Les indemnités de voiture forfaitaires sont-elles obsolètes ? Vous pourriez dépenser trop

Les allocations de voiture appartiennent-elles au passé ?

Donner aux employés une allocation automobile est une façon traditionnelle de payer les employés pour qu’ils utilisent leur propre véhicule pour le travail. Il s’agit d’une somme fixe versée mensuellement à un salarié en complément de son salaire.

Les entreprises sont libres de déterminer la valeur d’une allocation. Il n’y a pas de limites ou de minimums à ce qui peut être payé comme allocation de voiture.

Les allocations de voiture sont sous-optimales en tant que programmes de véhicules commerciaux. Ils sont lourdement taxés et injustes pour les conducteurs. Les programmes FAVR, discutés ci-dessous, sont un bien meilleur choix.

Les avantages et les inconvénients.

Pressé par le temps ? Ce tableau concis répertorie les avantages et les inconvénients des allocations de voiture.

Avantages

1. Permet aux employés d’utiliser leur propre véhicule pour le travail
2. Réduit la responsabilité de l’entreprise par rapport aux voitures de société

Les inconvénients

1. Il est traité et imposé comme un salaire
2. N’a aucun rapport avec les coûts réels de la conduite
3. Décourage la conduite en cas d’épuisement de l’allocation

Alternatives

1. Programmes de remboursement à taux fixe et variable (FAVR)
2. Tous les avantages des allocations de voiture, et bien plus encore

1. Remboursements au taux standard du CPM
2. Flottes de véhicules appartenant à l’entreprise ou loués

Lisez la suite pour en savoir plus sur ces avantages et inconvénients et sur un mythe courant sur les allocations !

Avantages

1. Les employés utilisent leur voiture personnelle

L’allocation de véhicule est destinée à couvrir les frais de voiture mensuels pour les véhicules que les employés louent ou possèdent. Il leur permet de conduire leur véhicule personnel pour se rendre au travail. Elle leur assure une mensualité, ajoutée à leur salaire, destinée à couvrir tous les frais de voiture sur le véhicule de leur choix.

Alors que les programmes de voitures de société ou de flottes fournissent des voitures identiques ou similaires à tous les employés, les indemnités de voiture permettent aux conducteurs de choisir leur voiture idéale. Ils peuvent fonder leur décision sur les besoins de leur famille, leur image et leur personnalité, etc.

Les entreprises établissent parfois des politiques pour l’esthétique des véhicules. Néanmoins, avec les allocations de voiture, les employés ont plus de flexibilité dans le choix de la marque, du modèle et de la finition de leur véhicule.

2. Par rapport à la flotte, la responsabilité est réduite

Les programmes d’allocations réduisent également les risques de l’entreprise en évitant les programmes de voitures de société, qui attribuent une responsabilité 24 heures sur 24 à l’employeur. Si une entreprise possède des voitures de société que les employés ramènent chez eux le soir et le week-end, ils sont exposés à des risques d’assurance importants.

Même lorsque l’employé conduit la voiture de l’entreprise pour le plaisir le week-end, l’entreprise est responsable des dommages ou blessures causés par ce véhicule, selon le groupe Horton.¹ Même lorsqu’un employé agit imprudemment avec le véhicule, l’entreprise est responsable des dommages tant qu’ils sont au premier rang de la police d’assurance.

L’assurance automobile aux États-Unis est complexe et nécessite beaucoup de recherche et de surveillance de la part de l’entreprise. Même avec un programme d’allocation, il est important que les entreprises se renseignent sur les particularités de l’assurance automobile afin de garantir une exposition minimale à la responsabilité.

Mythes

1. Les allocations auto "attirent les talents"

De plus, il existe un mythe répandu selon lequel les allocations de voiture attirent les talents.

Le raisonnement est qu’ils peuvent aider à attirer les meilleurs talents car ils augmentent considérablement le chiffre d’un salaire. Si l’allocation a une valeur de 600 $, cela pourrait ajouter 10 % à un salaire déjà raisonnable.

Il est difficile d’attirer et de retenir des vendeurs itinérants et des gestionnaires de territoire qualifiés. Leur offrir une allocation de voiture est un moyen d’augmenter leurs revenus tout en les obligeant à fournir et à conduire leur propre véhicule pour le travail.

Étant donné que le paiement ne doit pas techniquement être dépensé pour des dépenses automobiles, il peut donner un sentiment de liberté aux employés. L’entreprise a besoin d’eux pour utiliser leur voiture personnelle à des fins professionnelles, mais s’ils préfèrent dépenser leurs 600 $ ailleurs, ils sont libres de le faire.

En réalité, les conducteurs avertis sauront qu’ils perdent de l’argent avec les allocations de voiture en raison de la lourde charge fiscale et du manque de correspondance avec les coûts réels de conduite.

Les inconvénients

1. Les indemnités sont taxées—deux fois !

Il y a, cependant, de sérieux inconvénients à un programme d’allocations. Le plus important d’entre eux est le fardeau fiscal que le système impose aux employeurs et aux employés.

Les indemnités de voiture, parce qu’elles sont payées avec les salaires, sont évaluées pour la taxe sur les salaires FICA et l’impôt sur le revenu. Selon le salaire du conducteur, entre 10 % et 37 % de l’allocation de voiture pourraient être payés en taxes.2

Si un chauffeur a un salaire de 60 000 $ et une allocation de 600 $, il paiera environ 135 $ d’impôts, ce qui signifie qu’il ne rapportera à la maison que 465 $ de l’allocation de voiture. Alors que la première somme pourrait couvrir les frais de voiture fixes et variables de ce conducteur, la seconde pourrait bien ne pas l’être.

2. Non fondé sur des données réelles

Deuxièmement, les allocations de voiture ne sont pas granulaires ou basées sur des données. Posséder et exploiter un véhicule implique de nombreux coûts fixes et variables. Une allocation de voiture, versée sous forme de somme forfaitaire, n’a pas de corrélation directe avec ces coûts. Il peut couvrir la dépréciation, l’usure, le carburant et l’assurance, ou non. Sans connaître les spécificités de la marque et du modèle du véhicule d’un conducteur, sa région, ses habitudes de conduite, les coûts de carburant locaux, etc., tout chiffre rond est forcément inexact.

Il est théoriquement possible d’estimer les coûts fixes et variables de la conduite professionnelle et de fixer le montant de l’indemnité en conséquence. Cependant, sans données évolutives en temps réel, et sans prise en compte des disparités régionales, l’indemnité devient rapidement obsolète.

De cette manière, les programmes à taux forfaitaire sont également inéquitables. Les conducteurs qui parcourent des territoires qui causent plus d’usure, nécessitent des primes d’assurance plus élevées ou ont des coûts de carburant plus élevés, doivent payer de leur poche lorsque les indemnités sont insuffisantes.

À première vue, il semble que payer le même montant à tous les membres de l’entreprise engendrerait l’égalité, en réalité cela sous-paye et surpaye différents chauffeurs.

3. Conduire pour le travail est découragé

Parce que les indemnités ne correspondent pas directement aux coûts réels de la conduite professionnelle, elles sous-payent souvent les chauffeurs. Même si le chiffre avant impôt semble suffisant, la valeur après déductions fiscales peut être insuffisante.

Un conducteur peut également décider de dépenser son allocation pour autre chose que les frais de véhicule. Bien que ce soit leur choix, ils peuvent néanmoins se retrouver financièrement tendus par des coûts de voiture inattendus avant la fin du mois.

Cela décourage la conduite. Si un conducteur craint que son allocation, pour quelque raison que ce soit, ne couvre pas ses dépenses réelles de véhicule pour le mois, il se peut qu’il ne conduise pas aussi souvent ou aussi loin qu’il le devrait.

Cela pourrait signifier moins de temps de contact avec les clients, moins d’interactions personnelles, moins de démonstrations de prototypes. Essentiellement, une allocation de voiture épuisée entraîne un service client de moindre qualité.

L'alternative FAVR.

La meilleure alternative aux allocations de voiture est un programme à taux fixe et variable (FAVR).

Comment un plan FAVR traite-t-il les défauts des allocations de voiture ?

1. Lorsqu'ils sont conformes, les programmes FAVR sont exonérés d'impôt

Un programme FAVR peut être non imposable car il différencie avec précision les voyages d’affaires et personnels. L’IRS veut permettre aux chauffeurs employés de payer les frais de voyage d’affaires.

Tant que le voyage d’affaires est justifié par des notes de frais (Cardata facilite cela avec son application) et que les chauffeurs du programme respectent les mesures de conformité requises, les programmes FAVR sont exonérés d’impôt. C’est l’une des raisons pour lesquelles les programmes FAVR coûtent moins cher que les programmes d’allocations.

2. Les systèmes FAVR sont basés sur les données

Les plans FAVR, pour être conformes, sont par nature pilotés par les données. Non seulement ils séparent les dépenses fixes et variables de possession et d’utilisation d’une voiture, mais ils tiennent également compte des disparités régionales de coûts.

À l’aide de bases de données et d’une application de capture de kilométrage, Cardata détermine les remboursements pour une gamme de dépenses, notamment :

• dépréciation
• assurance
• carburant
• réparations
• usure normale

et plus. Selon votre région et votre tranche de kilométrage, votre remboursement sera plus ou moins élevé. Cependant, le programme à taux fixe et variable couvrira toujours les coûts exacts et réels de la conduite, contrairement aux allocations automobiles.

3. Ils ne découragent pas la conduite

Les programmes FAVR sont « indépendants du comportement ». Ils remboursent équitablement et précisément les kilométrages professionnels aux employés. Il n’y a jamais d’écart entre les remboursements kilométriques et les coûts réels des véhicules.

Autres alternatives aux allocations de voiture

Deux autres alternatives existent aux programmes d’allocation de voiture.

L’un est en cents par mile (CPM), qui est un paiement au taux standard de l’IRS pour les miles parcourus. Ceci est parfois appelé remboursement forfaitaire, car il ne change que lorsque l’IRS met à jour ses chiffres recommandés une fois par année d’imposition. Le taux de kilométrage standard pour 2021 aux États-Unis est de 56 ¢.

L’autre est une flotte de véhicules qui reste sur le lieu de travail de l’entreprise. Ce type de programme de véhicule pourrait être nécessaire pour certaines industries. Les fournisseurs pharmaceutiques, par exemple, pourraient avoir besoin d’une flotte de camions frigorifiques spécialisés.

Si la flotte est laissée sur le terrain la nuit, la responsabilité est réduite, mais pas complètement éliminée. L’exploitation d’une flotte est extrêmement coûteuse et difficile.

Si tous vos chauffeurs parcourent plus de 25 000 miles par an, ou si vous avez des opérations spécialisées, il est temps de penser à la flotte.

La flotte et le CPM présentent des avantages, mais aucun n’offre les économies et la réduction des risques des systèmes FAVR. Cardata a fait passer des dizaines de milliers de conducteurs des allocations de voiture aux programmes FAVR. Si votre entreprise utilise un système d’allocations, planifiez un appel avec nous pour savoir exactement combien votre entreprise pourrait économiser en changeant.

[1] https://www.thehortongroup.com/resources/how-a-small-perk-can-cause-big-problems

[2] https://www.nerdwallet.com/article/taxes/federal-income-tax-brackets

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