024, les taux atteignant leur maximum à 601,53 $ en septembre 2024.
Le taux variable, mesuré en cents par mile (CPM), a montré des tendances différentes au cours de cette période. Ces taux ont fluctué dans une fourchette de 0,25 $ à 0,31 $, montrant une tendance modérée à la hausse dans l’ensemble. La période la plus stable pour les taux variables a été observée entre avril et juillet 2023, lorsque les taux se sont maintenus à 0,27 $ par mile. Cependant, la dernière partie de l’année 2024 a été marquée par une volatilité accrue de ces taux.
Section 2 : considérations relatives à la conception du programme
Facteurs spécifiques à l'industrie
Dans le secteur des produits chimiques, les vendeurs sur le terrain et les agents de service ont besoin de véhicules qui répondent aux exigences opérationnelles. Les véhicules doivent être capables de transporter des échantillons de produits, des équipements de sécurité et de la documentation, tout en étant fiables pour les déplacements vers (et sur) les sites industriels. La couverture moyenne d’un territoire de 1 442 miles par mois, dans toutes les régions, est une norme. Les représentants se déplacent entre les parcs industriels et les usines, couvrant plusieurs États. Ces déplacements nécessitent des véhicules capables de supporter les distances et l’état des routes.
Les représentants effectuent en moyenne 53 voyages par mois dans plusieurs installations. Les visites nécessitent l’accès aux installations industrielles, aux zones de chargement et le respect des réglementations. Les véhicules doivent être équipés d’un équipement de protection tout en satisfaisant aux exigences d’entrée. Les représentants effectuent des rotations entre les sites des clients, les installations et les centres de distribution dans les grappes industrielles. Les véhicules doivent s’adapter aux changements d’itinéraires et aux besoins des clients, ce qui rend la fiabilité essentielle à la gestion du territoire.
En 2025, les programmes de remboursement des véhicules de la FAVR permettent des remboursements non imposables pour des véhicules dont le coût ne dépasse pas 61 200 dollars. Les véhicules plus coûteux peuvent convenir aux représentants des ventes externes de l’industrie chimique.
Stratégies de gestion des coûts
Les entreprises chimiques peuvent adapter les programmes de remboursement des véhicules en ajustant les composantes des coûts fixes et variables en fonction de la localisation et des besoins de l’entreprise. En ce qui concerne les coûts fixes, les entreprises peuvent sélectionner des profils de véhicules qui correspondent aux exigences du travail tout en contrôlant les seuils du PDSF, fixer des niveaux de couverture d’assurance adaptés au risque et ajuster les limites d’âge des véhicules afin d’équilibrer la fiabilité et le coût. Les coûts variables peuvent être gérés en appliquant des taux de remboursement spécifiques au code postal qui reflètent les coûts d’exploitation locaux.
Le système calcule des taux conformes à la législation fiscale en combinant ces données avec les données du marché, ce qui permet aux entreprises de maintenir des remboursements compétitifs tout en évitant les paiements excessifs. Par exemple, un représentant commercial à Las Vegas recevra un taux basé sur les prix locaux du carburant, les coûts d’assurance et les modèles de kilométrage spécifiques au territoire, avec la partie fixe reflétant le profil du véhicule sélectionné et le pourcentage d’utilisation professionnelle. Cette approche garantit un remboursement équitable tout en offrant des leviers de contrôle des coûts grâce aux composantes fixes et variables.
Analyse géographique
La fabrication et la distribution de produits chimiques suivent des modèles régionaux distincts alignés sur les corridors industriels. La région de la côte du Golfe, centrée sur le Texas et la Louisiane, détient la plus forte concentration avec 20,3 % des conducteurs, en raison de la proximité des installations pétrochimiques et des ports. La région des Grands Lacs suit de près avec 20 %, tirant parti de l’infrastructure manufacturière établie et de l’accès aux voies navigables. Le corridor nord-est conserve 8,7 % des conducteurs, car il dessert des pôles industriels denses.
Les régions côtières connaissent des taux plus élevés par kilomètre en raison de l’augmentation des prix du carburant et des coûts d’entretien. Les États du centre bénéficient de taux fixes plus bas en raison de la réduction des primes d’assurance et des coûts des véhicules. Les régions éloignées exigent des tarifs plus élevés pour compenser les longues distances parcourues et l’infrastructure de service limitée.
L’industrie chimique est donc bien placée pour bénéficier des programmes de remboursement des véhicules basés sur les données, qui offrent aux conducteurs des tarifs adaptés à la géographie. Les conducteurs couvrant des territoires divers et étendus, les données locales sur les frais de véhicule sont essentielles pour assurer des paiements justes et précis aux conducteurs utilisant des véhicules personnels pour le travail.
Recommandations
Les programmes de remboursement des frais de véhicule de l’industrie chimique reflètent des exigences opérationnelles et des considérations de sécurité uniques que l’on ne retrouve pas dans d’autres secteurs. Avec des bandes de kilométrage élevées et des équipes largement réparties, les équipes mobiles de l’industrie chimique sont le meilleur exemple d’une main-d’œuvre qui peut bénéficier de solides programmes de remboursement de véhicules.
L’équilibre des programmes montre une répartition égale entre les programmes FAVR et TFCA dans l’ensemble de l’industrie. Les taux fixes tendent à être plus élevés que dans les autres secteurs en raison des besoins en véhicules spécialisés et de la nécessité de parcourir de longues distances. Les entreprises font systématiquement état d’un kilométrage plus important que dans d’autres secteurs, ce qui reflète l’étendue du territoire à couvrir.
Les trajets sont en moyenne de 27,17 miles, ce qui est nettement plus long que les itinéraires de vente typiques (une moyenne de 19 miles pour toutes les industries), tandis que la fréquence mensuelle est en moyenne de 53,07 trajets. Le kilométrage mensuel atteint 1 442 miles, concentrés dans les couloirs de fabrication de produits chimiques établis qui façonnent la conception du territoire.
Les tendances en matière de coûts témoignent d’une évolution régulière du marché. Les taux fixes ont augmenté progressivement au cours de la période observée de 22 mois, tandis que les taux variables sont restés relativement stables malgré la récente volatilité du marché. Les variations régionales des coûts correspondent étroitement aux concentrations industrielles, en particulier dans les principaux couloirs de production.
Pour les entreprises chimiques qui mettent en œuvre ou révisent leurs programmes de remboursement des véhicules, cette analyse suggère que les programmes de taux fixes et variables sensibles à la géographie (FAVR ou TFCA) peuvent compléter les équipes mobiles qui doivent équilibrer les exigences de sécurité et de conformité, la couverture étendue du territoire, l’équilibre entre les coûts fixes et variables, et les variations régionales de coûts dans les couloirs de fabrication des produits chimiques.
Les programmes les plus efficaces seront ceux qui trouveront un équilibre entre la rentabilité et les exigences opérationnelles uniques de l’industrie chimique, tout en maintenant des normes strictes de sécurité et de conformité.
Sources d'information
Profil du secteur chimique | CISA
Perspectives de l’industrie chimique en 2025 | Deloitte Insights
SelectUSA Chemicals Industry | Trade.gov (en anglais)
Industrie chimique américaine – statistiques et faits | Statista
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